Un cop tingueu instal·lada l’aplicació i l’inicieu, el primer que haureu de fer és crear un llibre. El llibre és on es queda tot registrat, és l’arxiu que es guarda tota la informació. Els passos són els següents:

1. Haureu de seleccionar una moneda principal. En el vostre cas, haureu de seleccionar l’euro.
2. Us demanarà unes noves opcions del llibre, on podreu establir el nom de la vostra entitat i informació variada. Aquesta informació de l’entitat, la podeu introduir en la pestanya ‘Empresa’.
3. A continuació, haureu d’escollir els comptes en els quals voleu treballar. Una petita descripció dels comptes que potser us poden interessar més, és la següent:
   • Actius fixos: en el qual podeu registrar el valor d’un immoble o d’altres propietats.
   • Compte d’inversió: en el qual podeu registrar els imports que destineu a un pla d’estalvi, accions, bons i les seves despeses variades.
   • Comptes comuns: en els quals podreu registrar els imports de la caixeta en metàl·lic, assegurances, benzina, aparcament, comestibles, impostos, material d’oficina, aplicacions informàtiques, dietes, regals, electricitat, aigua, gas, telèfon, transport públic... Segurament és el compte que fareu servir més.
   • Préstec hipotecari: on haureu de registrar el valor de les despeses, interessos i valor dels préstecs.
4. Depenent de la situació econòmica de la vostra entitat, haureu de seleccionar un compte o d’altres. Cal tenir molt clar, que això són categories genèriques. La clau està en poder crear nous comptes. Però primer, seleccioneu els comptes que més us interessin.
5. Un cop seleccionats els comptes, veureu que podeu configurar els comptes. Podeu canviar el nom, el tipus i afegir un import, com a saldo d’obertura.
6. Per últim, haureu d’indicar on voleu guardar el llibre. Podeu guardar el llibre en aquests tipus de fitxers:
   • xml: ideal per guardar-lo en local.
   • Mysql: ideal per guardar-lo en una base de dades local o remota (Internet). Aquesta opció és més complicada de configurar, però permetria accedir al vostre llibre des de qualsevol ordinador que tingui instal·lat GNUCash.

Amb els comptes creats, el que s’ha de fer és començar a registrar les operacions. GNUCash és un sistema de doble entrada o sortida, el que significa que per cada registre es registrarà la procedència i el destí. Per exemple, si cobrem una factura per un servei determinat, haurem de cobrar la factura al compte «Ingressos», «Ingressos per cobrament de factures» i es registrarà a on desarem els diners, sigui un compte bancari o un compte en metàl·lic.

Per registrar els ingressos o despeses, és molt senzill. Per exemple, si cobrem un ingrés per cobrament d’una venda de marxandatge, cal clicar dos cops sobre el compte «Ingrés», «Ingrés per venda de marxandatge». Us sortirà una pantalla amb unes files i columnes, semblant a un full de càlcul. Allà trobareu les següents capçaleres:

• Data: data de l’operació.
• Número: per si hi hagués una referència, com per exemple, un número de factura.
• Descripció: descripció de l’operació. En el nostre cas, venda de marxandatge i el nom del client.
• Transferència: aquesta opció és un desplegable on podreu seleccionar el compte on es guardaran els diners. Per exemple, podreu seleccionar el «compte bancari» o «compte metàl·lic». Recordeu que podeu crear tants comptes com comptes bancaris tingueu.
• Càrrec: l’import que heu pagat.
• Ingressos: l’import que us han ingressat.
• Saldo: el saldo actual d’aquest compte.

El que heu de fer és introduir les dades corresponents i es quedarà registrat. Veureu que tots els camps que estan enllaçats al camp «transferència» quedaran registrats amb els imports que vosaltres indiqueu.