El procés de planificació

29/12/2010

Autor/a:

Fundació Pere Tarrés

El procés de planificació

29/12/2010

Resum:

Quan sentim la paraula planificació pensem, sovint, en la fase del disseny d'un projecte posterior a la definició dels objectius i anterior a l'execució del projecte on es respon a les preguntes: què cal fer? com s'ha de fer? qui ho ha de fer? quan s'ha de fer? i quant costarà? Aquesta, però, és només una de les formes que adquireix el procés de planificació. En aquest recurs de coneixement provarem de descriure la globalitat d'aquest procés.

ÍNDEX

Què és la planificació?

Elements de la planificació

Nivells de planificació

Tipus de planificació

Què és la planificació?

La planificació és un procés continu que incideix sobre un mateix objecte d'intervenció des de diferents nivells d'anàlisis. Com si es tractés d'un procés que avança en espiral, al planificar partim de fites i objectius a llarg termini que anem concretant, a mesura que descendim en l'espiral, fins arribar a activitats específiques per tal d'assolir aquests objectius.

Així, existiran diferents nivells i tipus de planificació segons els terminis (llarg, mig i curt) i el seu grau de concreció (fites, estratègies, objectius generals, específics i activitats).

La planificació és un element molt important de la gestió de projectes i entitat. Fet que explica les molts diverses definicions existents de planificació, segons els nivells de la gestió a la que es refereixi.

Nosaltres definirem la planificació com:

Un sistema de gestió i presa de decisions racional que té com a finalitat decidir sobre l'assignació de recursos escassos en la consecució d'uns objectius múltiples a través dels mitjans adients per la seva obtenció.
Un mitjà per a mirar cap al futur, per procurar determinar la realitat que es voldria tenir.

Aquestes dues definicions, contemplarien dos tipus de planificació: la planificació operativa i la planificació estratègica

Si volguéssim fer una definició independentment del nivell i tipus de planificació, podríem dir que aquesta és l'intent que fem des del present d'arribar a un futur desitjat (mitjançant fites, estratègies, objectius generals, específics, resultats esperats) sigui més o menys específic o més o menys llunyà i d'obtenir i establir els mitjans adients perquè aquella situació desitjada sigui possible.

D'aquesta definició més global podem extreure, doncs, que la planificació és:

Un mitjà per l'assoliment d'un propòsit de transformació de la realitat, que s'ha definit o explicitat inicialment.
Una sistematització i formalització del procés per l'obtenció dels nostres resultats esperats, objectius, etc.
Una presa de decisions racional i transparent.
Un intent de reduir la incertesa.
Un exercici de revisió i reajustament entre mitjans i fins, així com d'avaluació dels resultats.

Elements de la planificació

Qualsevol procés de planificació, amb independència dels seu temps o termini d’execució, ha de tenir els següents elements:

Una situació inicial que es desitja modificar. Les necessitats, demandes, carències, problemes del col·lectiu al qual ens dirigim i que volem resoldre.
Un escenari de millora. Articulat per els objectius estratègics, generals, específics i operatius.
Els col·lectius implicats. Els diferents actors (amb les seves necessitats, interessos i demandes) afectats pel pla o projecte que volem portar a terme.
Anàlisis de les possibilitats d’acció. Identificar les alternatives d’acció possibles per a la consecució dels objectius, anàlisis i priorització segons la seva pertinença, eficàcia, viabilitat, eficiència, flexibilitat i coherència.
Recursos. Els recursos humans, financers, materials, tècnics, etc, disponibles per a la consecució dels objectius i les diverses estratègies per l’obtenció dels recursos necessaris.
Disseny i execució del pla d’acció per arribar a la situació desitjada en el termini fixat, incloent-hi l’assignació dels recursos.
L’avaluació i seguiment. Revisió contínua i avaluació final per tal d’identificar les diverses desviacions de la planificació i reajustar-les, ja sigui durant l’execució (el que significaria una replanificació) com de cara a altres projectes.

Enllaç al recurs: Marc Lògic

Nivells de planificació

Existeixen diferents nivells de planificació segons el moment del procés on es troba l’ activitat de planificar i que impliquen diferents nivells de concreció del procés d’intervenció social de l’entitat, caracteritzats per: els terminis, els objectius, les alternatives, els marcs d’ actuació, els actors implicats i el marc imaginari.

Aquests nivells de planificació es concreten en un conjunt de procediments i tècniques que portaran a l’el.laboració de plans, programes i projectes (vincular amb PMF dif programa i projecte).

Pla: Constitueix el marc general d’actuació, provenint de l’estructuració de les diferents polítiques públiques. Aquests plans poder ésser territorials i per àmbits. És la dimensió més estratègica de la planificació.

Programa: Consisteix l’estructuració del pla en diferents àrees i diferents objectius generals per aquestes àrees, així com la dotació o assignació de recursos, temps i espai a les diferents àrees.

Projecte: És la unitat més operativa orientada a la realització d’una acció específica o constitució d’un Servei per a l’assoliment dels objectius del programa.

És important a l’hora d’elaborar els procediments de planificació a l’entitat identificar amb claredat els diferents nivells i garantir així la coherència vertical i horitzontal d’ aquest tres nivells per tal de procurar la idoneïtat i eficàcia de les nostre actuacions.

Tipus de planificació

Planificació estratègica. Planteja un escenari de futur i les estratègies per assolir un canvi a llarg termini(uns 4-6anys), sense especificar en concret que cal fer per assolir el canvi desitjat.

Planificació tàctica. Té un major nivell de concreció que l’anterior. Els seus objectius s’orienten a mitjà i curt termini i fixa les metodologies per a la consecució d’aquests objectius més generals, els quals donaran lloc a diferents projectes.

Planificació operativa. Implica la identificació d’objectius i la definició de les accions conseqüents amb un horitzó temporal a curt termini. Cerca donar resposta a aquells aspectes o temes crítics identificats en el procés de diagnòstic fixant objectius immediats, assignant els recursos corresponents, disposant l’execució dels projectes i realitzant el seguiment i avaluació tant de la seva execució com dels efectes i impactes que aquests produeixen.

Podríem dir que el tipus de planificació correspon al nivell de planificació?

Això, serà cert en determinats casos on tot el procés de planificació que determina i gestiona l’activitat de l’entitat sigui única i exclusivament interna a aquesta. Així la planificació estratègica seria el pla, la planificació tàctica el programa i la planificació operativa el projecte.

En els casos on l’activitat de l’entitat depèn de les polítiques de l’administració pública, mitjançant subvencions o la gestió de serveis públics, no podríem dir el mateix. El que formaria el procés de planificació, llavors, seria el pla, programa i projecte de l’administració pública i la planificació estratègica, tàctica i operativa de l’entitat.