Consells per presentar-se a licitacions públiques
Comparteix
La preparació prèvia és clau, així com conèixer la realitat de l’entitat i del context de treball o organitzar i planificar totes les tasques, des del seguiment diari fins a l'entrega de la proposta.
Les licitacions públiques són contractes que l’administració duu a concurs per a que un ens dugui a terme un cert servei o obra que necessita. Les entitats poden presentar-se per a desenvolupar activitats concretes i rebre recursos per a fer-ho. Per això cal que facin propostes de projectes, en un mercat on competiran amb altres entitats i també amb empreses. És per això que en la redacció de la proposta o oferta les entitats hauran de tenir molt en compte les demandes que es recullen als plecs de la licitació, per tal que la resolució culmini en l’adjudicació del contracte.
És, per tant, un procés complex. És per això que l’Associació Dincat, la Confederació, la Federació ECAS, la FEICAT i la Federació ECOM han creat la guia ‘Comença a licitar!’, on es recullen detalladament totes les passes que cal seguir i els punts claus del procés de licitació. La publicació s’emmarca en l’Estratègia de l’Economia Social i Solidària a Barcelona 2030, liderada per l’AESCAT i l’Ajuntament de Barcelona. Al recurs ‘Com funcionen les licitacions públiques’ es resumeixen les passes que cal seguir per a presentar-se a una licitació que mostra la guia, i a continuació s’esmenten alguns consells que també recull el document.
Fer un seguiment diari
Com amb tots els modes de finançament, estar al dia de les licitacions és primordial per a l’activitat futura de l’entitat, per tal de no perdre cap oportunitat. És per això que, de ser possible, una persona (o equip, si s’escau) hauria de tenir la tasca d’estar pendent de tots els finançaments que surten, siguin contractacions o subvencions. El webinar ‘Com estar al dia de les subvencions’ de Xarxanet recull algunes claus d’això.
Per a les licitacions específicament, hi ha diverses accions que es poden fer. Primer, és interessant subscriure’s a la Plataforma de Serveis de Contractació Pública, una eina molt útil que permet a una entitat rebre les licitacions que prefereixi, i que caldrà revisar diàriament.
També hi ha diverses plataformes que és important visitar cada dia: el Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya (DOGC), l’apartat ‘Contractació’ del Cercador d’Informació i Documentació Oficials (CIDO), el Boletín Oficial del Estado (BOE) i especialment l’apartat ‘Contratación del Sector Público’ , la plataforma de contractació pública de l’AMB...
Planificació prèvia
Igual d’important que la consulta constant de les diferents plataformes de publicació de licitacions és la bona planificació i organització de la tasca de l’entitat referent a les subvencions. Per començar, és interessant tenir un calendari de licitacions passades per tal de fer una previsió anual. Aquí pot ser útil consultar el ‘Calendari de finançaments’ de Xarxanet.
Aquestes dades poden ajudar als equips de les entitats a preparar licitacions amb antelació. En aquest sentit, també és important tenir a mà tota la documentació que pugui ser necessària, així com haver decidit prèviament una mínima estructura comuna per a totes les ofertes que presenti l’entitat: portada, índex, apartats...
Anàlisi del sector i la competència
En relació amb el tema de la planificació i del seguiment diari, i tenint en compte que la contractació pública és un mercat complex i amb un funcionament feixuc, pot ser interessant fer una anàlisi del context: quins són els actors clau, quina és la competència, mantenir una actualització constant pel que fa a les tendències i canvis del sector...
Una acció que és molt recomanable fer és revisar les licitacions passades i els seus informes. Això permetrà a l’equip comprendre els criteris d’adjudicació i posar el focus en certs àmbits de la seva proposta i millorar d’altres, optimitzant l’oferta per a augmentar les possibilitats d’èxit.
Altres formes de comprendre el funcionament del sector i adaptar-s’hi són: analitzar licitacions similars, revisar informes de valoració, conèixer els convenis laborals de referència, establir acords de cooperació amb altres entitats i institucions...
Anàlisi del sector i la competència
Cal no oblidar que qui durà a terme els contractes de les licitacions són les persones que treballen a l’entitat. És per això que és important organitzar al detall l’equip d’estructura, i deixar ben lligats els procediments que cal seguir en cada cas y estadi de la redacció de projectes. Això implica algunes accions.
Com s’ha esmentat més amunt, és molt recomanable que hi hagi una persona o, encara millor, un equip de persones, dedicat exclusivament al seguiment i la gestió de les subvencions i, entre elles i especialment, de les licitacions. Així, caldrà establir un equip de treball que incorpori diversos perfils i habilitats, amb tanta especialització com ho permeti la mida de l’entitat: coneixement de l’ecosistema públic, especialització en redacció de projectes, expertesa en anàlisi econòmica i coneixements específics sobre el sector d’activitat de la licitació.
En aquest sentit, i també tenint en compte que l’equip de persones treballadores de l’entitat serà el que durà a terme les tasques del contracte, caldrà establir un sistema per a la presa de decisions, que permeti valorar les oportunitats que sorgeixen. Això vol dir tenir en compte coses com la solvència econòmica i tècnica, la data d’entrega de la proposta, el marge econòmic de la licitació, les possibilitats de l’equip i l’estratègia a seguir.
Una altra qüestió a tenir en compte en l’organització interna, relacionada amb això últim, és la bona gestió dels recursos materials. Això vol dir preguntar-se si es tenen els equips o eines necessàries per a dur a terme el projecte i, en cas de resposta negativa, contemplar la possibilitat que siguin cedides com a part del contracte.
Una licitació interessa: i ara què?
Si tota la preparació prèvia esmentada s’ha fet, hauria de ser més aviat fàcil trobar licitacions interessants per l’entitat i presentar-s’hi. Això sí: caldrà llegir els anuncis de les licitacions amb deteniment, buscant qüestions clau com l’objecte del contracte, el període de presentació, els criteris i la solvència. Un cop s’hagi confirmat que aquesta licitació pot ser d’interès per l’entitat, s’hauran d’analitzar els plecs que la conformen per assegurar-se que l’equip té possibilitats de dur a terme el contracte. I aquí és primordial el plec de condicions tècniques, que permetrà valorar el volum de feina, recursos humans i materials necessaris. Això també implica tenir al cap els costos laborals que suposarà, quines despeses s’hauran d’assumir, siguin directes o indirectes...
Un dels apartats més feixucs és l’oferta econòmica. Evidentment, com més barata sigui la proposta, més opcions tindrà l’entitat de ser contractada. Tanmateix, s’ha de fer una anàlisi detallada dels costos, desglossant cada apartat i fent una estimació referent a l’estructura, la gestió, els possibles imprevistos... Per tant, realment, baixar una mica el preu està bé, però sempre s’ha de fer de manera global, tenint en compte els altres criteris i equilibrant i deixant constància de tot allò que l’entitat pot oferir.
La secció amb més contingut, i potser la més interessant, és l’oferta tècnica. Aquí és on una entitat es pot lluir, oferint propostes innovadores i creatives, i aportant valor als criteris bàsics establerts per l’oferta. Això no obstant, cal assegurar-se que cada apartat de la proposta respon directament a aquests criteris, de manera concisa i clara, i identificant les especificitats que l’organisme contractant valora més, aprofitant, si cal, continguts d’altres propostes exitoses però sempre adaptant-los a la licitació que toca.
