La digitalització de les entitats sense ànim de lucre és un repte que algunes organitzacions ja estan resolent. Encara, però, hi ha moltes que tenen pendent aquesta qüestió. Mostra d’això són les dades recollides per la Fundación Esplai, ja que només el 10% de les entitats entrevistades ja ha iniciat el procés de transformació digital.

En aquest sentit, també ha detectat que més de la meitat (64%) de les cinquanta entitats participants “són conscients de la importància de l’estratègia digital i a poc a poc estan millorant”. A més, el 24% assenyala que “l’àmbit digital es valora com a important per al seu futur, però malgrat això no s’avança”.

Igual de contundents són les xifres presentades per la Taula del Tercer Sector: “un 96% de les entitats del tercer sector són conscients de la necessitat de digitalitzar-se, però només un 28% han començat un procés de transformació digital”.

Per tant, si les entitats són conscients d’aquesta mancança, per què no han iniciat ja el procés? El finançament, la manca de competències i d’estratègia són per aquest ordre les barreres principals que argumenten les entitats per no haver començat ja el camí cap a la digitalització, tal com assenyala Fundación Esplai al seu informe. La pandèmia ha accelerat els processos de digitalització i, en alguns casos, ha posat de manifest les mancances en competències digitals en el tercer sector. Per tot això, hi ha institucions i entitats que s’encarreguen de guiar d’altres en el seu procés de transformació digital.

La digitalització com a motor de canvi

La Universitat Oberta de Catalunya (UOC) col·labora amb entitats del tercer sector i arran de les consultes i demandes d'assessorament rebudes durant el confinament, Susanna Tesconi i Gemma Abellán, professores dels Estudis d'Informàtica, Multimèdia i Telecomunicació, i de Psicologia i Ciències de l'Educació; van crear un equip d’eines per ajudar a fer el pas a entorns virtuals o mixtos amb el Toolkit UOC per a la transformació digital d’entitats socials.

Aquest 'kit', que s'actualitza constantment, proporciona coneixements (amb fitxes, guies i tests), orientacions i experiències que les entitats han incorporat en funció de les seves característiques: "és un recurs obert perquè hem vist que cada entitat ha de buscar la solució que necessita", diu Tesconi. Per la seva banda, Abellán comenta que en un primer moment les entitats van intentar emular els processos que seguien en la presencialitat, però el seu objectiu ha estat fer palès que "aquest moment ha suposat una oportunitat per repensar les coses i fer-les d'una altra manera, tenint en compte els avantatges i desavantatges que implica la no presencialitat", en definitiva, "utilitzar la tecnologia per coses que abans no havíem pensat".

En aquest sentit, Gemma Abellán explica el cas de Surt, perquè en un moment en el qual tothom buscava l'eina més potent per fer videoconferències, la fundació va optar pel WhatsApp per fer les formacions, ja que moltes usuàries es trobaven en una situació de pobresa de dades i aquesta aplicació era la que més usaven i coneixien. Tal com expliquen, les entitats han buscat la manera d'adaptar-se a la nova realitat, tenint en compte el perfil de les persones usuàries i repensant l'ús de les tecnologies que ja empraven. "S'han vist altres maneres de fer les coses i en alguns casos han suposat millores", reflexionen.

Des de la UOC i les entitats han treballat en la incorporació de la tecnologia fins i tot en situacions en què semblava impossible. Per exemple, El Llindar tenia el repte de continuar amb la formació no presencial de cursos de marqueteria i, en aquest cas, van crear unes caixes de material que els/ les alumnes es podien endur a casa: "els materials són físics i les formacions i informacions són digitals", explica Susanna Tesconi.

La transformació interna de les entitats

DigitalizaciONG és un projecte que acompanya les entitats sense ànim de lucre en el seu inici cap a la transformació digital de la gestió interna. Fundación Esplai realitza aquest programa que es va iniciar a l’estiu amb l’autoanàlisi i diagnòstic per saber el grau de digitalització de les entitats, un procés que va ajudar-les a fer la primera valoració i reflexió de les necessitats en aquesta matèria.

Natàlia Parra, tècnica de projectes de cooperació a Yamuna –una de les fundacions participants-, explica que van decidir fer un pas endavant: “tenim molts projectes i molta feina a fer i volíem buscar alguna manera d’optimitzar els recursos i organitzar-nos millor”, comenta. L’entitat, que treballa amb diversos col·lectius a Madagascar i l’índia, explica que volien començar digitalitzant la seu de Barcelona, on treballen quatre persones. Parra comenta també, però, que són conscients que el procés de digitalització en aquests altres països encara està molt lluny.

Des que va començar el programa, l’equip d’experts/es s’ha reunit en diverses ocasions amb les quinze entitats seleccionades d’arreu de l’Estat espanyol. Al llarg d’aquests mesos han pogut aprendre els fonaments de la transformació digital i han obtingut recursos i serveis digitals, com ara Microsoft Office 365 o Google Workspace.

Gabriel González, responsable d’innovació a Fundación Esplai comenta que van demanar el compromís de les entitats participants, però que en alguns casos és difícil el seguiment: “és complicat que en entitats petites hi hagi una persona que es dediqui només a l’àmbit digital, perquè sovint aquestes persones fan diverses tasques”. En aquest sentit, Natàlia Parra explica que tot l’equip de treball de Yamuna a Barcelona assisteix a les formacions i a partir d’aquí seleccionen les eines i programes que millor s'adeqüen a la seva feina.

La formació a les persones que hauran d’emprar les eines digitals és, precisament un dels factors clau per a l’èxit. “És important que les persones usuàries puguin utilitzar les noves eines de forma autònoma. Per això, formem els treballadors/es de les entitats perquè puguin treure el màxim profit dels programes”, explica Pere Canal, informàtic de Suport Tercer Sector, que també ajuda les entitats socials en la seva digitalització.

Els reptes que planteja el canvi

Un neguit que comparteixen les entitats és l’àmplia oferta d’eines per treballar de forma digital. Davant de tantes opcions de vegades comparar-les pot comportar molts maldecaps i es fa complicat escollir-ne una.

Per això, també és important la tasca de les entitats que guien en la digitalització: “Hi ha tantes opcions en aquestes eines que comptar amb els professionals ens ha ajudat a estalviar temps i, d’aquesta manera, no hem hagut de desxifrar la informació”, diu Sílvia Urbina, responsable de comunicació i administració de Justícia i Pau.

A més a més, un dels problemes amb què es travaven les entitats sense ànim de lucre era la manca d’organització en el treball. Natàlia Parra, de Yamuna, comenta que abans de començar el programa DigitalizaciONG ja empraven alguns recursos digitals, “però cadascú tenia el seu sistema”. Urbina coincideix: “Ara podrem tenir-ho tot unificat i tothom, amb diferents permisos, hi podrà accedir. No tindrem la informació escampada”.

A més, aquest procés ha d’estar en consonància amb els objectius i el compromís de les entitats. Així ho comenten des de Justícia i Pau: “més enllà de la pandèmia, està servint per acompanyar-nos cap a formes més modernes de treball que ja permet la tecnologia actual, sense renunciar als nostres objectius, en harmonia amb els valors que defensem”.

Es fa palès, per tant, que l'ús de les tecnologies és positiu per a les entitats del tercer sector, encara que no hi ha receptes màgiques ni vàlides per a tothom, tal com insisteixen Susanna Tesconi i Gemma Abellán. Elles indiquen que cal temps per utilitzar les noves tecnologies i és important avaluar constantment l'ús que se'n fa per aplicar canvis i millores. "Les entitats que millor han funcionat són les que tenen flexibilitat", afegeix Tesconi, una qualitat imprescindible per adaptar-se als canvis.

Malgrat això, la digitalització facilita el fet de documentar, compartir coneixements útils per a altres persones i fer xarxa. "Sembla que cada vegada les entitats hagin de reinventar la roda i potser no cal", diu Abellán. En paraules de Tesconi "la digitalització ajuda en la intel·ligència col·lectiva".