Planificar, preveure les despeses que inclourem, tenir clares les indicacions establertes a les bases de cada convocatòria o complir amb els terminis establerts són alguns dels punts indispensables que les entitats han de tenir presents de cara a justificar els projectes subvencionats, segons Oriol Mestre, cap del Centre de Formació de Fundesplai.

Quines passes hem de seguir a l’hora de fer la justificació d’una subvenció?

En primer lloc, és mot important llegir bé tota la documentació relativa a la subvenció. En general, en la pròpia ordre de convocatòria i en les bases, si n’hi ha, acostumen a donar indicacions i pautes respecte a la documentació. En segon lloc, també cal llegir atentament les guies de justificació si l’administració corresponent les ha publicades. En cas de dubtes, és aconsellable parlar amb les persones tècniques que porten els programa subvencionat per demanar si hi ha alguna guia que no coneguem o alguna indicació específica.

Quina és la documentació bàsica que s’ha de presentar?

Cada convocatòria de justificació és diferent i, per tant, la documentació requerida també. Com a norma general, cal presentar una memòria de les activitats desenvolupades, explicant amb un cert detall el que s’ha fet. A més, s’ha de lliurar la documentació econòmica justificativa. Aquesta es compon d’una relació completa de les despeses de les activitats i originals o còpies compulsades de totes les factures o documents justificatius de la despesa. També cal adjuntar tots els comprovants de pagament i tenir en compte que en, el moment de presentar la justificació, totes les despeses han d’estar pagades. Moltes vegades la pròpia administració proporciona models específics per a la justificació econòmica que haurem de fer servir.

Com ha de ser la memòria justificativa? Quins elements hem de tenir en compte?

Cal presentar una memòria explicant amb detall totes les activitats subvencionades que s’han desenvolupat, acompanyada, si és el cas, de fotografies, còpies de les publicacions i materials editats, on constarà el logotip de l’administració, i impressions de butlletins electrònics o d’espais web que facin referència a les accions realitzades. La idea és lliurar tot allò que ens ajudi a demostrar que l’activitat s’ha dut a terme. Habitualment, l’administració ja ens proporciona guions o formularis per elaborar la memòria, o bé determina quins continguts ha de tenir.

D’altra banda, hem d’estar molt atents a quin és el període justificable en què es poden haver realitzat les despeses. En alguns casos és l’any natural però en d’altres pot ser diferent. L’ordre i les bases de la convocatòria de subvencions cal que ho estableixin clarament.

La previsió, per tant, juga un paper clau…

Sí. Ja quan es demana la subvenció cal pensar en primera instància com s’haurà de fer la justificació. I en tot cas, és importantíssim planificar -la quan ens aproven la subvenció i comencem a desenvolupar les activitats. Cal valorar si ens subvencionen el 100% de les despeses o hem de cofinançar una part, pensar quines despeses haurem de fer i quins justificants hem d’anar guardant a mesura que anem desenvolupant les accions. D’altra banda en algunes subvencions es determina quines són les despeses elegibles i quines no ho poden ser, i això caldrà tenir-ho en compte.

Quins són els errors mes freqüents a l’hora de justificar una subvenció?

Alguns dels errors més habituals que cometem al justificar la subvenció són no haver llegit bé totes les instruccions de justificació ni les bases i l’ordre; presentar despeses que no són elegibles o que estan fora del període subvencionable; no emplenar els formularis que ens proporciona l’administració i no respectar els terminis establerts per a la justificació.

Què pot comportar no presentar la justificació dins del termini establert?

Això pot implicar que hàgim de retornar totalment o parcialment la subvenció rebuda. Cal doncs respectar els terminis per evitar problemes.

I no justificar totalment totes les despeses?

Si no justifiquem tot l’import aprovat haurem de retornar la part de la subvenció no justificada. Per això és molt important planificar bé totes les despeses.