Interpretació de balanços (I). Conceptes bàsics
Les entitats no lucratives, com qualsevol altre tipus d'organització, necessiten tenir ben controlada la seva gestió econòmica. Però sovint les persones que les dirigeixen no tenen coneixements en aquesta àrea específica.
Per tal de donar eines de gestió als membres dels Òrgans de Govern que es troben en aquesta situació, s'inicia amb aquest una sèrie de recursos a on s'explica, en termes generals, en què consisteix l'anàlisi dels balanços, des de la vessant de les entitats no lucratives.
L'anàlisi dels estats financers d'una entitat és un instrument de treball, que ha de servir a les persones implicades a la seva direcció, i també a terceres persones relacionades.
Permet conèixer més profundament com funciona l'entitat a nivell econòmic, saber com controlar els costos o com es poden utilitzar els recursos de forma més eficient, de manera que amb els mateixos recursos es puguin oferir serveis amb major qualitat o que arribin a més beneficiaris... en definitiva, permet assolir un projecte sòlid i, sobretot, sostenible.
Qualsevol procediment d'anàlisi cal plantejar-ho seguint un ordre determinat. L'anàlisi dels estats financers, en concret, té tres fases diferenciades:
- Comptabilitat: és el registre de tots i cadascun dels moviments econòmics de l'entitat, tots aquells que són reals i que es poden quantificar en una magnitud en diners. És la fase a on es genera la informació.
- Diagnòstic: consta de dos sub-fases:
- Anàlisi: es fa la observació i anàlisi de les dades que proporciona la comptabilitat, mitjançant diverses tècniques i procediments.
- Interpretació: a partir dels resultats obtinguts a l'anàlisi, cal obtenir una sèrie de conclusions.
- Planificació: quan ja es disposa del diagnòstic obtingut amb les conclusions provinents de la fase anterior, i a partir del seu estudi, cal planificar cap a on ha d'anar l'entitat i prendre les decisions oportunes en aquest sentit, per tal de mantenir o millorar els resultats que s'hagin obtingut.
A mesura que vagi passant el temps i es vagi repetint l'anàlisi en períodes successius, s'aniran obtenint dades i es podrà anar comprovant si l'entitat va en la direcció adequada.
Cal fer esment a que, per completar la informació aportada per la comptabilitat de l'entitat i poder fer una anàlisi més acurada de la seva situació financera, caldrà tenir en compte altres dades que poden tenir una certa influència:
- Informacions de tipus general: cal tenir en compte la situació econòmica general de l'entorn, que no són controlables per part de l'entitat: un canvi polític, la situació conjuntural de crisi o de períodes de més bonança...
- Informes sectorials: en funció de quin sigui el sector a on treballa l'entitat, caldria mirar de trobar dades comparatives amb altres entitats o empreses que fan una activitat similar, per veure la seva situació pròpia en comparació amb les del seu entorn.
- Informacions relacionades amb l'entitat: cal tenir en compte també dades de l'entitat que no figuren a la comptabilitat, com ara les que es refereixen a aspectes legals, generals, financers, comercials, dels recursos humans de que disposi... ja que aquestes podrien arribar a tenir influència en el futur a la seva situació financera.
Els objectius de l'anàlisi són variats en funció de qui sigui el destinatari de la pròpia anàlisi.
Si el destinatari és la direcció de l'entitat, l'objectiu serà consolidar els punts forts i corregir els punts febles que es detectin.
Si els destinataris són els seus creditors, o algú que hagi de proporcionar finançament, com per exemple les entitats bancàries, la finalitat serà la de saber de quina solvència i liquiditat es disposa.
Abans d'iniciar l'anàlisi de les dades, i per garantir la seva fiabilitat, cal que l'entitat estigui segura que els estats comptables s'han confeccionat aplicant correctament els principis i normes comptables, i tenir present que la situació és la d'una entitat en funcionament, és a dir, que es dona una situació de continuïtat en la seva activitat.
També, com a punt de partida, cal tenir clars determinats conceptes importants en la comptabilitat, i que s'analitzen en els següents apartats d'aquest recurs: l'actiu, el passiu, el patrimoni net, els ingressos i les despeses.
L'actiu està composat pels béns, drets i altres recursos controlats per l'entitat, independentment de si són o no de la seva propietat.
Forma part de l'estat comptable balanç de situació.
Perquè un element pugui ser considerat actiu, cal que compleixi determinats requisits:
- L'entitat ho ha de controlar econòmicament, i ha de poder utilitzar-lo o bé treure'n algun profit. Per exemple, uns ordinadors que no estan en condició d'ús i estan emmagatzemats, no es podrien considerar actiu encara que fossin propietat de l'entitat.
- Cal que sigui resultat d'una operació feta en el passat, bé per haver estat comprat o per haver estat produït directament per part de l'entitat. Per exemple, una opció de compra, o un contracte de prestació serveis signats abans de què s'hagi generat el propi servei, no es consideraria actiu.
- Ha de tenir el potencial de produir beneficis econòmics, per exemple, convertir-se en efectiu o equivalent, o bé per intercanviar per un altre actiu o bé per cancel·lar un deute.
- Ha de ser probable que, bé a partir de la seva capacitat de produir beneficis econòmics, bé a partir del seu ús o explotació, produeixi per a l'entitat beneficis o rendiments econòmics o socials. Per exemple, si s'han dedicat recursos per recerca o investigació pels quals no s'espera que arribin a obtenir resultats vàlids, no es podran reconèixer com a actiu perquè no s'arribarà mai a generar beneficis a partir d'aquests recursos utilitzats.
- S'han de poder valorar en termes monetaris (en euros) amb fiabilitat.
El passiu, juntament amb el patrimoni net, constitueix l'estructura financera de l'entitat. Representa els fons que li permeten finançar l'adquisició de tots els elements que conformen l'actiu. Per tant, serien com "l'altre cara de la moneda" vers l'actiu. Així, la suma de passiu més patrimoni net sempre ha de coincidir amb el total de l'actiu.
El passiu és tot allò que l'entitat li deu a tercers, és a dir, els deutes que té.
Forma part de l'estat comptable balanç de situació.
Cal fer esment a que en el passiu només apareixen les obligacions en que ja hagi incorregut l'entitat, no aquelles que, encara que té compromeses, encara no s'han produït. Un exemple molt clar seria un contracte laboral amb una data determinada de finalització prevista. L'entitat estaria obligada legalment a satisfer sou i seguretat social durant tota la durada del contracte, però en el seu passiu només figuraran el net de la nòmina, l'IRPF o el deute amb la Seguretat Social meritats mes a mes, i que encara no hagin estat liquidats, però no els que corresponen a tota la durada acordada del contracte.
Tampoc es registraran com a passius les "intencions". Per exemple, si es té previst atorgar uns premis, no es reconeixeran com a deute fins que no s'hagin adjudicat als seus beneficiaris.
Finalment, una regla útil per saber quan procedir a registrar un passiu seria que es compleixi la condició que, per a liquidar la obligació que generarà, sigui probable que s'hagi de lliurar algun actiu (ja sigui deutes a cobrar, béns, o diners efectius), i sempre que es pugui valorar de manera fiable.
El patrimoni net es defineix per diferència: és el que queda dels actius, un cop deduïts tots els passius que tingui l'entitat, és a dir, el que quedaria dels actius un cop s'haguessin liquidat tots el deutes.
Forma part de l'estat comptable balanç de situació.
S'identifica amb els fons propis de l'entitat, és a dir, el resultat acumulat al llarg de la seva existència. Pot tenir origen en:
- Les aportacions realitzades a la constitució de l'entitat (per exemple, els fons dotacionals que s'han d'aportar a la constitució de les fundacions).
- Els resultats que s'han anat generant en els diversos exercicis (pèrdues i guanys)
- Variacions de valor dels actius o dels passius que no formin part del resultat (ajustos patrimonials provinents de variacions de valor, per exemple).
- Subvencions o donacions de capital o plurianuals no reintegrables que encara no hagin passat a formar part del resultat de l'exercici.
Les entitats, en el desenvolupament de la seva activitat, poden prestar serveis o vendre béns, així com tenir establertes quotes socials, ser beneficiaris de subvencions o donacions... tots aquests "fets econòmics" fa que puguin percebre diners o generar drets de cobrament al seu favor (actius) que es faran efectius al seu venciment.
Aquests fets econòmics són els ingressos de l'entitat, i ho són independentment de si s'han cobrat o no.
De la mateixa manera, les entitats necessiten adquirir determinats béns o serveis, com ara la contractació de personal, materials, despeses de telèfon, llum o assegurances, el lloguer del local de la seva seu...
Les despeses es produeixen quan l'entitat obté una contraprestació real per part de tercers, és a dir, quan es produeix el "consum" del recurs: la mà d'obra dels seus treballadors, el consum de l'electricitat del local, quan compra materials per les activitats...
Al realitzar despeses, es contrauen obligacions de pagar per elles a qui li hagi subministrat el bé o servei. Per tant, causaran un augment del passiu (si el pagament es deixa a deure), o bé una disminució de l'actiu (si es fa efectiu, ja que disminuiran els diners que tingui l'entitat).
Tant els ingressos com les despeses formen part de l'estat comptable compte de resultats o compte d'explotació.
És molt important diferenciar entre ingressos i cobraments, i també entre despeses i pagaments.
Només seran conceptes equivalents quan hi ha una coincidència temporal en el moment en què es produeixen tots dos.
Per a una correcta anàlisi, l'entitat haurà de registrar en la comptabilitat l'ingrés o la despesa en el moment en què es produeixi, i no quan es produeixi el seu respectiu cobrament o pagament.
