Director/a de finances i administració

La persona que ocupa la posició de Director/a de Finances i Administració, en dependència de la Direcció General de l’entitat, formant part de l’equip de direcció i amb un equip a càrrec de 6 persones a qui coordina, elabora i fa el seguiment del pressupost de l’entitat, dels diferents projectes i de les inversions a fer. A més, lidera la realització de pressupostos per a la presentació a convocatòries públiques i la correcta justificació de les subvencions atorgades. També gestiona la comptabilitat, la tresoreria i duu a terme tasques vinculades amb aspectes fiscals i laborals.

Tasques i responsabilitats

Elaborar i fer el seguiment del pressupost de l’entitat, dels diferents projectes, així com de les inversions a realitzar:

• Obtenint les dades necessàries, ajustant-les segons les previsions per a l’exercici següent (inflació, incorporacions de nou personal, etc.), confeccionant a partir d’aquelles el pressupost global de l’entitat i defensant-lo davant Direcció general i posteriorment la Junta directiva per a la seva aprovació.
• Fent el seguiment mensual del pressupost de l’entitat i analitzant i justificant les possibles desviacions.
• Preparant pressupostos per inversions a realitzar (p.e. ordinadors, impressores, vehicle, etc.), incloent diferents alternatives de finançament amb pros i contres
• Generant el pressupost de cada projecte: costos de funcionament (lloguer, subministraments, etc.), costos de personal adscrit, amortitzacions i costos indirectes.
• Modificant quan escaigui pressupostos de projectes per venciment i renovació/ canvi de fonts de finançament.
• Duent a terme el seguiment mensual dels pressupostos de cada projecte, així com la seva compartició amb les diferents persones responsables, per a la correcta justificació de les desviacions que es puguin estar produint.
• Presentant a Direcció general les dades fonamentals del seguiment pressupostari mensual i propostes de millora quan escaigui.

Liderar la realització de pressupostos per a la seva presentació a diferents convocatòries i la correcta justificació de les subvencions atorgades:

• Estant atent/a a la publicació de convocatòries interessants (recurrents o noves) per a l’entitat per a rebre finançament per a dur a terme els diferents projectes, per a la realització del pressupost econòmic preceptiu.
• Delegant en persones membres de l’equip la lectura de la documentació vinculada a cada convocatòria, per a què facin un primer pressupost.
• Supervisant el pressupost realitzat, consultant la documentació de la convocatòria i modificant el que escaigui.
• Treballant colze a colze amb la Direcció operativa per a tancar la versió final a incloure a la part econòmica de la convocatòria, tenint en compte el pressupost de projecte elaborat.
• Planificant i elaborant el calendari anual per a la justificació de les diferents convocatòries.
• Creant sistemes per automatitzar el bolcat de dades des de l’aplicació comptable per a poder agilitzar el procés de justificació.
• Assegurant-se que el personal tècnic va recopilant tota la documentació i informació de despesa de cada projecte des del seu inici, per a la seva justificació periòdica i final, garantint en tot moment la correcta imputació d’acord amb les normes de justificació i les directrius internes de l’entitat.
• Supervisant les justificacions econòmiques, memòries finals o intermèdies de les diferents convocatòries elaborades pel personal tècnic, vetllant pel compliment escrupolós dels terminis fixats.
• Rebent notes d’aclariment sobre les diferents convocatòries i requeriments sobre les justificacions i fent-les arribar a la persona tècnica corresponent.

Gestionar la comptabilitat i tresoreria de l’entitat:

• Liderant l’equip de comptabilitat, tot organitzant la seva feina, des de l’atorgament d’autonomia i responsabilitat, resolent dubtes o incidències i aportant una visió global i tranversal d’organització a la seva feina.
• Vetllant per la realització d’una adequada comptabilitat.
• Extraient el màxim profit de l’aplicació comptable (A3) i la seva possible vinculació als CRM immobiliari i laboral.
• Generant una comptabilitat analítica, per projectes.
• Liderant el tancament comptable anual: estats financers, incloent balanços, comptes de resultats i fluxos de caixa.
• Coordinant l'auditoria financera, preparant els documents requerits i responent les preguntes de l’equip d’auditoria.
• Negociant amb entitats bancàries per aconseguir finançament per a la rehabilitació dels habitatges que s’adquireixen.
• Assegurant la correcta comptabilització dels pagaments associats als crèdits o altres formes de finançament.
• Muntant i fent seguiment del sistema de gestió de tresoreria de l’entitat.
• Supervisant que es realitza la conciliació continua dels comptes bancaris.
• Parametritzant el CRM immobiliari per al correcte seguiment de les aportacions de les persones usuàries.

Dur a terme tasques vinculades amb temes fiscals i laborals:

• Garantint el compliment de la normativa fiscal.
• Revisant les declaracions periòdiques més habituals de diferents impostos (IVA, retencions IRPF, resums anuals, model 347, etc.)
• Responent requeriments de l’Agència Tributària o altres administracions fiscals.
• Mantenint interlocució fluida amb la gestoria que duu els temes fiscals de l’entitat.
• Automatitzant el pagament de les nòmines.
• Parametritzant el CRM laboral per a la correcta imputació de les despeses de personal per a la justificació de les subvencions.

Realitzar altres tasques vinculades amb la Direcció de finances i administració:

• Muntant, revisant i seguint el quadre de comandament institucional, construint i avaluant els indicadors de control de gestió per aconseguir un funcionament eficient de l’activitat.
• Negociant quan escau amb proveïdors externs, com els de subministraments, asseguradores, auditories, seguretat, etc.
• Encarregant-se que les decisions preses a l’Equip de direcció, del qual en forma part, i que afecten la seva àrea, es duguin a terme en temps i forma.
• Coordinant-se amb altres responsables de l’entitat com la Directora de Gestió Immobiliària, la Directora Operativa i el Director de Gestió Organitzativa.
• Establint les bases de la col·laboració i redactant convenis per a la prestació de serveis per part de professionals externs.
• Conscienciant tot l’equip de l’entitat sobre les implicacions econòmiques de tot allò que fan per facilitar-ne el seguiment, l’automatització i la justificació de subvencions.
• Representant institucionalment l’entitat.

Coordinar l’Equip tècnic:

• Generant un clima de confiança i afavorint la cohesió i el treball en col·laboració.
• Proposant una organització estructurada de treball i assegurant la comunicació de la informació clau per al bon funcionament de l’entitat.
• Acompanyant l’equip, a cada membre individualment i en grup, avaluant les seves competències força i les seves àrees de desenvolupament i acompanyant-les en el seu procés de millora contínua.