Les rodes de premsa en temps de confinament

En els temps actuals, s’ha d’apostar per convocatòries eminentment no presencials. Per això, és preferible fer un ús reservat de la documentació per garantir la participació dels mitjans de comunicació durant el desenvolupament de la roda de premsa. Resulta oportú no distribuir la documentació a l'inici i fer-la pública en els espais web corporatius al finalitzar les intervencions previstes i abans del torn de preguntes. D'aquesta manera s'evitarà que els mitjans es desconnectin i no facin el seguiment corresponent de l’acte.

En acabar la roda de premsa, és imprescindible enviar un correu electrònic a tots els mitjans amb tota la documentació que habitualment es lliura en la convocatòria. Aquests materials també hauran d'estar accessible a través de la pàgina web, amb les fotos de la roda de premsa, possibles imatges de recurs, unes declaracions en format àudio per a mitjans radiofònics, i un enllaç al canal de YouTube de l’entitat on es pugui consultar i descarregar l'enregistrament del desenvolupament de la roda de premsa.

Més enllà de la convocatòria de mitjans habitual per correu electrònic i amb possibles recordatoris per mitjà de trucades telefòniques, la situació actual pot suggerir la possibilitat de crear una llista de difusió a través de WhatsApp amb els telèfons de periodistes que prèviament hagin facilitat el seu contacte, fet que s'ha d'especificar amb claredat en la convocatòria de la roda de premsa. Així, es pot anar enviant successivament les imatges o documents amb les dades a mesura que es vagin presentant en la compareixença.

Tot i haver d’optar per compareixences en format virtual, en cas que les limitacions de mobilitat i les mesures restrictives es relaxin, entra la possibilitat de buscar alternatives a la roda de premsa virtual habitual i es pot pensar en una presencial o mixta. En tots els casos, és vital parar atenció a la configuració de la taula de les persones intervinents, amb mascareta i amb la distància legal. També posar tots els esforços en què es realitzi en un espai obert, com pot ser un pati interior o, fins i tot, en un espai públic.

Per tal de garantir l'aforament permès, i encara que vagi en contra de les pràctiques habituals, cal demanar confirmació d'assistència, amb les explicacions pertinents per part de l’entitat organitzadora. La distància entre la premsa i la taula informativa o el faristol ha de ser respectada igualment. Si resulta impossible oferir la roda de premsa a l’aire lliure, la sala ha d’estar desinfectar-se abans de l’assistència i un cop acabat l’acte.

L’organització també ha de posar a disposició de les persones assistents gel hidroalcohòlic, i vetllar pel manteniment de la distància de seguretat en tot moment, tant entre la premsa com entre les persones compareixents. Els lavabos han de romandre tancats i la sala ventilada després de l’esdeveniment. Si es reparteixen dossiers i/o bolígraf abans de la presentació, cal fer-ho amb guants i mascareta.

Una bona alternativa en moments de menys restricció pot ser habilitar canals digitals per al seguiment en directe que es combinin amb l'assistència presencial. Per exemple, redactors/es via digital i fotògrafs i televisió presencials. En cas que es decideixi aquest format, és important tenir en compte que cal donar resposta tant a periodistes que es troben in situ com a professionals de la comunicació que ho segueixen en la distància.

Per aquest motiu, resulta necessari establir canals estables i segurs entre les persones que duen a terme la intervenció i la resta de personal assistent. S’ha d’establir com i quan es faran les preguntes i quina informació es dona abans, durant i després de l’acte. Per a una millor organització, seria important sol·licitar al mitjà de comunicació el perfil de les persones que s’enviaran.

Com en la combinada, en aquest format és imprescindible assegurar-se que les capacitats tècniques permeten aquesta opció, ja que si no és així pot resultar contraproduent i l’acte pot acabar sent caòtic. Cal cuidar que tothom pugui preguntar, com passa en el cas de la combinada, i que les qüestions no es quedin a l’aire. En aquest context, la funció de la persona moderadora és fonamental per controlar cada pregunta i també el temps de resposta.