10 eines per a la gestió eficient del temps

Les entitats sense ànim de lucre, les associacions o les ONG treballen per a millorar la societat. Per a fer-ho, aquests organismes poden tenir persones treballadores o persones voluntàries que entomen el dia a dia de l’entitat. Això suposa que les feines han d’estar ben equilibrades i ben distribuïdes.

Moltes vegades hem escoltat frases com ‘El dia hauria de tenir més de 24 hores’ o ‘No arribo a coll’. Són frases que descriuen perfectament que necessitem ser més eficients o tenir menys tasques encarregades. El problema de tot això es que, després d’haver escoltat aquesta frase repetidament, no hi poseu solució i arriben les situacions d’estrès.

Mitjançant la tecnologia digital podem intentar millorar la gestió eficient del temps i de la distribució de tasques d’equips. Són múltiples les aplicacions que us poden ajudar a gestionar millor el vostre temps i administrar millor un equip.

A continuació us fem una descripció de tot un seguit d’eines que podran ajudar les vostres entitats a tenir una millor cura de la vostra massa social.

Tomtato Timer

Tomato Timer és una pàgina web inspirada en el mètode Pomodoro. Pomodoro és un mètode de control del temps, dissenyat per Francesco Cirillo als anys 80, que consisteix a treballar en porcions de 25 minuts. Un cop arribats als 25 minuts, la persona pot gaudir d'uns 5 minuts de descans. Un cop arribats als 100 minuts de treball, la persona pot gaudir d'uns 15 minuts de descans. Tomato Timer és un cronòmetre que cada 25 minuts, avisa a l'usuari o usuària que ha de descansar 5 minuts. Tomato Timer té diverses opcions, entre elles la d'activar el cronòmetre mitjançant enllaços de teclats.

Hamster Indicator

Hamster és un programa disponible per la distribució Ubuntu de GNU/Linux. El trobareu al centre d'aplicacions d'Ubuntu. Mitjançant aquest programa, cada cert temps us anirà sortint un recordatori per registrar la feina que esteu fent al moment. Cada vegada que registreu una feina, podeu afegir una etiqueta descriptiva. Mitjançant les etiquetes i les feines, posteriorment podreu analitzar quant de temps tardeu a fer una feina concreta o quant de temps us ha comportat treballar en un projecte.

Odoo

Odoo és una eina molt potent que us ajudarà a gestionar els projectes i els temps que disposeu per a cada tasca o projecte. Mitjançant Odoo podreu crear diversos projectes. A cada projecte, podreu crear diferents llistes de tasques. Aquestes tasques poden tenir diversos estatus, com «en execució» o «finalitzada». I a cada tasca li podeu assignar el temps que heu tardat en fer-ho. Més tard, podreu analitzar totes les tasques i veure, en quin projecte heu destinat més hores. Odoo és un CRM i ERP molt complet. Per instal·lar Odoo necessiteu tenir bons coneixements de servidors i d'eines d'aquest tipus.

TeamViz

TeamViz és una eina que permet registrar tot el temps que dediqueu als vostres projectes. Utilitza la tècnica pomodoro, però aporta moltes més solucions. Amb el compte gratuït de TeamViz podreu gestionar projectes, veure la planificació de resolució de tasques, configurar els registres mitjançant etiquetes i veure informes i estadístiques. TeamViz també té aplicacions per dispositius mòbils, però només és per la versió de pagament.

OpenProject

OpenProject és una aplicació que serveis per gestionar projectes, assignar tasques a persones i administrar recursos. Mitjançant OpenProject podreu gestionar millor els projectes de la vostra entitat, saber en quin punt estan, que els hi falten i quan de temps límit teniu. També podreu gestionar les tasques de les persones que s’encarreguen de treballar en els projectes.

OpenProject és una eina molt completa que és de progmari lliure. Aquesta versió d’OpenProject us la podeu descarregar gratuïtament i instal·lar en un servidor propi. També podeu fer ús d’OpenProject des del seu cloud.

OrangeScrum

OrangeScrum és una altre eina que permet gestionar els projectes de la vostra entitat. És una eina perfecte per petites entitats o associacions. Mitjançant OrangeScrum podreu crear projectes, gestionar-los, assignar tasques a persones, gestionar el temps de compleció de les tasques, visualitzacions de diferents calendaris i realització de diferents diagrames de Gantt.

OrangeScrum té una versió de programari lliure que us la podeu descarregar gratuïtament i instal·lar en el vostre servidor. La versió de programari lliure té menys opcions que la versió de pagament, però és una opció molt bona. També disposa d’una aplicació per dispositius Android i iOS.

Project-open

Project-open és una eina que s’instal·la en un servidor i que permet gestionar projectes. La gestió dels projectes es pot fer mitjançant metodologies ‘Scrum’ i ‘Kanban’, dos metodologies que s’utilitzen per la gestió de tasques i equips. També permet fer una visualització a l’estat dels projectes mitjançant diagrames de Gantt.

Project-open és programari lliure i gratuït. Té diferents versions per instal·lar en servidors, màquines virtuals i versions per ordinador.

Taiga

Taiga és una aplicació que té llicència de programari lliure i que serveix per gestionar projectes. Taiga utilitza metodologies ‘Scrum’ i ‘Agile’. Disposa de taulers, llistes de tasques, wikis, gestió d’incidències amb tiquets i possibilitat d’ampliar l’aplicació amb altres aplicacions.

Taiga disposa de moltes opcions per a fer-la servir. Disposa de varis plans, des de plans gratuïts fins a plans de pagament. També disposa d’una opció per entitats, associacions i ONGs amb un preu molt econòmic. Taiga disposa també d’aplicació per dispositius mòbils Android i iOS.

Tuleap

Tuleap és una eina per gestionar projectes ideal per entitats amb equips petits. Mitjançant Tuleap podreu crear projectes, gestionar tasques, gestionar entregues de treballs, elaborar informes, gestió d’incidències i gestió documental. Tuleap també permet integrar aplicacions de tercers.

Una particularitat que té Tuleap és la possibilitat de connectar amb el repositori Git. Mitjançant aquesta connexió es pot guardar diverses versions de projectes, tot guardant les múltiples diferències.

Tuleap és una aplicació de programari lliure. Disposa de versió gratuïta per a ser instal·lada en qualsevol ordinador amb distribució GNU/Linux CentOS.

MyCollab

MyCollab és una aplicació que permet gestionar projectes i gestionar equips de treball. Amb MyCollab podreu gestionar tasques, problemes, riscos, objectius i calendaris de treball. MyCollab també permet, mitjançant la integració de mòduls, de l’ús d’un gestor de relacions (CRM) i un gestor de documents.

El codi de MyCollab el podreu trobar al seu respositori de GitHub. MyCollab té llicència de programari lliure i està disponible per Windows, GNU/Linux i MacOS.