Aquesta eina de comunicació ens serveix per mantenir informades les nostres sòcies, voluntàries i persones afins.
Les entitats són les persones que hi estan vinculades. Per això, cal mantenir les sòcies, voluntàries i persones afins informades de les activitats i les transformacions que es poden donar. Els butlletins de notícies s'han convertit en una eina de comuniació perfecta per fidelitzar el nostre públic si sabem com no fer-nos pesades i aportar valor. Mailchimp és un dels programaris més utilitzats per a aquesta acció.
Si decidim enviar el butlletí electrònic de manera manual a través del correu electrònic podem córrer certs riscos i caure en algunes males pràctiques que haurem de minimitzar al màxim:
Si decidim fer l'enviament de correus de manera manual, és fàcil que caiguem en qualsevol d'aquests errors. Escollir una eina digital ens pot ajudar a eliminar-los, fent molt més fàcil i pràctica la gestió dels nostres butlletins.
En aquest recurs us explicarem com funciona una de les eines web més populars per fer enviaments de correus electrònics, MailChimp. Tot i que en trobem d'altres, aquesta eina combina la facilitat d'ús amb la integració a les xarxes socials. Una eina que ens permet gestionar els nostres contactes i fer-ne còpies de seguretat, o eliminar-nos si no volem continuar fent-la servir.
MailChimp ens ofereix la possibilitat de crear un compte gratuït, amb una limitació: podem tenir fins a 2.000 subscriptors, i enviar un màxim de 12.000 correus cada més. Si la nostra associació pot superar aquest volum d'enviaments, podem escollir algun pla de pagament, adaptat a les nostres necessitats. MailChimp ofereix un descompte per a les entitats sense ànim de lucre!
El primer pas que hem de fer és crear un compte a la seva pàgina web, clicant al botó Sign Up. Només necessitem especificar el nostre correu electrònic (millor si és el de la nostra associació, amb el que farem els enviaments), un nom d'usuari i una contrasenya.
MailChimp és una aplicació molt intuïtiva però està tota en anglès. Amb aquest recurs intentarem explicar pas a pas l'enviament d'un butlletí, tenint en compte que no tothom domina aquest idioma!
El primer que hem de conèixer és l'entorn de treball amb el qual ens trobarem. Ens hem de familiaritzar amb les seccions que ofereix el menú principal, situat a la part superior dreta.
Primer de tot, heu de crear les vostres llistes de contactes. És lògic. Si hem d’enviar butlletins, hem de tenir contactes. Mailchimp ha organitzat aquesta funció Audiències. Veureu que hi ha quatre formes de crear la vostra primera audiència:
Un cop aneu afegint contactes, també podreu gestionar aquests contactes i crear formularis al menú de la secció.
Mailchimp també ofereix múltiples possibilitats perquè la vostra audiència vagi creixent, dia a dia, automàticament. Per gaudir d’aquestes opcions heu d’anar ‘Audience’, ‘Manage Audience’ i ‘Signup forms’. En concret, Mailchimp ofereix aquestes 4 possibilitats:
També podreu integrar formularis mitjançant Facebook i Tablet forms.
Un cop tingueu la vostra llista de subscriptores, podeu fer el vostre primer enviament del butlletí, o amb paraules del MailChimp, crear una campanya. Per això, hem de clicar a Create Campaign o dirigir-nos a la secció Campaign del menú principal.
Primer de tot haureu de seleccionar quin tipus de butlletí voleu enviar. Les opcions són les següents:
Un cop heu seleccionat el tipus de butlletí, heu de seguir els passos que us van indicant. Es un procés dividit en cinc passes diferents, com podeu veure en l'indicador superior de la pàgina. Podeu anar navegant per les diferents passes fent servir aquesta barra o fent servir els botons Back (anterior) o Next (següent).
Les passes que haurem de fer són:
Una de les opcions que incorpora aquesta eina és la de fer un seguiment de la campanya. Podeu veure quin nombre de correus s'han obert, quins subscriptors llegeixen els vostres correus i quins no ho fan mai. D'aquesta manera podeu saber quin impacte tenen els vostres correus, i depurar la vostra base de dades de contactes.
Per accedir a l'apartat de seguiment de les campanyes enviades, només hem d'anar a l'opció Reports que trobem en el menú superior. Hi trobarem un llistat de les campanyes enviades, tenen un botó al costat anomenat View Report. Clica-hi si vols saber quin seguiment tens! Aquesta eina ens ofereix moltes més funcions, com l'enviament de respostes automàtiques quan algú contesti el correu que li hem enviat i opcions per compartir a les xarxes socials. Si t'ha entrat la curiositat, explora, descobreix-les i treu tot el profit de MailChimp!