Elements per a la justificació d’un projecte

  • Missing rainbows. Font: Silke Gerstenkorn (flickr)

    Missing rainbows. Font: Silke Gerstenkorn (flickr)

  • Paper i boli. Font: Jorge Miente (flickr)

    Paper i boli. Font: Jorge Miente (flickr)

T’expliquem què has de tenir en compte a l’hora de desenvolupar i justificar un projecte.

  1. Presentació del projecte
  2. Formularis i guies de suport
  3. Desenvolupament del projecte i registres
  4. La difusió del projecte
  5. Avaluació de resultats
  6. Justificació econòmica
  7. Conclusions

1. Presentació del projecte

És una obvietat, però cal tenir ben present el projecte presentat, la justificació de la intervenció, el pla de treball i el pressupost. Ens varen aprovar el projecte per fer unes determinades activitats amb uns certs recursos i, per tant, s’ha de respondre en aquests termes.  

En el transcurs del projecte ens podem trobar amb incidències o imponderables que no permetin dur a terme alguna acció tal com s’havia previst. S’ha de revisar si es permet la reformulació del projecte i del pressupost i, en tot cas,  consultar l’entitat finançadora sobre el procediment a seguir. 

L’informe final ha d’admetre una comparació plena, ràpida i fàcil amb la formulació inicial i s’ha de poder establir un paral·lelisme immediat.

▲ Tornar a l'índex

2. Formularis i guies de suport

Les institucions i entitats finançadores estableixen unes bases per cada convocatòria i alguns cops tenen formularis de justificació que són els que s’han d’emplenar. Igualment, poden disposar d’instruccions o guies de suport per a complimentar adequadament cada apartat. S’ha d’atendre acuradament aquestes indicacions.  

Ens podem fixar si hi ha algun telèfon o mitjà de contacte per resoldre qualsevol dubte que ens pugui sorgir en el moment de fer la justificació.

S’han de respectar els terminis d’entrega dels informes establerts a cada convocatòria. En ocasions, la no entrega dels informes en forma i temps no permet accedir a nous ajuts. A més, complimentar adequadament aquests formularis dóna una idea de la qualitat del treball desenvolupat per l’entitat. 

En alguns formularis de justificació s’assenyalen les dades que s’han de recollir. Partir d’aquesta base des de l’inici del projecte ens facilitarà molt la tasca a l’hora de prendre les dades del projecte i d’omplir l’informe final. Tot això, amb independència de la memòria interna que podem elaborar i on recollim moltes més dades o observacions pel nostre interès. 

▲ Tornar a l'índex

3. Desenvolupament del projecte i registres

En el transcurs de desenvolupament del projecte hem d’anar registrant les activitats que es duen a terme, el nivell de participació, les incidències que es produeixen, els resultats que s’obtenen, els recursos humans i materials que hi esmercem.

Una eina com l’Excel ens pot ajudar a recollir tota la informació, omplir-la amb facilitat i poder visualitzar-la d’un cop. És útil reflexionar d’entrada sobre tota la informació que volem recopilar i com es recopilarà per no perdre coneixement del que hem fet. Estandarditzar al màxim els registres permet un ús posterior més senzill, a mesura que fem les activitats, i facilita que qualsevol persona els pugui omplir. 

Podem bolcar en una columna els resultats que es pretén assolir i en quin moment del projecte ho volem aconseguir i anar comparant els resultats esperats amb els obtinguts. D’aquesta manera, detectarem si hi ha desviacions importants i introduir les mesures correctores que considerem adients. Igualment és convenient assenyalar en els casos que sigui possible el nivell o avaluació inicial i, així, verificar el progrés assolit.

En el mateix Excel es pot imputar les hores de cada persona a l’activitat desenvolupada i els recursos materials que s’han utilitzat. Un camp d’observacions permetrà introduir tots aquells elements importants no quantificables però que convé considerar.

Així, amb una ullada podem tenir una visió completa del desenvolupament del projecte i anar-ho actualitzant dia a dia. La feina de més que ens prenem al moment inicial ens estalviarà una feina posterior difícil de recuperar i facilitarà la tasca de canvis o substitucions de persones, sense que el projecte se’n ressenti. 

▲ Tornar a l'índex

4. La difusió del projecte

Ho haguem proposat o no com actuació especifica de la acció proposada, la difusió és un element destacat en molts projectes.

Per una part hem d’estar atents al requisits de les entitats finançadores i col·laboradores a l’hora de fer constar la seva intervenció en tots els nostres materials divulgatius. A part del compliment d’una exigència lògica, constitueix una oportunitat per exposar el nostre impacte institucional i generar confiança en l’entorn.

La difusió pot tenir una vessant interna adreçada als nostres usuaris i associats i una altra externa que ens permetrà donar visibilitat pública a tot allò que fem. Hem de concebre i dissenyar la difusió, més enllà del seu component publicitari, com una eina de sensibilització social, de retorn del que hem rebut, dels processos que hem engegat i dels resultats que hem obtingut. 

Els mitjans audiovisuals actuals i les xarxes socials (twiter, facebook i altres) permeten una incidència social important amb un cost reduït. La continuïtat dels nostres missatges ens acrediten com una entitat viva, pot ser més senzill i eficaç petits impactes continuats que no assolir un gran impacte puntual.

Els registres audiovisuals poden adjuntar-se com annexes a algunes justificacions i en tot cas és un element intern per a la nostra memòria. 

▲ Tornar a l'índex

5. Avaluació de resultats

L’avaluació constitueix un element fonamental en el desenvolupament de qualsevol projecte. Hem de conèixer clarament quins han estat els resultats obtinguts i si són atribuïbles a les intervencions planificades. Al cap i a la fi és el que justifica la nostre intervenció.

En la formulació del projecte hem de fixar allò que mesurarem i com ho mesurarem , quins indicadors farem servir, quina metodologia utilitzarem per obtenir les dades i en quins moments les prendrem.

S’ha de partir d’una avaluació inicial o diagnòstic que situí el punt de partida de cada un dels nostres usuaris, alumnes, pacients, beneficiaris o clients, i que possibiliti per comparança anar establint les millores que es produeixen en el temps. S’han de fixar els moments en que s’avaluaria el projecte, bé en el temps (mensualment, trimestralment, etc) o bé després de cada fase d’intervenció.

L’avaluació pot ser individual i col·lectiva: fixar-nos en el canvi de cada un dels nostres usuaris, en quins aspectes han millorat i en quins no i col·lectivament a fi de dimensionar el conjunt de tot el procés. Així podem verificar si les activitats han estat adequades als nostres usuaris o si hi ha algun desajust bé individual o global.

Els resultats poden ser quantitatius i /o qualitatius, en tots dos casos cal fer l’esforç per objectivar-los al màxim. En aquest sentit, els processos de canvi i transformació social iniciats en un projecte poden no oferir resultats tangibles immediats en un curt termini de temps, però si és important de destacar-los i estar-ne atents. 

És important no obviar aquells aspectes conflictius o els resultats negatius que s’hagin pogut produir en algun dels indicadors. Sempre amb un esperit positiu i constructiu i sense afany crític o demolidor.  Pensem que sempre se n’aprèn més del que no ha funcionat bé que no pas dels èxits assolits. L’avaluació constitueix un element per a progressar com a entitat i com a tècnics. Ens permet adquirir una cultura d’entitat i encetar un procés de millora continuada.

En l’avaluació hem de considerar el nivell de satisfacció dels nostres usuaris. Ens devem a ells i, per tant, mesurar la seva satisfacció és important. Hem de donar vies per a la seva participació i escoltar els seus suggeriments, queixes i demandes. Constitueixen una font d’idees que ens ajuda a millorar els nostres projectes i a explorar noves alternatives i models.

La satisfacció també podem ampliar-la en relació als altres grups d’interès del projecte: als tècnics i professionals que intervenen, als nostres voluntaris i associats. També es pot estendre als nostres donants: hem estat a l’alçada del que esperaven de nosaltres?, en què podem millorar? 

▲ Tornar a l'índex

6. Justificació econòmica

Les bases de cada convocatòria estableixen quins conceptes es poden sol·licitar i com procedir a la justificació de les despeses. Si cal justificar la totalitat del projecte o tan sols la quantitat subvencionada i els requisits que s’han de complir en la presentació de les factures. Hem de fixar-nos bé en quin període s’admeten les despeses i el marge de desviació que podem tenir en cada partida.

En el moment que demanen una factura hem de fixar-nos que consti l’emissor de la factura, el receptor, la data, el concepte, l’impost aplicat. També és necessari estar al dia de la normativa legal que ens pot afectar a fi d’obrar correctament.  

Si en el nostre Excel de partida ens marquem els límits o disponibilitats pressupostàries que tenim en cada concepte, després ens serà més fàcil fer el seguiment i evitar desviacions que al final poden no ser senzilles de resoldre. I hem d’establir a quina partida la podrem imputar.

Per a més informació sobre la justificació econòmica d’un projecte contacteu amb el Servei d’Assessorament Econòmic

▲ Tornar a l'índex

7. Conclusions

Finalment ens correspon un exercici de recapitulació. Més enllà de l’informe final i de la correcta justificació formal del projecte cara al donant, és pertinent fer un exercici intern de l’entitat en el que intervinguin els òrgans directius i tècnics per a extreure les lliçons del projecte, els aprenentatges que haguem pogut fer i plantejar la seva continuïtat, modificació i / o canvi futur.

Bàsicament podem respondre a dues qüestions: l’eficàcia, és a dir fins on hem assolit allò que esperàvem, i l’eficiència, que és la relació d’allò assolit amb els recursos emprats i costos. La inversió de temps i esforços ha pagat la pena?

No ens ha de saber greu arribar a una conclusió desfavorable: allò que fa un temps tenia ple sentit i responia a unes necessitats ara pot no tenir-ho i, per tant, ens exigeix canvis i adaptacions. Sempre és millor ser el gestor del propi canvi que no que vingui imposat de fora. 

▲ Tornar a l'índex