Com ja s'ha assenyalat, la Unió Europea no finança mai projectes que únicament es desenvolupin en un territori. Les propostes presentades han d’implicar entitats, institucions o administracions procedents d'altres països que tinguin el paper de socis. Per això, és molt important destinar temps a conèixer el context europeu, els projectes i entitats similars existents a diferents països, de manera que es puguin establir aliances i configurar bons partners.

Així, i això pot semblar obvi, per a poder-se ni tan sols plantejar-se el presentar-se a subvencions europees, una entitat ha de garantir que diverses persones de l'equip tenen competències lingüístiques en anglés, com a mínim, i, si pot ser, també en francès. A partir d'aquí, qualsevol altre idioma europeu suposarà un alicient per a accedir a aquesta mena de finançaments.

En tant que projectes de col·laboració, existeixen dos tipus de participació en els finançaments europeus, i tenen a veure amb el paper que tindrà l'entitat en el projecte. Primer, pot ser que l'organització en qüestió lideri el projecte, és a dir, que en porti la coordinació, en tant que genera la idea del projecte. En aquest cas, l'equip s'encarregarà de coses com coordinar els partners, redactar la proposta presentada i fer el seguiment econòmic i tècnic.

Les entitats coordinadores, doncs, són les responsables de definir la temàtica i orientació del projecte a presentar, i reben un finançament més gran. Això implica, però, que tenen més responsabilitats, i hauran de respondre davant la Unió Europea i fer tasques complementàries tant a la fase de preparació i desenvolupament del projecte com en la seva finalització i justificació. Així no obstant, aquestes tasques poden ser externalitzades, el que vol dir que es deleguen a altres organitzacions o persones exernes a l'entitat amb més preparació i experiència per a dur-les a terme.

Un segon rol que poden adoptar les entitats que participen en projectes finançats per la Unió Europea és el de 'partners'. Aquestes organitzacions s'hauran sumat a la proposta realitzada per la coordinadora. El projecte, doncs, ja els ve definit, i no caldrà que realitzin tantes tasques de gestió. Es tracta d'un paper aconsellable per a entitats que acaben d'iniciar la seva activitat i volen posar un peu al context europeu. Justament perquè tenen menys responsabilitats, el finançament per als 'partners' és inferior al de la coordinació.

Hi ha alguns passos que caldrà que una entitat que es vol presentar a alguna subvenció europea, sigui quin sigui el rol que desenvoluparà, ha de dur a terme abans de res. Primer, és primordial que tingui presents les seves capacitats i interessos, definint detalladament les temàtiques en què li pot interessar innovar i té els recursos per a fer-ho.

També és important establir un contacte previ amb agents facilitadors com ACCIÓ, CRAJ o FOCIR. De manera semblant, caldrà analitzar bé el context, configurant un llistat d'altres entitats que treballin en temàtiques semblants o properes.

Finalment, com ja s'ha exposat anteriorment, és molt aconsellable realitzar alguna formació per a conèixer les diferents convocatòries i programes existents a la cartera de la Unió Europea, doncs les temàtiques van des de la ramaderia fins a l'energia nuclear, i cal tenir molt clar quin programa s'adreça millor als interessos, capacitats i coneixements de l'equip de l'entitat. Algunes temàtiques per a entitats sense ànim de lucre que recomana aquesta entrada de la web de la Comissió Europea són: inclusió social, igualtat de gènere, mitjans i cultura, participació cívica, innovació i recerca, ajuda humanitària, i energia i transport.