Crear un espai on poder gaudir lliurement d’una activitat sol ser un procés complex, i és fàcil que sorgeixin malentesos entre les persones membres o de cara a la burocràcia que caldrà fer. És important que abans de començar qualsevol tràmit s’hagin debatut i posat sobre la taula qüestions com quina serà exactament la temàtica de l’associació, l’estructura, el funcionament, les activitats que es voldran fer, el nivell d’implicació de cada persona...

Es tracta de preguntar-se si realment es vol fer una associació o només és una excusa per a trobar-se, i és que mantenir una entitat com aquesta no és una feina fàcil, i cal que les persones estiguin involucrades i motivades.

Caldrà fer-se preguntes com: per a què és l’associació exactament? Com definir el tema en una frase? Quins són els objectius? Perdurarà l’interès en el temps? Es tracta, amb tot, d’aterrar la idea.

Abans de presentar l’associació al registre, les persones membres s’hauran de reunir en un acte formal de constitució. D’aquest acte hauran de sortir dos documents: l’acta fundacional, on s’especifica el propòsit d’associar-se, per al qual és aconsellable seguir aquest model; i els estatuts, que poden estructurar-se segons aquest model, i que hauran de ser registrats pel Departament de Justícia de la Generalitat de Catalunya.

Aquests documents s’hauran d’adjuntar en la formalització de la inscripció del Registre d’Associacions de la universitat en qüestió, ja un cop inscrita al Registre de la Generalitat o Estatal.

Una vegada entregats tots els documents, l’associació universitària ja pot començar la seva activitat. El primer serà preparar un espai que pugui funcionar com una seu. Com ja s’ha assenyalat, el més segur és que la universitat faciliti aquest lloc a les entitats, així com el material que hi pot anar a dins, si s’escau.

Un altre pas pot ser definir els rols. La majoria d’universitats demanen la denominació d’un interlocutor o interlocutora per al registre de l’associació, però un cop creada caldria assenyalar qui porta la presidència, la comunicació, la tresoreria... També és important definir aquí el funcionament, la periodicitat de les reunions organitzatives, el protocol per a l’entrada o sortida de membres, els sistemes de participació i decisió, la relació amb la universitat...

El següent és assegurar una comunicació constant amb la comunitat d’estudiants. Una associació pot registrar-se amb tres membres, però el més aconsellable és tenir-ne més, per tal d’assegurar la continuïtat de l’activitat i l’entrada de noves idees. Així, és aconsellable crear un petit pla de comunicació, obrint alguna xarxa social i estructurant-la segons la temàtica i els objectius de l’associació, posant-hi un logo i omplint-la de contingut. També és interessant fer això abans del registre, per aconseguir fidelitzar alguns membres abans de l’inici de l’activitat.

Després ja es poden començar a programar activitats. El millor és mantenir un calendari, per tal de no trepitjar-se. És important no fer definitiva una activitat fins que no es tinguin decidides coses com el dia, l’horari, l’espai, el tipus...