Pedro Álvarez: "Les entitats que han resolt la gestió tecnològica de la informació són molt poques"

Pedro Álvarez, coordinador de SinergiaTIC, desgrana la trajectòria de l'entitat tecnològica i parla de la necessitat d'una eina CRM per una bona gestió de les organitzacions.

Com neix SinergiaTIC?

Ara fa 10 anys que el Jaume Albaigès i jo vam quedar un dia i vam veure que hi havia una necessitat evident de cultura tecnològica, de coneixement i aprofitament. Ens vam posar d'acord en què era un projecte que havia d'impulsar el propi sector.

Vau fer una associació.

Era evident que havia de ser un projecte no lucratiu i aquesta era la fórmula més senzilla. Vam convocar algunes entitats i catorze van apostar pel projecte quan només era una idea. Es van donar d'alta i ens van permetre desenvolupar les eines. Va ser com una mena de micromecenatge.

En què consisteix el vostre CRM i com ens pot ajudar?

És un tipus d'eina molt coneguda en altres àmbits d'actuació. Una eina de gestió comercial, d'atenció a clients que, si la traduïm a l'entorn social, ens serveix per gestionar la base social i complementar eines de gestió de recursos humans. L'eina, que es diu SinergiaCRM, ve a suplir aspectes poc coberts per la tecnologia en l'àmbit social com la captació de fons, l'atenció directa, la comunitat i la gestió de programes.

En el nostre sector, les eines estàndard no cobrien la multirelació, les donacions, les subvencions... Vam decidir que havíem de fer això perquè vam fer una investigació i no hi havia eines. Vam agafar una eina existent com a base, que és SugarCRM, i li vam posar una capa per sobre adequant-la a les necessitats del tercer sector. L'única condició que ens vam posar per buscar l'eina va ser que fos de codi obert perquè qualsevol entitat se la pugui descarregar o se la pugui endur si marxa.

Per què?

Apostem per la sobirania tecnològica. Volem que les entitats puguin ser autònomes en la gestió de la tecnologia i evitar els riscos de la propietat, del canvi de tarifes i del canvi d'orientació del desenvolupament, de la discontinuïtat, de la desaparició... No tenim dependències de tercers, per tant, podem desenvolupar fins a l'infinit.

També ens permet dissenyar estructures de costos segons criteris que creiem més adients pel sector, és a dir, fem projectes més equitatius en funció del volum de l'entitat. No venem llicències i fa 10 anys que mantenim les quotes. El codi lliure suposa autonomia, pots fer el que vulguis amb aquest programa, tens flexibilitat de desenvolupament i econòmica i, per tant, és més sostenible.

"El codi lliure suposa autonomia, pots fer el que vulguis amb aquest programa, tens flexibilitat de desenvolupament i econòmica i, per tant, és més sostenible"

Amb quines entitats treballeu?

Treballem amb més de 150 entitats entre usuàries del CRM i sòcies. Un percentatge important són entitats petites. Hem aconseguit que entitats que no s'ho podien plantejar tinguin a la seva disposició un programa potent. També en tenim de molt grans. El gruix d'entitats treballen en dos grans blocs que són l'atenció directa i la salut.

Per què necessitem un CRM?

Per unificar la informació: quan un nom surt en tres excels, dos acces i una agenda, l’entitat no pot ser eficient. Som el sector més eficaç del món perquè tot surt, el problema és l’eficiència dels recursos que esmercem. Unificar bases de dades de socis, de contactes del butlletí, d'usuaris, de famílies, d'administració pública o de finançadors és molt important.

Necessitem que els noms surtin una única vegada. Som els reis de l'excel. Fas un esdeveniment i obres un excel, i per la llista de socis un altre excel, i un formulari per la captació de fons que va a parar a un altre excel. És eficaç però ineficient el dia que has d'enviar un llistat de contactes. No tens una visió única.

"La informació al nostre sector és una obligació legal però també ètica"

A més, centralitza les dades.

Això optimitza els processos i els fa encara més eficients. Això vol dir treballar de manera pautada i estructurada.

I també hi ha l’explotació adequada de la informació. Et permet treure informes de la teva activitat, poder ser transparent i que tota l’organització parli el mateix idioma. La propietat de la informació no és de les persones sinó de l’organització mateixa.

Hi ha una altre motiu que és una conseqüència de tot això.

La protecció de dades. En els excels, per molt bé que els fem, no sabem qui canvia el grau de discapacitat. La informació al nostre sector és una obligació legal però també ètica. Maneguem informació sensible, de salut, de violència de gènere, d’exclusió social... Aquesta eina et permet protegir-la i auditar els canvis.

El tecnològic és un del principals reptes de les entitats? 

Crec que estem començant a treure el cap, però és un repte absolut. De fet, és una necessitat i la pandèmia ho ha accelerat. També és un risc perquè l’oferta tecnològica és infinita. Hem d'abordar aquesta obligació de manera ordenada, òptima i amb valors. L’excés de tecnologia pot ser tan dolent com l’absència. Les entitats que ja han resolt la gestió de la informació en tecnologia són un percentatge molt menor. El repte ara és saber triar.

Com podem triar?

Eines CRM n’hi ha però hi ha elements que ens han de fer segmentar. Per una banda, que sigui de codi obert ens permet compartir, per altra, el nivel de personalització i adaptació a les necessitats del tercer sector i, per últim, la cobertura de projectes i recursos. No hi ha cap eina més que doni aquestes visions. Ens encantaria que n'hi hagués més perquè les entitats poguessin triar. Un CRM no pot ser l'eina de la responsable de comunicació, ha de ser l'eina de tota l'organització.

Treballeu en remot.

Sempre, des del primer minut. Som 13. Gestionar un equip a distància és tot un repte, però ens permet comptar amb professionals no condicionats per l’ubicació.

Cap on mireu?

Amb el desè aniversari hem arrencat el pla estratègic. Fugim de la paraula èxit. No el medim pel número d'entitats que tenim sinó perquè estiguin fent un ús adequat de la tecnologia. Volem ajudar a escollir, apostar no només per ser una eina de referència sinó per ampliar les veus sobre l'ús de la tecnologia a través de la formació i el suport. L’esperança és ser un referent en tot el que té a veure amb tecnologia i tercer sector.