El Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, va publicar el passat 11 de febrer un protocol de conservació de patrimoni documental per a arxius d’associacions culturals. Aquest protocol ha estat desenvolupat per la Direcció General del Patrimoni Cultural i la Direcció General de Cultura Popular i Associacionisme Cultural.

Formes part d'alguna de les més de 5.000 entitats culturals que hi ha a Catalunya? Has pensat que la teva documentació pot ser útil en el futur?

T'ajudem a fer una bona gestió dels arxius amb el nou Protocol de conservació de patrimoni documental

https://t.co/jTtbeaeIeI pic.twitter.com/Ct2tcHD0J5

— Cultura (@cultura_cat) February 11, 2021

L’objectiu d’aquest protocol és vetllar pel patrimoni documental, oferint metodologies bàsiques per a la gestió i conservació del fons documental de més de 5000 associacions culturals del territori català. El protocol és una eina per orientar uns primers tractaments documentals per a les associacions, aportant unes pautes bàsiques, tant en el tractament analògic com el tractament digital.

El protocol està estructurat en els següents apartats:

• Què és i per a què serveix un arxiu.
• Breu descripció del marc legal i normatiu.
• La gestió de documents, conceptes, beneficis i metodologia.
• Les accions i línies de suport a la gestió documental ofertes des del Govern.
• Una terminologia tècnica bàsica.
• Referències normatives i bibliografia.

El protocol també especifica amb quines tecnologies de suport és millor treballar per digitalitzar tot el fons. També indica com, quan i amb quina periodicitat s’han de fer les còpies de seguretat de tot l’arxiu, i on s’ha de desar aquestes còpies.

A part d’aquestes pautes bàsiques, el protocol també recomana la proposta d’entregar l’arxiu de l’associació a l’arxiu públic més proper. Aquest fet no fa perdre’n la titularitat de l’arxiu i la documentació. A part, d’aquesta manera es garanteix la preservació, el seu accés públic i la seva difusió a la ciutadania.

Aquest protocol neix arran de la celebració, l’octubre de 2019, de la Primera Jornada d’Arxius i Associacionisme. Durant aquella jornada es va anotar que hi ha moltes consultes relacionades amb la gestió documental d’aquestes entitats.

El protocol està disponible en aquest enllaç.