Controla la tresoreria de l’entitat amb GNU Cash

GNUCash utilitza una terminologia molt característica i molt pròpia, que possiblement sigui difícil d’entendre. Un cop explicada els dubtes s’esvaeixen molt fàcilment.

• Llibre: és el fitxer on es guarda tota la documentació. En aquest llibre es registren tots els canvis financers. Aquest llibre pot estar guardat en XML, MySQL o PostgreSQL.
• Comptes: són categories on es poden registrar entrades i sortides de diners. Per exemple: el tipus de compte ‘actius fixos’ i podreu registrar el valor d’un vehicle o d’una casa. El tipus de compte ‘comptes comuns’ hi podreu registrar despeses en llibres, material d’oficina, compte corrent, etc.
• Transferència: no fa referència a una transferència de diners. Significa d’on venen els diners o han d’anar. D’aquesta manera no s’han d’entrar diversos asentaments.

GNUCash està disponible per GNU/Linux, Windows i OS/Mac. Els processos d’instal·lació són ben senzills.

• GNU/Linux: podeu instal·lar l’aplicació des del rebost d’aplicacions de la vostra distribució GNU/Linux.
• Windows: Podeu descarregar-vos l’aplicació en aquest enllaç.
• Mac OS/X: Podeu descarregar-vos l’aplicació a partir d’aquest enllaç.

Un cop tingueu instal·lada l’aplicació i l’inicieu, el primer que haureu de fer és crear un llibre. El llibre és on es queda tot registrat, és l’arxiu que es guarda tota la informació. Els passos són els següents:

1. Haureu de seleccionar una moneda principal. En el vostre cas, haureu de seleccionar l’euro.
2. Us demanarà unes noves opcions del llibre, on podreu establir el nom de la vostra entitat i informació variada. Aquesta informació de l’entitat, la podeu introduir en la pestanya ‘Empresa’.
3. A continuació, haureu d’escollir els comptes en els quals voleu treballar. Una petita descripció dels comptes que potser us poden interessar més, és la següent:
   • Actius fixos: en el qual podeu registrar el valor d’un immoble o d’altres propietats.
   • Compte d’inversió: en el qual podeu registrar els imports que destineu a un pla d’estalvi, accions, bons i les seves despeses variades.
   • Comptes comuns: en els quals podreu registrar els imports de la caixeta en metàl·lic, assegurances, benzina, aparcament, comestibles, impostos, material d’oficina, aplicacions informàtiques, dietes, regals, electricitat, aigua, gas, telèfon, transport públic... Segurament és el compte que fareu servir més.
   • Préstec hipotecari: on haureu de registrar el valor de les despeses, interessos i valor dels préstecs.
4. Depenent de la situació econòmica de la vostra entitat, haureu de seleccionar un compte o d’altres. Cal tenir molt clar, que això són categories genèriques. La clau està en poder crear nous comptes. Però primer, seleccioneu els comptes que més us interessin.
5. Un cop seleccionats els comptes, veureu que podeu configurar els comptes. Podeu canviar el nom, el tipus i afegir un import, com a saldo d’obertura.
6. Per últim, haureu d’indicar on voleu guardar el llibre. Podeu guardar el llibre en aquests tipus de fitxers:
   • xml: ideal per guardar-lo en local.
   • Mysql: ideal per guardar-lo en una base de dades local o remota (Internet). Aquesta opció és més complicada de configurar, però permetria accedir al vostre llibre des de qualsevol ordinador que tingui instal·lat GNUCash.

Un cop hàgiu guardat el llibre ja podreu començar a registrar moviments. La pantalla que us sortirà, veureu els noms dels comptes amb desplegables i els imports totals. Però abans de fer-ho, podeu crear comptes nous. Recordeu que els comptes que us ofereix GNUCash, són estimatoris, però vosaltres podreu afegir-ne segons la vostra necessitat.

Per crear un compte nou només heu d’anar a "Accions" i seleccionar ‘Compte nou...’. Us demanarà informació bàsica com: el nom del compte, la descripció, la divisa, color del compte i haureu de seleccionar el tipus de compte que és o seleccionar si és un compte superior o tipus de compte nou.

Amb els comptes creats, el que s’ha de fer és començar a registrar les operacions. GNUCash és un sistema de doble entrada o sortida, el que significa que per cada registre es registrarà la procedència i el destí. Per exemple, si cobrem una factura per un servei determinat, haurem de cobrar la factura al compte «Ingressos», «Ingressos per cobrament de factures» i es registrarà a on desarem els diners, sigui un compte bancari o un compte en metàl·lic.

Per registrar els ingressos o despeses, és molt senzill. Per exemple, si cobrem un ingrés per cobrament d’una venda de marxandatge, cal clicar dos cops sobre el compte «Ingrés», «Ingrés per venda de marxandatge». Us sortirà una pantalla amb unes files i columnes, semblant a un full de càlcul. Allà trobareu les següents capçaleres:

• Data: data de l’operació.
• Número: per si hi hagués una referència, com per exemple, un número de factura.
• Descripció: descripció de l’operació. En el nostre cas, venda de marxandatge i el nom del client.
• Transferència: aquesta opció és un desplegable on podreu seleccionar el compte on es guardaran els diners. Per exemple, podreu seleccionar el «compte bancari» o «compte metàl·lic». Recordeu que podeu crear tants comptes com comptes bancaris tingueu.
• Càrrec: l’import que heu pagat.
• Ingressos: l’import que us han ingressat.
• Saldo: el saldo actual d’aquest compte.

El que heu de fer és introduir les dades corresponents i es quedarà registrat. Veureu que tots els camps que estan enllaçats al camp «transferència» quedaran registrats amb els imports que vosaltres indiqueu.

Una de les principals funcionalitats de GNUCash són els informes. Mitjançant els informes, podreu saber en quina situació econòmica us trobeu. Per fer ús dels informes heu d’anar a Informe i allà trobareu tots els informes predeterminats. Alguns d’aquests informes predeterminats, són els següents:

• Actiu i passiu.
• Balanç de situació.
• Ingressos i despeses.
• Compte de resultats.
• Flux de caixa.

Aquests informes els podeu exportar com a PDF. Trobareu l’opció a «Fitxer», «Exporta com PDF...»