La primera fase del cicle de voluntariat posa la pedra angular de la resta del procés. Engloba tots aquells elements que l’organització ha de considerar en els passos previs a la incorporació de les persones voluntàries. Un element important que cal tenir en compte en la fase de definició és la concordança entre la missió i els valors de l’organització i els de la persona voluntària. El treball se centra, concretament, en els elements següents:

• Definició de perfils
• Definició i difusió de l'oferta
• Entrevista de candidatures i selecció

Les descripcions dels perfils s’han d’haver fet, en part, en el moment d’elaborar el pla de voluntariat, però s’aniran concretant tant en el moment de la definició dels mateixos com en els posteriors passos de captació i selecció. Algunes qüestions que caldrà contemplar als perfils són: edat, idiomes que parla, valors i actituds que ha de demostrar, motivacions que duen a la persona a fer voluntariat i disponibilitat.

La política de captació que es defineix a l’entitat ha de permetre detectar on es poden trobar els perfils definits, i determinar els canals necessaris per arribar-hi. Una forma pràcticament garantida de trobar voluntariat és publciar l'oferta a les diferents borses de voluntariat disponibles. Algunes plataformes són: Crides al Voluntariat de Torre Jussana, Borsa de Voluntariat de Barcelona Inclusiva, Voluntariat en un clic i Connecta't al voluntariat de la Generalitat de Catalunya. També caldrà publicar l'oferta a les xarxes socials de l'entitat i a la seva web, com a mínim.

És important que la crida no transmeti pura necessitat i interés. Contràriament, el voluntariat partirà d'un fonament instrumental, i això minvarà la seva capacitat transformadora. Una forma d'evitar això és incoporar testimonis a les publicacions i sessions de captació.

Finalment, els processos de selecció que es faran mitjançant entrevistes han de garantir que l’organització incorpora les persones adequades per cobrir els perfils descrits. Durant l'entrevista caldrà recollir dades personals, esbrinar quines són les expectatives de la potencial col·laboració, conèixer si té experiències de voluntariat previes, comprendre el grau de compromís, i, a l'hora, oferir-li informació sobre l'oferta i la missió i els valors de l'entitat. Serà recomanable lliurar un dossier que inclogui una informació clara sobre l'activitat.

Un cop formalitzada l'entrada de la persona voluntaria a l'entitat, és el moment d'iniciar la seva tasca. Hi ha alguns processos que defineixen aquesta fase:

• Pòlissa d'assegurances i acreditació
• Presentació a l'equip
• Inici de l'acció voluntària

Abans de començar a l'acció voluntària, caldrà que la persona que s'acaba d'incorporar estigui coberta amb la pòlissa d'assegurança de Responsabilitat Civil i Accidents. Un cop confirmat això, és el moment en què el nou voluntariat pot rebre, de ser el cas, l'objecte, dispositiu o vestuari que l'acredirarà com a tal. Pot ser un moment amb una certa cerimònia per a aprofitar i presentar les noves incorporacions a la resta de l'equip i a l'estructura.

Un cop fet això, ja es pot donar pas a l'acció voluntària, sempre, evidentment, amb acompanyament i suport.

És una de les fases de més importància per fomentar la implicació del voluntariat. En tota tasca voluntària és primordial fer un acompanyament a tot l'equip per a garantir un treball amable i coordinat. Això es pot fer al voltant de tres eixos:

• Suport personalitzat i calendaritzat
• Recollir les necessitats del voluntariat
• Obrir espais d'intercanvi

El seguiment de les persones voluntàries ha de ser constant, des de l'acollida fins la desvinculació. Es tracta de fomentar el sentiment de pertinença, fer que les persones se sentin escoltades tot fomentant una comunicació fluïda i garantint la participació. L'intercanvi constant entre el voluntariat i l'entitat és necessari no només per a mantenir l'equip implicat, sinó també perquè aquestes són les persones que estan al peu del canyó, i escoltar les seves opinions i aportacions permetrà a l'entitat millorar la seva tasca.

A banda de l'acompanyament, mantenir un voluntariat implicat també demana d'accions de reconeixement per part de l'entitat. És cert que la característica que defineix tot el voluntariat és que la seva aportació és gratuïta i, per tant, es descarta la percepció d’aportacions econòmiques o en espècie per fer la seva tasca. No obstant això, l’agraïment i el reconeixement es troben entre les obligacions de l’entitat i es poden plasmar de múltiples maneres, amb l’existència de canals de participació del voluntariat.

El reconeixement ha d’anar molt més enllà de qüestions concretes i valorar la globalitat de l’aportació. Es poden diferenciar les accions de reconeixement segons la seva visibilitat. Entre les més visibles s’inclourien les cartes d’agraïment, per exemple. Els mecanismes menys visibles es fan en el dia a dia i són més intangibles. També es pot distingir segons el seu grau de formalitat, el formal es caracteritza per disposar d’accions, en més o menys grau, establertes i planificades dins del funcionament de l’organització. El reconeixement informal comprèn aquelles accions diàries en què s’agraeix de manera directa l’aportació de la persona.