En primer terme, cal tenir present que l’autoliquidació trimestral del model 111 s'ha de fer de forma telemàtica durant els vint primers dies naturals dels mesos d’abril, juliol, octubre i gener. En aquest últim cas, en relació amb les quantitats satisfetes i retingudes en el quart trimestre de l'any anterior (d'octubre a desembre).
A més a més, cal assenyalar que el model 111 s’ha de presentar sempre que l’entitat no lucrativa tingui persones treballadores en plantilla, encara que no hi hagi retencions, o quan hagi contractat serveis amb una persona que treballa per compte propi.
Quan una entitat ha de declarar retencions o ingressos a compte de l’IRPF, per exemple, per pagament a un/a treballador/a autònom/a o un/a conferenciant, o per beneficiar-se d’algun premi; inicialment, ha de comunicar-ho a Hisenda.
Alhora, si durant un trimestre no s’han satisfet rendiments subjectes a retencions o ingressos, també és necessari comunicar a l’Agència Tributària la baixa al cens de retenidors. En ambdós casos, aquesta comunicació es fa amb el model 036, que es pot obtenir al web de l’Agència Tributària.
És a dir, l’organització primer ha de presentar l’alta amb el model 036, posteriorment, ha de lliurar el model 111 i, en el moment que deixi de tenir els comptes amb retencions, haurà de presentar de nou el model 036 indicant la baixa. Aquest procediment s’haurà de repetir les vegades que sigui necessari, quan una entitat només tingui persones que treballen de forma interrompuda.
En la declaració censal de baixa, a més, és necessari que es concretin les causes. El cessament d’activitat professional és una causa habitual, per exemple, quan es deixa de necessitar un/a treballador/a autònom/a. No obstant això, hi poden haver altres raons acceptades.
Cal tenir en compte que, si no es presenta la baixa censal, es dona per fet que encara es manté la inscripció al cens. Per tant, durant aquest temps s’han d’anar presentant les declaracions o autoliquidacions periòdiques corresponents i l’Agència Tributària pot anar requerint la presentació del model 111.
Per tant, en el moment que una organització comença o deixa de tenir les obligacions de retencions o ingressos cal comunicar-ho a l’Agència Tributària. En cas que l’administració detecti que s’hauria d’haver presentat el model 111 i que ho notifiqui a l’entitat, imposarà una sanció que habitualment és de 200 euros (encara que pot reduir-se, si es paga en els terminis indicats en la notificació).
En cas que l’organització s’adoni abans de rebre la notificació, podrà presentar la documentació pertinent, encara que sigui fora de termini, amb un recàrrec segons el temps que hagi passat des del venciment.
Per tal de resoldre dubtes en referència a aquesta qüestió o altres relatives a la gestió d'entitats no lucratives es pot accedir als serveis d’assessorament i d’acompanyament.
