Les 6 fases del cicle de gestió del voluntariat a les entitats

F Pere Tarrés
Autor/a: 
Joan Rosinach
 Font: Ajuntament Esplugues de Llobregat
Les organitzacions s’han de plantejar quina és la millor manera de gestionar el voluntariat. Font: Esplugues de Llobregat
 Font: Ajuntament Esplugues de Llobregat
És important que tota l’entitat s’impliqui en el bon funcionament del cicle del voluntariat. Font: Esplugues de Llobregat

Les 6 fases del cicle de gestió del voluntariat a les entitats

F Pere Tarrés
Resum: 

És un model que facilita el funcionament del voluntariat a l’entitat i que, gràcies a la visió global que aporta, permet a l’entitat reflexionar sobre el model que vol i necessita.

El cicle de gestió del voluntariat no se centra només en àrees concretes, sinó que permet tenir una visió integral de totes les fases de col·laboració entre la persona voluntària i l’organització. És un model que facilita el funcionament del voluntariat i que, gràcies a la visió global que aporta el cicle, permet a l’entitat reflexionar i decidir quin model de gestió del voluntariat vol i necessita, d’acord amb les seves activitats i la seva dimensió, o d’altres variables com les persones destinatàries, els serveis que ofereix o el territori on té influència.

Les organitzacions s’han de plantejar quina és la millor manera de gestionar el voluntariat i aprofitar els seus recursos perquè aquest se senti atès i, al mateix temps, s’obtingui el millor resultat de la col·laboració. Encara que pugui existir la figura del coordinador/a del voluntariat, és important que tota l’entitat s’impliqui en el bon funcionament del cicle. L’enfocament de treball ha d’abraçar des de les accions prèvies al primer contacte amb el voluntariat fins a les relatives a la relació que manté el voluntari o voluntària amb l’organització a posteriori.

L’esquema bàsic del cicle del voluntariat incorpora els elements següents:

Fase de preparació

Inclou tots aquells elements que serveixen per contextualitzar el voluntariat de manera transversal i s’estableix la manera de gestionar-lo. Les accions que cal desenvolupar en aquest sentit, es concreten en tres grans línies:

  • Estructura organitzativa
  • Planificació
  • Sistematització dels processos

La importància del voluntariat en les organitzacions fa necessària la presència d’una figura encarregada, tant pel que fa a la gestió com a la coordinació. L’existència o no d’un referent en l’àmbit del voluntariat constitueix la primera peça per al futur desenvolupament del projecte. El pas següent consisteix a desenvolupar un pla de voluntariat, on es defineix una orientació evident per al conjunt de l’organització i que permet assegurar-se que l’equip comparteix les mateixes línies generals d’actuació.

Al final d’aquesta primera fase s’estructuren els mecanismes que serviran de guia per a la gestió i la coordinació de les persones voluntàries. La sistematització dels processos en l’àmbit del voluntariat no s’ha d’interpretar com una major instrumentalització d’aquest col·lectiu per als objectius de l’organització, sinó com una manera de facilitar la coordinació del voluntariat amb la resta d’agents que formen part de l’entitat. A més, pot agilitar processos, fet que permet incrementar el temps destinat a les relacions personals.

Fase de definició

Engloba tots aquells elements que l’organització ha de considerar en el procés previ a la incorporació de les persones voluntàries. Un element important que cal tenir en compte en la fase de definició és la concordança entre la missió i els valors de l’organització i els de la persona voluntària. El treball se centra, concretament, en els elements següents:

  • Definició de perfils
  • Captació de noves persones col·laboradores
  • Selecció o assignació

Les descripcions dels perfils s’han d’haver fet, en part, en el moment d’elaborar el pla de voluntariat, però s’aniran concretant tant en el moment de la definició dels mateixos com en els posteriors passos de captació i selecció. La política de captació que es defineix a l’entitat ha de permetre detectar on es poden trobar els perfils definits, i determinar els canals necessaris per arribar-hi. Finalment, els processos de selecció i assignació han de garantir que l’organització incorpora les persones adequades per cobrir els perfils descrits.

Per tant, aquesta fase implica respondre a un seguit de qüestions, entre les quals es podrien

  • Quines són les tasques que pot dur a terme la persona voluntària a l’entitat?
  • Quins tipus de persones es necessiten?
  • On es poden trobar aquestes persones?
  • Es fa una selecció entre totes les persones que s’ofereixen?
  • Com es fa aquesta selecció?
  • Hi ha establerts uns criteris d’assignació per a les noves persones voluntàries?

Fase d’incorporació

S’hi inclouen tots els processos que es duen a terme a partir del moment en què l’organització accepta la persona després de la selecció i quan la persona decideix definitivament incorporar-se al projecte. L’entitat disposa d’una nova col·laboració i ha d’engegar diversos processos propis d’aquesta fase, com la formalització del compromís voluntari, i el procés d’acollida i incorporació. La importància d’aquesta fase rau en el fet que, deixant de banda l’entrevista de selecció, es tracta del primer contacte de la persona amb l’entitat.

En aquest punt és important establir d’alguna manera el compromís de l’entitat i la persona voluntària. És recomanable fer-ho per escrit, on es clarifiquin les expectatives de les dues parts perquè avui dia la legislació exigeix l’acord escrit en qualsevol organització. Tota entitat ha de disposar d’aquest document, que explicita la relació i constitueix la base de la col·laboració. L’acord ha d’incloure els drets i les obligacions d’ambdues parts, com a mínim els que estableix la Llei del voluntariat i una assegurança, però també la flexibilitat perquè les dues parts se sentin còmodes.

La carta de compromís és l’expressió escrita de la relació desinteressada del voluntariat i, com a tal, és aconsellable que estigui redactada en un llenguatge adequat a l’estil de l’entitat i de la relació que s’estableix a partir d’aquest moment. Cal evitar la terminologia tècnica o confusa que pugui distanciar el document de la realitat comuna a les dues parts. El moment de la signatura del compromís s’ha d’enfocar com un pas més del procés d’acollida, per evitar que es converteixi en un tràmit administratiu que li resti valor.

Fase de desenvolupament

És l’etapa de més durada en la relació de les persones voluntàries amb l’entitat. És la fase que reflecteix la vida del voluntariat a l’entitat i, per tant, també l’etapa en què hi ha més àrees d’acció en referència a la gestió del voluntariat. Organització, formació, comunicació, participació i seguiment són els eixos al voltant dels quals pivoten les accions, en què la seva incidència pot recaure en més d’un. Cal tenir en compte que, durant aquesta fase, una activitat realitzada per l’organització no sempre serà atribuïble exclusivament a un dels eixos anteriors.

La perspectiva integral de la trajectòria del voluntariat dins de l’organització es potencia durant aquesta etapa. Sovint, es considera que ja s’han dedicat esforços a la coordinació del voluntariat en les fases prèvies de preparació, definició i incorporació, i llavors, una vegada que la persona ja col·labora, les energies s’orienten cap a la seva tasca o responsabilitat. Durant aquesta fase, convé que la persona responsable mantingui el contacte amb el/la voluntari/ària i que s’estableixin reunions amb responsables del projecte per fer-ne un seguiment.

Fase de reconeixement

És una de les fases de més importància per fomentar la implicació del voluntariat. La característica que defineix tot el voluntariat és que la seva aportació és gratuïta i, per tant, es descarta la percepció d’aportacions econòmiques o en espècie per fer la seva tasca. No obstant això, l’agraïment i el reconeixement es troben entre les obligacions de l’entitat i es poden plasmar de múltiples maneres, amb l’existència de canals de participació del voluntariat. Pel que fa al reconeixement, ha d’anar molt més enllà de qüestions concretes i valorar la globalitat de l’aportació.

Per això, cal analitzar els perfils i les motivacions de la persona voluntària per esbrinar com entén la persona el reconeixement. Perquè aquest sigui real i el voluntariat el percebi i el valori, hi ha criteris comuns (McCurley, S.; Lynch, R., 1996):

  • No s’ha d’oblidar mai el reconeixement al voluntariat.
  • El reconeixement ha de ser continuat i freqüent.
  • S’han d’utilitzar o combinar diversos mètodes.
  • Les accions han de ser sinceres i mai forçades.
  • S’ha de valorar també a la persona, a més de la seva tasca.
  • Les accions han d’estar directament relacionades amb els resultats.
  • Les diferents accions de reconeixement han de ser consistents entre sí.
  • El reconeixement ha de ser immediat o pròxim a la tasca valorada.
  • El reconeixement s’ha d’adaptar a les característiques o els perfils del voluntariat.
  • Cal ser coherent reconeixent allò que l’entitat valori més.

Es poden diferenciar les accions de reconeixement segons la seva visibilitat. Entre les més visibles s’inclourien les cartes d’agraïment, per exemple. Els mecanismes menys visibles es fan en el dia a dia i resulten ser més intangibles. També es pot distingir segons el seu grau de formalitat, el formal es caracteritza per disposar d’accions, en més o menys grau, establertes i planificades dins del funcionament de l’organització. El reconeixement informal comprèn aquelles accions diàries en què s’agraeix de manera directa l’aportació de la persona.

Fase de desvinculació

La desvinculació implica la desaparició de les obligacions mútues que s’estableixen formalment al principi per mitjà de la carta de compromís del voluntariat. Les organitzacions han de ser conscients que aquest moment forma part de la trajectòria de la persona com a voluntari o voluntària i és necessari viure la desvinculació com una etapa més en el cicle del voluntariat. Tant la persona que es desvincula com la mateixa entitat necessiten gestionar la sortida. Les organitzacions haurien de disposar de sistemes de gestió de la desvinculació.

Aquest moment es pot utilitzar en positiu des de tota mena d’entitats per plantejar una reflexió, ja sigui al voltant de la gestió d’aquesta persona, sobre les seves funcions i la forma de desenvolupament a l’entitat. També en relació amb els aprenentatges i els aspectes de millora i els instruments múltiples de gestió de la sortida de l’entitat com poden ser una entrevista, una enquesta de valoració o una trucada telefònica posterior a la sortida, unes accions quepoden ser complementàries entre si.

Aquest recurs s’ha basat en la publicació Manual de gestió del voluntariat que es pot trobar a la biblioteca de Xarxanet.