Una reunió és una activitat amb un cost de temps, de treball i econòmic per als participants. (Marín, Aranda i Guzmán, 2007). Això fa que no puguem anar organitzant reunions a la babalà, sinó que s’han de celebrar quan realment siguin necessàries i convenients. A més, cal tenir present que una reunió també és una eina que ens permet assolir determinats objectius, però no tots. Per tot això, abans de convocar una reunió, cal analitzar si és idoni realitzar-la.
A continuació es detallen una sèrie de preguntes que ens poden ajudar a decidir si cal celebrar una reunió:
- És necessària? És la millora manera per assolir el nostre objectiu?
- Què volem aconseguir amb aquesta reunió?
- Hi ha altres alternatives a la reunió amb menor cost (telèfon, correu electrònic, etc)?
- És un bon moment per realitzar-la?
- Hi ha dificultats que poden impedir el seu èxit?
Si, una vegada valorada aquestes qüestions, arribeu a la conclusió que aquesta reunió és necessària, cal començar a treballar en la seva preparació. De fet, tal i com indica Pedro Marín, la correcta planificació de la reunió és el principal factor d’estalvi de temps (Marín, Aranda i Guzmán, 2007).
Abans de continuar amb la preparació de la reunió, és important recordar que l’estructura d’una reunió i les eines que s’utilitzen per al seu desenvolupament varien en funció dels objectius i dels propòsits d’aquestes. En concret, Marín (2007) identifica diferents estils de reunions, amb els seus pros i contra. Aquests s’hauran de tenir present en la preparació i desenvolupament de la mateixa.
- Reunió informativa: La finalitat és donar i/o rebre formació i dades necessàries per a l’organització. Si s’opta per aquest tipus de reunió cal tenir present que poden haver-hi diferents nivells de coneixement per part de les persones participants, diferents nivells a l’hora d’entendre la informació per part d’aquestes i diferents graus de beneficis que podrien tenir aquestes persones. Així, la necessitat d’adaptar la informació que es tracti en aquesta és fonamental per al seu èxit.
Així mateix, les reunions informatives es poden dividir en dos categories en funció del procés de comunicació que segueix la informació.
Unidireccional: Aquesta categoria permet enviar informació en un temps mínim a un gran nombre de persones, ja que una parla i la resta només escolten. D’aquesta manera, es tracta d’un estil útil quan el nombre de participants és elevat (com passa a les assemblees o trobades). Però no permet extreure conclusions ni arribar a acords entre els participants, ja que l’única interacció entre aquestes persones és visual.
Recíproca: En aquest cas, hi ha interacció en tots dos sentits, una persona parla i la resta escolten, però poden realitzen preguntes i intercanvien els seus punts de vista. Això permet tractar i analitzar un tema tenint en compte diverses opinions i enfocaments. A més, permet generar acords generals entre els participants. Una vegada preses les decisions i posats en marxa els acords assolits, però, és important realitzar avaluacions que permetin conèixer si s’estan aplicant els acords tal i com s’han consensuat.
- Reunió d’anàlisi de situacions: Es tracta d’una reunió consultiva, ja que la decisió final la pren la persona o persones responsables de l’organització, secció, projecte, etc. Però permet que aquesta persona o persones rebin les idees i propostes dels participant entorn al tema tractat. En aquest sentit, es recomana que les persones participants facin arribar als responsable amb antelació la documentació amb les idees i propostes que es presentaran, així com un anàlisi de les causes i de les possibles solucions.
- Reunió de presa de decisions: Aquest tipus de reunions permet que les persones participants preguin de manera lliure, interactiva i comunicativa les seves decisions. Però, perquè això sigui possible, és necessari que la persona encarregada de coordinar la reunió faciliti que totes les persones participants es corresponsabilitzin dels procés seguit en aquesta i de les decisions preses.
- Reunions per generar idees: Finalment, aquest tipus de reunions es caracteritzen pel fet que les persones participants expressen les seves idees, opinions i pensaments de manera lliure. Així, perquè aquesta tingui èxit, és important que la persona encarregada de coordinar la reunió reculli correctament aquestes aportacions per al seu posterior anàlisi.
En aquest apartat es recullen diferents idees i elements que cal tenir present en la fase de preparació d’una reunió. Com s’ha indicat anteriorment, aquesta etapa incideix directament en l'èxit de la reunió.
- Qui s’encarrega de coordinar la reunió?
Tota reunió ha de tenir com a mínim una persona encarregada de la preparació i dinamització de la mateixa. L’objectiu d’aquesta coordinació és aconseguir que la reunió sigui productiva, per tant, ha d’aconseguir ajudar als participants ha ser productius per tal que aquesta ho sigui. Aquesta idea ha de guiar tant la preparació com el seu desenvolupament de la reunió.
Un dels primers dubtes amb els que es troba la persona responsable de la coordinació és veure a qui convoca a la reunió. No existeix una única resposta a aquesta pregunta, ja que depèn- entre altres coses- de la finalitat de la reunió i de l’estil d’aquesta. I, tot i que la xifra ideal per una reunió és entre 5 ó 7 participants, a excepció de les reunions informatives unidireccionals, no sempre és fàcil realitzar aquesta tria.
Tot seguit es defineixen una sèrie d’elements que poden ajudar a la persona coordinadora a prendre aquesta decisió:
- Quantes persones convoquem?
- Amb quina qualificació? Amb quina responsabilitat?
- Què aporta la persona i quines mancances tindria la reunió si aquesta no assistís?
Una correcta elecció de les persones participants ajudarà a que la reunió sigui més productiva i a evitar sentir frases del tipus: per què estem aquí? de què estant parlant?
- Convocatòria de la reunió
És important que totes les persones participants coneguin i acceptin l’objectiu i l’agenda de la reunió amb antelació. D’aquesta manera, una vegada es decideix qui assistirà a la reunió, cal fer-li arribar el més aviat possible un document escrit de la convocatòria on s’especifiqui:
- Data, hora d’inici i hora de finalització: És aconsellable triar una hora d’inici que la ment estigui clara i activa, això acostuma a ser al matí. No obstant, si s’ha de realitzar a la tarda, és preferible evitar l’hora de després de dinar. Així mateix, també s’ha de concretar l’hora de finalització. Això permet estalviar temps, ja que fixa una horari de ruta, evita que aquesta s’allargui i aporta informació per valorar el desenvolupament de la reunió.
- Lloc i responsable de la convocatòria: En aquest sentit, es recomana que l’espai sigui adequat al nombre de persones convocades i als objectius de la reunió. Aquest, a més, ha d’estar correctament ventilat i sense sorolls que puguin desconcentrar l'atenció dels participants.
- Temes a tractar i la durada de cada punt: És important que la persona encarregada de la reunió programi i estructuri correctament els temes i tempos d’aquests. Aquests temes han d’estar relacionats amb els objectius que es persegueixen amb aquesta reunió.
- Objectius i aportacions esperades: No s’ha de confondre els temes a tractar a la reunió amb els objectius de la mateixa. Aquests últims han de ser assolibles, específics, realistes i formulats de manera clara i concisa. A més, han d’explicar les expectatives de la reunió sense exagerar-les. Pel que fa a les aportacions esperades, aquesta informació ha d’ajudar als convocants a preparar-se la reunió.
- Data de notificació i firma de la persona convocant
Sense entrar en el desenvolupament de la reunió ni en l’estratègia que segueix la persona coordinadora, ja que aquesta dependrà - entre altres coses- dels objectius concrets i de l’estil triat, volem assenyalar que tant important com una correcta preparació és un correcte tancament. Aquest és un moment per fer balanç del desenvolupament de la reunió, posar de manifest les decisions preses i dels passos a seguir després d’aquesta.
Així, es recomana que abans de donar per finalitzada la reunió la persona responsable de la coordinació dediqui 15 ó 20 minuts a fer un bon tancament. En aquest espai de temps ha d’assenyalar els següents elements:
- Síntesi de la reunió de no més de 10 minut
- Anàlisi dels aspectes i problemes sorgits durant el desenvolupament
- Acords assolits i temes pendents
- Tasques a realitzar, persona responsable i terminis
- Agraïments als participants
Posteriorment, aquesta persona ha de fer arribar a tots els assistents una acta escrita de la sessió on també s’especifiquin els acords assolits, els temes pendents, les tasques a executar, els responsables d’aquestes i la calendarització de les mateixes.
Finalment, per tal de conèixer el grau de satisfacció dels participants a la reunió i continuar millorant en el desenvolupament d’aquestes, és fonamental conèixer la valoració que les persones fan tant de la reunió com de la tasca de la persona encarregada de la coordinació. Una bona manera per fer-ho és facilitar a aquestes persones un qüestionari d'avaluació amb els següents camps:
- Compliment de l’organització del temps marcat per a la reunió
- Expectatives dels assistents i el seu grau de compliment
- Valoració dels membres convocats a aquests
- Escala de satisfacció (numèrica o adjectivada) de la reunió
- Possibles propostes de millora
