Els estatuts és el document més important de l’entitat, la seva redacció i inscripció és absolutament necessària per constituir l’associació.
Els estatuts de l’entitat és el document que defineix l’entitat i regula el seu funcionament. Aquest document és molt important perquè recull la missió de l’entitat i l’activitat que duu a terme, així com totes les disposicions legals que s’han de tenir en compte respecte al funcionament de l’entitat i la regulació dels seus dos principals òrgans: l’Assemblea General i l’òrgan de govern.
També conté disposicions respecte a l’accés i requisits per ser soci de l’entitat i altres qüestions importants per l’entitat com són les següents: domicili social, obligació del sosteniment econòmic de l’entitat, figures i funcions de Presidència, Vicepresidència i Tresorer, duració del mandat de la Junta directiva, dissolució de l’entitat, etc.
Una qüestió cabdal respecte als estatuts de l’entitat és que s’adeqüin a la legislació vigent. Al mateix article primer consta la legislació sota l’empara de la qual estan redactats els estatuts. En el cas de Catalunya, hem de tenir en compte que disposem d’una regulació que va entrar en vigor a l’any 2008 (llei 4/2008, de 23 d’abril) i és la que actualment regula les associacions catalanes.
Els estatuts s’han d’inscriure al Registre de Dret i Entitats Jurídiques del Departament de Justícia de Catalunya.
Una altra qüestió important a tenir en compte és disposar de la Junta directiva actualitzada i inscrita al Registre de Dret i Entitats Jurídiques.
Cada entitat estableix un termini de venciment del mandat dels càrrecs dels membres de la Junta Directiva, el qual, pot anar d’un a cinc anys com a màxim. Dins d’aquest termini, cada entitat estableix el termini que considera més adient per la seva entitat.
En el moment del venciment, l’òrgan de govern ha de convocar assemblea general a fi de procedir a la renovació dels càrrecs de junta. Aquesta renovació es farà tal i com estigui regulat el procediment electoral de l’entitat, bé estigui regulat als estatuts o en un reglament intern.
Una de les principals qüestions a tenir en compte és si l’elecció de Junta es dur a terme mitjançant candidatures individuals o en bloc. En l’últim cas, es presenta una llista amb tots els membres que formen part d’una candidatura i es voten tots alhora.
Tant en un cas com en l’altre, és indispensable presentar la candidatura a la Junta directiva en el termini establert per la seva presentació i previ a l’assemblea.
El dia de l’assemblea de socis i sòcies s’ha de procedir a la votació dels nous membres de Junta. Una vegada escollida, s’ha de presentar al Registre de Dret i Entitats Jurídiques per a la seva inscripció.
En cas que hi hagués alguna variació abans d’acabar el mandat, també s’ha de comunicar al Registre, bé sigui mitjançant una carta de renúncia o el document adient per a cada cas.
Una associació ha de disposar de quatre llibres fonamentals:
- Llibre de socis: Aquest llibre ha de contenir les dades personals i de contacte de totes les persones sòcies de l’entitat, a fi de tenir-les identificades i poder posar-se en contacte amb elles. Actualment, a Catalunya, aquest registre també es pot dur a terme mitjançant un suport informàtic.
- Llibre de voluntaris: Ha de recollir la relació de persones voluntàries de l’entitat i hi ha de constar les dades personals i de contacte de les mateixes. En el cas dels voluntaris i voluntàries, també ha d’haver-hi el compromís del voluntariat signat tant per la persona que ha de dur a terme la tasca voluntària com per la persona representant de l’associació.
- Llibre d’actes d’assemblea: Aquest llibre ha de contenir totes les actes d’assemblea general, ordenades i signades. Actualment, les entitats catalanes no han de diligenciar els llibres i poden aixecar acta mitjançant un suport informàtic però aquestes s’hauran d’imprimir i guardar els plecs de forma ordenada cronològicament i signades per Presidència i Secretari/a.
- Llibre d’actes de junta: Es tracta d’un recull de les Actes de Junta directiva. Igual que les actes d’assemblea, es poden prendre en qualsevol suport, sempre i quan després constin signades i ordenades de manera cronològica.
Dues qüestions fonamentals a tenir en compte respecte al funcionament intern de l’entitat són el funcionament de l’assemblea general i de l’òrgan de govern, a nivell formal.
Tant un com altre òrgan tenen unes facultats dins l’entitat, les quals, estan establertes a les disposicions legals vigents i als estatuts de cada entitat.
En el cas de l’Assemblea General, s’han d’observar una sèrie de requisits, dels quals en destaquen els següents:
- L’Assemblea General Ordinària de l’entitat s’ha de celebrar dins dels 6 mesos després del tancament.
- S’ha d’enviar la convocatòria amb l’ordre del dia establert a tota la base social amb l’antelació que es disposi als estatuts de l’entitat. Aquesta convocatòria s’ha de fer mitjançant el canal que consti als estatuts, poden ser també a través de mitjans telemàtics.
- S’ha d’aixecar acta de l’Assemblea i aquesta l’ha de signar el president/a i secretari/a de l’entitat.
- En relació a l’Assemblea General Extraordinària la pot convocar el President o bé es pot demanar, segons la regulació actual, per un 10% dels socis i sòcies quan ho considerin convenient.
En relació a les reunions de Junta, les principals qüestions a tenir en compte són les següents:
- L’entitat pot establir els terminis per celebrar les reunions de Junta, sempre i quan l’interval no superi els tres mesos.
- De cada reunió s’ha d’aixecar acta, la qual es signarà pel president i Secretari de l’entitat.
El reglament de règim intern, malgrat que no és obligatori, és un document molt recomanable per les entitats i la seva principal funció és desenvolupar matèries ja recollides als estatuts.
Els estatuts i el reglament de règim intern es complementen i és el reglament el que s’adapta a allò que ja està prèviament regulat tant pels estatuts com per la llei vigent.
El reglament de règim intern és un document propi de l’entitat que recull les especificitats de cada associació i són els seus membres els que poden decidir quines matèries s’hi regulen.
Aquest document, entre d’altres qüestions, pot regular temes tant diversos com els que exposem a continuació:
- Categories de socis i sòcies dins l’entitat
- Comissions de treball
- Règim electoral.
- Funcionament de les delegacions
- Règim disciplinari
Habitualment, qui entoma la iniciativa de la redacció del Reglament de Règim Intern és la Junta directiva o un grup de treball designat per la mateixa. S’elabora un primer esborrany que es sol compartir amb d’altres persones de l’entitat i així realitzar un text definitiu.
Aquest text s’ha de presentar en Assemblea General per a la seva aprovació.
(Consulta els altres 5 temes clau)
