És important que les entitats coneguin els diferents tipus de factures que hi ha i quins continguts han de tenir.
El Reial Decret 1619/2012, de 30 de novembre és la normativa encarregada de legislar les obligacions de facturació. Les organitzacions han de saber els tipus de factures que poden expedir i quins continguts han de tenir. Així mateix, han de poder verificar que les factures que reben, tenen els continguts necessaris per poder ser considerades vàlides davant l’Agència Tributària. A més, la correcció formal de les factures rebudes és crucial per a la justificació dels convenis, les subvencions i els contractes públics.
Pel que fa a les factures, existeixen dos tipus, la simplificada i la completa.
La factura simplificada substitueix el que abans es coneixia com a tiquet, i es pot expedir en els següents supòsits:
No es podran emetre factures simplificades per a determinades operacions intracomunitàries ni per a operacions realitzades fora de la Comunitat Europea (CE). En tota la resta de casos, caldrà fer una factura completa.
Les factures simplificades han de contenir, com a mínim, les següents dades:
Quan la persona destinatària de les operacions sigui subjecte passiu de l'IVA i així ho sol·liciti, o bé quan el destinatari de la venda no sigui un empresari, però igualment demani factura, caldrà afegir les dades següents:
Les factures completes han de contenir, com a mínim, les següents dades:
Si a la factura hi ha operacions exemptes i altres no exemptes, o bé s'inclouen operacions subjectes a diferents tipus impositius, caldrà indicar les bases imposables de cadascuna de les operacions per separat.
Quan les factures s’hagin emès utilitzant els sistemes informàtics esmentats a l’article 7 del RD 1007/2023, de 5 de desembre, mitjançant el qual s’aproven els requisits que han d’adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d’empresaris i professionals, i l'estandardització de formats dels registres de facturació, aquestes inclouran:
D’altra banda, quan la destinatària de les operacions facturades estigui actuant en qualitat d'entitat o professional, les factures s'hauran d'expedir com a màxim abans del dia setze del mes immediatament posterior a aquell en el qual s'hagi produït la meritació de l'impost corresponent a aquella operació.
Aquest mateix termini serà el que s’haurà d’acomplir per a la seva tramesa a les destinatàries de les operacions.
Les factures es poden expedir en format paper o electrònic.
El format electrònic ha de permetre garantir a la persona emissora de la factura l’autenticitat, origen, integritat del contingut i que es pugui llegir sense problemes, des de la data de l’expedició i durant tot el període de conservació, que serà de quatre anys.
Es pot garantir mitjançant els controls de gestió usuals en l'activitat empresarial de l'emissor/a de la factura, que permetin crear una pista d'auditoria fiable que estableixi la connexió entre la factura i el lliurament de béns o prestació de serveis que la documenten.
Factura electrònica: què cal saber?
— Xarxanet Actualitat (@xarxanetorg) January 10, 2023
Una factura electrònica té els mateixos efectes legals que una factura en paper https://t.co/608oYQxRkE
Aquesta autenticitat s’entendrà acreditada sempre que s’utilitzin els sistemes o programes informàtics indicats a l’apartat de novetats vigents des del 7 de desembre de 2023 inclòs en aquest recurs.
És important destacar que el reglament permet expedir factures per via electrònica sense necessitat d'utilitzar tecnologies determinades, però que aquesta expedició actualment queda condicionada al fet que la persona destinatària hagi atorgat el consentiment previ.
Finalment, cal fer esment que la propera aprovació del reglament que regularà i desenvoluparà alguns aspectes de la Llei 18/2022, de 28 de setembre, prevista per a finals de 2023 o primers de 2024, generarà l'obligació tant d’emetre com de rebre les factures en format electrònic, i donarà un termini d’entre un i dos anys (depenent del volum de facturació de l’entitat), per tal de poder-s’hi adaptar.
Per tal de resoldre dubtes en referència a aquesta qüestió o altres relatives a la gestió d'entitats no lucratives es pot accedir als serveis d’assessorament i d’acompanyament.