Un cop tenim clar quin perfil de voluntari necessita l'entitat, cal definir referents. És important comptar amb un coordinador preparat que tingui clar el paper i les funcions de cada voluntari.

Per a una bona gestió dels voluntaris és imprescindible dotar l'entitat d'un pla de voluntariat que serveixi com a referència i que no doni lloc a la improvització. Aquest pla haurà de recollir els objectius que tindrà el servei de voluntariat, els àmbits d’actuació, les activitats a realitzar, contemplar la formació adequada a les tasques demanades als voluntaris i marcar un procés pautat i organitzat d’acollida, acompanyament, seguiment, avaluació i finalització quan la relació entre voluntari i entitat acabi. Aquest Pla del voluntariat ha d'estar inclòs en el projecte general de l'entitat.

Cal que tota l’entitat treballi amb una sensibilitat acollidora i motivadora envers les persones voluntàries i d'una forma coordinada i transversal, des dels càrrecs directius, als educadors, passant per la persona responsable de voluntariat de l’entitat. És positiu quan són els propis treballadors els que demanen i troben necessària la figura del voluntariat per a una tasca determinada.