En aquest recurs us expliquem tot allò que cal tenir en compte a l'hora de preparar el pla de comunicació de l'entitat.
Un dels principals problemes amb els que es troben les entitats en el seu dia a dia és el fet de transmetre i difondre la seva tasca. Són moltes les activitats que es desenvolupen durant tot l'any i no sempre tenen el ressò que es mereixen degut, moltes vegades, a les dificultats comunicatives. Per acabar amb aquestes febleses, és important que les entitats elaborin el seu propi pla de comunicació, fet que també els permetrà avaluar que s'està fent bé en aquest àmbit i que cal millorar.
Però com fem un bon pla de comunicació? A continuació us expliquem els passos a seguir i els principals aspectes a tenir en compte.
El primer que cal fer a l'hora d'elaborar un pla de comunicació és definir els objectius que volem assolir amb les activitats de comunicació que portarem a terme.
Per concretar els objectius és imprescindible, com a exercici previ, realitzar el DAFO de l'organització, fet que ens permetrà conèixer les debilitats, amenaces, fortaleses i oportunitats de l'entitat. Tenir clara quina és la situació ens permetrà afinar més a l'hora de marcar els objectius que volem aconseguir entorn a la comunicació.
Els objectius ens han de permetre potenciar les fortaleses de l'entitat i fer menys visibles les debilitats i els dividirem en dos tipus: els generals i els específics:
D'altra banda, també hem de tenir en compte que els objectius:
Un cop tenim definits els objectius, cal detectar a qui dirigirem aquesta comunicació, el nostre públic objectiu. Ho són aquells grups de persones destinataris de la nostra comunicació i que poden ser els beneficiaris de la nostra activitat, els voluntaris que col·laboren amb nosaltres, els nostres socis o col·laboradors o grups concrets de la societat a qui ens dirigim, entre d'altres.
Per tal d'adaptar-nos a les necessitats de cada públic i generar en ells l'efecte que desitgem, haurem de definir uns objectius i establir una estratègia específica per a cada grup de destinataris, sempre seguint la línia dels objectius generals establerts prèviament.
Quan ja tenim clars els objectius i a qui ens volem dirigir, cal pensar com ens volem posicionar davant d'aquests públics i quin missatge volem transmetre. El posicionament, l'estil i el missatge estarà condicionat sempre pel públic al que ens dirigim.
D'altra banda, cal pensar quins materials elaborarem per comunicar la nostra tasca als diferents públics objectius i que aquests se sentin còmodes. Pel que fa als materials, els podem diferenciar entre:
Ja siguin comunicatius com de captació, tots els materials que elaborem haurien de tenir les següents característiques:
Quan parlem de materials parlem de: fulletó de presentació /captació, la memòria anual, revista periòdica (en paper i/o digital), web de l’entitat, altres eines web, cartes de comunicació amb el soci, pòsters, pancartes, etc. o notes de premsa, entre d'altres.
Amb els objectius, el públic i el posicionament sobre la taula, cal decidir quins canals utilitzarem. N'hi ha molts i de variats però per fer-ne un bon ús és imprescindible conèixer els hàbits del públic objectiu al qual ens estem dirigint, els llocs que freqüenta, les ràdios que escolta, quines revistes llegeix, etc.
Podem diferenciar els canals en dos blocs:
Utilitzem els canals que utilitzem és important tenir en compte que la comunicació sempre és multicanal i que les estratègies que utilitzem han d'estar interelacionades.
Un cop tenim clar els objectius i els canals que utilitzarem per arribar a cada destinatari, cal fixar el pressupost econòmic del que disposarem per a cadascuna de les accions així com els recursos humans necessaris perquè aquestes actuacions siguin viables.
Al contrari del que pugui semblar, no cal disposar d'un pressupost elevat per llençar una bona campanya de comunicació, ja que idees innovadores o originals ens poden ajudar a rebaixar el cost total.
Pel que fa als recursos humans, és important assignar un responsable del pla de comunicació que s'encarregarà de coordinar, supervisar, ajudar, assessoriar i motivar l'equip de suport i si cal les persones voluntàries.
El departament de comunicació no ha de treballar de manera aïllada de la resta de departaments. Amb l'objectiu d'implicar tot l'equip i treballar tots en xarxa cap a l'assoliment dels objectius, és important que un cop elaborat el pla, es faci una bona comunicació interna del mateix. Conèixer els objectius, el posicionament que l'entitat vol transmetre i les campanyes que es duran a terme poden ajudar als tècnics de l'entitat a treballar en la mateixa línia.
Posar sobre un calendari totes les estratègies i accions definides en el Pla ens permetrà portar un seguiment de l'execució del mateix. Cal que aquest sigui ambiciós però realista i intentar complir amb els terminis establerts.
Un cop tenim la calendarització pactada, ja podem posar en marxa el Pla de Comunicació.
La darrera part del pla de comunicació, és l'avaluació dels objectius establerts a l'inici. Avaluar no significa jutjar a ningú. No aconseguir els objectius establerts no és causa de la persona responsable d’aquella tasca o, en última instància, del responsable del Pla. No aconseguir els objectius marcats es pot deure a moltes i diverses causes i només avaluant el Pla serem capaços de detectar aquestes causes i, el més important, establir les correccions necessàries per a l’elaboració del proper Pla.
Entre d'altres aspectes, l'avaluació ens permetrà conèixer el grau d'èxit de les diferents estratègies dutes a terme, detectar les virtuts i les mancances del nostre pla i obtenir les pautes necessàries per afrontar amb èxit la futura comunicació de l'entitat.