Les entitats que facturen a les Administracions públiques ho han de fer electrònicament des del passat 1 de gener de 2015.
La Llei 25/2013, de 27 de desembre, per a l'impuls de la facturació electrònica i la creació del registre comptable de factures en el Sector públic es va crear amb l'objectiu de reduir la morositat de les Administracions públiques en els seus contractes. El fet d'obligar als seus proveïdors a presentar les factures en aquest format i mitjançant un determinat registre, garantirà un millor control comptable de les factures rebudes per l'administració, de tal forma que no es podrà "perdre" cap d'elles i la protecció dels drets de cobrament d'aquests proveïdors.
Les factures són els documents legals que justifiquen el lliurament de béns o la prestació de serveis.
La factura electrònica és, primordialment, una factura. Com a tal, té els mateixos efectes legals que una factura convencional en paper. La diferència és que s'expedeix i es rep en format electrònic, però ha de complir amb els mateixos requisits que les factures físiques.
La seva expedició està condicionada a que el destinatari de la factura ho consenteixi, és a dir, ha d'estar d'acord en rebre-les en aquest format.
Les factures, tant les convencionals com les electròniques, estan regulades al RD 1619/2012, de 30 de novembre, pel qual s'aprova el Reglament que regula les obligacions de facturació, en tots els seus aspectes com serien, entre d'altres:
Segons determina el reglament que les regula, totes les factures tant si són en paper com si són en format electrònic, han de garantir tres requisits:
En les factures electròniques, la llegibilitat la donarà el programa informàtic que la crea o que la rep.
La seva autenticitat i la integritat caldrà garantir-les també. La forma més habitual de fer-ho serà mitjançant signatura electrònica, basada en un certificat digital reconegut.
Per tant, per poder emetre factures electròniques caldrà disposar d'una signatura electrònica de la qual sigui titular l'entitat.
Hi ha dos tipus de factures electròniques:
Ambdós formats són documents electrònics que poden ser tramesos mitjançant xarxes de comunicació, com Internet. Es diferencien, però, en què les primeres (format estructurat) permeten el seu tractament automatitzat, mentre que les segones, no.
Les factures en format estructurat contenen dades i poden ser generades automàticament pels sistemes informàtics de facturació de qui les emet i ser tramitades de la mateixa manera automàtica pels sistemes de comptabilitat i pagament del destinatari de la factura. Alguns exemples de formats de fitxers estructurats són els generats en llenguatge XML, o els que ho estan en format EDIFACT.
Les factures en format no estructurat són bàsicament imatges. Entre elles estarien les factures en paper escanejades, o en format PDF. En conseqüència, no poden ser introduïdes en els sistemes informàtics del receptor de forma automàtica.
Si bé la Llei 25/2013 obliga als proveïdors de les Administracions públiques a presentar les factures en format electrònic estructurat a partir del 15 de gener de 2015, aquesta obligació no és de caràcter universal, sinó per a determinats tipus de proveïdors, que són:
A més, les Administracions públiques tindran la potestat d'excloure també d'aquesta obligació les factures que tinguin un import de fins a 5.000 euros.
Per tant, les associacions i fundacions que siguin proveïdores de contractes públics no estaran obligades legalment a presentar les seves factures en aquest format.
Ara bé, alguns d'aquests ens públics han enviat comunicacions en el sentit que a partir d'aquella data no admetran factures en format físic, sinó que ho faran exclusivament en format electrònic estructurat, i signades digitalment per l'emissor d'aquestes.
En aquests casos, caldrà comprovar si les condicions específiques del contracte fan que, tot i no estar dins dels supòsits legals, l'entitat sí que tingui aquesta obligació. En cas que no sigui així, caldrà intentar arribar a un acord amb els tècnics de l'organisme públic contractant per poder continuar presentant les factures físicament, o bé fer l'esforç per adaptar-se a facturar en aquesta modalitat electrònica, cosa que també comportaria certs avantatges.
Els avantatges específics que té facturar electrònicament en format estructurat són els següents:
Si l'entitat decideix utilitzar aquest sistema, el procediment de facturació a la seva Administració pública client seria el següent:
Durant tot el procés, el proveïdor podrà consultar l'estat de la tramitació.