El certificat digital, una eina imprescindible per a les entitats
Comparteix
-
Les entitats del tercer sector han de disposar d’un certificat digital per complir amb les obligacions fiscals. Font: Canva. -
El certificat digital permet identificar l’entitat davant l’Agència Tributària i accedir a les notificacions electròniques. Font: Canva.
Les entitats del tercer sector necessiten disposar d’un certificat digital per identificar-se davant l’Agència Tributària i gestionar les seves obligacions fiscals en línia amb totes les garanties legals.
El certificat digital és un arxiu electrònic emès per una autoritat de certificació que permet acreditar la identitat d’una persona o d’una entitat davant l’Administració pública. Té la mateixa força legal que una signatura manuscrita i assegura que les comunicacions siguin segures, confidencials i no puguin ser manipulades.
Per a una associació o fundació, disposar-ne no és un simple avantatge, sinó una necessitat imprescindible: sense ell no es poden presentar declaracions fiscals, accedir a notificacions electròniques ni sol·licitar certificats oficials. El certificat facilita també una gestió més eficient, estalvia temps i paper i aporta seguretat jurídica, ja que la normativa estableix que les notificacions electròniques es consideren rebudes al cap de deu dies encara que no s’hagin obert.
El marc legal que l’obliga
La Llei 39/2015 de Procediment Administratiu Comú estableix que totes les persones jurídiques han de relacionar-se amb les administracions per mitjans electrònics. Això inclou associacions, fundacions i qualsevol altra entitat del tercer sector. A més, la normativa tributària fixa que les notificacions fiscals només es practiquen de manera telemàtica.
Això implica que, si una entitat no consulta la seva bústia electrònica, la notificació es dona per feta igualment, amb possibles conseqüències com sancions o la pèrdua de terminis per presentar al·legacions. Per aquest motiu, és essencial mantenir el certificat vigent, acreditar correctament la representació legal i establir protocols interns perquè algú revisi regularment la bústia de l’AEAT.
Tipus de certificats i opcions disponibles
Per a les entitats sense ànim de lucre, el certificat adequat és el de representant d’entitat, que autoritza una persona a actuar legalment en nom de l’organització. Hi ha altres certificats, com el de persona física, que pot utilitzar un assessor registrat com a col·laborador social per fer tràmits en nom de tercers.
També hi ha alternatives com el DNI electrònic o el sistema Cl@ve PIN, pensats per a persones físiques. Tot i això, aquests sistemes no serveixen per a les gestions fiscals d’una entitat, ja que l’Agència Tributària exigeix expressament el certificat de representant. Per tant, qualsevol associació o fundació que vulgui funcionar amb normalitat ha de disposar d’aquest certificat propi i actualitzat.
Com obtenir-lo, renovar-lo o revocar-lo
El procés d’obtenció del certificat digital sol incloure tres passos clars. Primer, cal fer la sol·licitud a la Seu electrònica de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), que genera un codi vinculat a l’entitat. Segon, la persona que ocupa la representació legal de l’associació ha de desplaçar-se a una oficina de registre autoritzada amb la documentació acreditativa: DNI, NIF de l’entitat, certificat d’inscripció al registre i documentació de la representació. Un cop verificades les dades, es pot descarregar i instal·lar el certificat al navegador.
Els certificats de la FNMT tenen una vigència de dos anys, però també hi ha entitats certificadores que ofereixen terminis més llargs, de fins a cinc anys. La renovació es pot fer un mes abans de la caducitat i és recomanable establir un sistema d’avisos interns. També és important revocar-lo immediatament si hi ha un canvi en la junta, la pèrdua del fitxer o sospita d’ús indegut.
Incidències més habituals
Són freqüents alguns errors en la gestió del certificat. La caducitat és la més comuna i pot bloquejar la presentació d’una declaració o l’accés a notificacions. També és habitual oblidar la contrasenya o perdre el fitxer, cosa que obliga a revocar el certificat i sol·licitar-ne un de nou. A més, quan hi ha canvis en la representació legal, és imprescindible anul·lar l’antic certificat i tramitar-ne un altre per evitar que algú sense competències pugui actuar en nom de l’entitat.
Aquests problemes mostren la importància de tenir protocols interns ben definits i una persona responsable de fer-ne el seguiment.
Bones pràctiques de gestió
Per utilitzar el certificat digital de manera segura, és recomanable designar una persona responsable que en tingui la custòdia i eviti que s'usi de forma compartida. Cal fer còpies de seguretat encriptades, protegides amb contrasenya i guardades en un suport extern.
És útil portar un registre dels tràmits realitzats i establir rutines per revisar sovint la bústia electrònica de l’Agència Tributària. També és recomanable comunicar una adreça electrònica de contacte per rebre avisos quan hi hagi notificacions pendents. Finalment, la formació de la persona responsable és clau: ha de conèixer tant els passos tècnics d’instal·lació i renovació com les implicacions legals que comporta l’ús del certificat.
Conclusió
El certificat digital no és només una formalitat tècnica, sinó un requisit essencial per al bon funcionament de qualsevol entitat del tercer sector. Permet complir amb les obligacions fiscals, assegurar la defensa davant possibles sancions i reforçar la seguretat jurídica de l’organització.
Mantenir-lo al dia, establir protocols interns i vetllar per la seva bona gestió són accions bàsiques per garantir que les entitats continuïn treballant amb transparència i eficiència.
