En aquest recurs us oferim una sèrie de pautes que us poden ser de gran utilitat a l’hora de gestionar el voluntariat i millorar el procés que desenvolupeu a la vostra entitat. Especialment, creiem que us pot proporcionar idees a l’hora d’acollir a una persona voluntària, realitzar el seguiment de la tasca que desenvolupa i definir el procés de sortida d’aquesta.
Abans d’iniciar qualsevol tipus d’activitat relacionada amb el voluntariat és molt important que les entitats fem un exercici de reflexió i definim de manera clara i estructurada quin és el projecte de voluntariat de la nostra organització.
En aquest document hem de poder definir de manera clara i concreta com serà el nostre cicle de voluntariat. Així, de forma resumida, aquest ha d’incloure els següents punts:
Aquest projecte esdevindrà el full de ruta de l’entitat a l’hora de gestionar el voluntariat i, per tant, de la seva correcta definició dependrà l’èxit posterior de la política de voluntariat. En aquest sentit, aquelles entitats que ofereixen objectius concrets i un projecte de voluntariat ben formulat faciliten la identificació de les persones voluntàries amb aquest i acostumen a tenir un major èxit en la seva gestió: captació, permanència, satisfacció, motivació, etc.
Una vegada tenim el projecte de voluntariat de l’entitat, ja podem començar a cercar persones voluntàries que vulguin col·laborar amb nosaltres. Per fer-ho hem de tenir en compte quin missatge volem transmetre i el canal que volem utilitzar.
Algunes vies existents per realitzar aquesta crida són:
Abans de començar la selecció de les persones candidates, haurem de tenir els següents punts definits de forma clara i coherent respecte al projecte de voluntariat desenvolupat:
Tenir això delimitat ens facilitarà la selecció de les persones candidates. Ara, només caldrà que decidim quina metodologia utilitzarem per realitzar aquesta selecció: si realitzem una primera xerrada grupal, si fem directament entrevistes individuals amb cada persona candidata o si combinem les dues formes. Sigui quina sigui l’opció, el que si hem de tenir present és que aquest procés de selecció pivota al voltant d’aquests quatre punts o objectius:
Una vegada tenim seleccionada la persona o persones que s’incorporaran a l’entitat, haurem de vetllar perquè aquesta se senti acollida a l’entitat i facilitar-li la seva integració i adaptació.
Com s’indica al recurs en aquest recurs sobre l’acollida dels voluntaris, és molt important que aquestes persones tinguin seguretat a l’hora de desenvolupar les tasques pertinents. I és treball de l’organització potenciar aquest sentiment. Per tant, és bàsic que parlem amb la persona i li garantim que comptarà amb tota la nostra ajuda i suport i amb el mitjans adients pel desenvolupament d’aquestes tasques, que rebrà la formació necessària perquè així sigui i que des de l’organització treballarem per potenciar el desenvolupament de les seves habilitats.
Altres accions que afavoreixen una bona acollida són:
Finalment, per tal de formalitzar el procés de col·laboració de la persona amb l’entitat, totes dues parts hem de signar un document de compromís que reculli els següents aspectes:
Quan la persona comença el seu voluntariat és cabdal que no “l’abandonem” en el desenvolupament de la seva tasca. Com s’ha indicat anteriorment, és molt important que aquestes tinguin durant tot el temps que dura el seu voluntariat la sensació de seguretat i de recolzament per part de l’organització. En aquest sentit, la relació entre les entitats i les persones voluntàries s’hauria de fomentar en el compromís mutu, la coherència i la claredat.
Per tal de generar aquest tipus de vincles, és necessari que establim espais estables de contacte i comunicació entre la persona referent i la persona voluntària que possibilitin realitzar un seguiment continu durant tot el procés de voluntariat. Uns espais que, també, han de permetre:
En la gestió del voluntariat, tan important és realitzar una bona acollida a la persona voluntària com tenir cura de l’etapa de desvinculació d’aquesta amb el projecte i/o entitat.
Molts poden ser els motius que portin a una persona a finalitzar la col·laboració amb la nostra entitat. De fet, hi ha vegades que aquesta data ja estava prevista en el document de compromís que totes dues parts hem signat. Però, siguin quin siguin aquests motius, la desvinculació no s’ha de viure de manera “traumàtica” i, sempre, s’han de respectar les decisions de les persones. És més, la sortida de l’entitat és una fase més del propi procés del voluntariat i s’ha de viure com una oportunitat tant per millorar la gestió del voluntariat com per generar un nou tipus de relació amb la persona que marxa.
Per tot això, es recomana tenir una entrevista de sortida que permeti, tant a la persones voluntària com a l’entitat, conèixer i donar a conèixer les opinions i valoracions sobre el procés viscut i la manera en què aquest s’ha gestionat: el rol del voluntariat a l’organització, les diferents etapes desenvolupades (acollida, desenvolupament i seguiment), la relació amb l’equip de l’entitat, així com altres elements que considereu que us poden ajudar a millorar la gestió que realitzeu del voluntariat. A més de reconèixer i agrair la tasca desenvolupada, aquesta entrevista també ens permet deixar la porta oberta a possibles col·laboracions en un futur.