Efectivament, tot procés de canvi, té certs avantatges i desavantatges. A continuació us els descrivim.

Avantatges

• Un cop la vostra entitat hagi aconseguit de ple la transformació digital, la vostra comunicació serà molt més ràpida i eficient. Les comunicacions es basaran en l’ús d’Internet i deixareu d’utilitzar telèfons, faxos i correus postals.
• El fet que estigueu de ple en el món digital, us permetrà augmentar la vostra massa social. Tindreu moltes més eines de comunicació que us permetran seleccionar el vostre públic objectiu i arribar-hi d’una forma molt més ràpida.
• Tot i que l’ús de les eines no és totalment gratuït, sí que és veritat que mitjançant la transformació digital, podreu estalviar molts diners en enviaments postals, impressió de papereria i cartelleria, transports per presentar papers oficials, etc.
• L’ús de les eines digitals us permetrà treballar de forma col·laborativa. Actualment hi ha moltes eines que us ajudarà a treballar en documents col·laboratius. Les eines digitals fomenten el treball en equip i promourà la comunicació interna.

Desavantatges

• Tot i que les eines digitals són eines molt ràpides, això no significa que el procés de transformació també ho sigui. El procés pot arribar a ser lent, i dependrà molt de la magnitud de l’entitat. Quant més gran sigui l’entitat, i més processos tingui, la transformació serà més complexa.
• Aquest procés requereix que hi hagi persones que el liderin. Necessita un equip que sàpiga dissenyar totes les fases del procés i que estigui constantment revisant si s’està fent bé o no. L’entitat no pot quedar-se aturada.
• També és necessari que les persones que formin part de l'entitat i que seran usuàries de tots aquests processos digitals, tinguin uns certs coneixements d’alfabetització digital. És necessari una actitud activa i perdre la por al món digital.

Tal com hem comentat, el procés de transformació digital pot ser lent i pot arribar a costar. És per això que us recomanem que aquest procés el féu per etapes. Mitjançant les etapes, podreu anar complint pas a pas, la transformació digital, i no serà tan dramàtic el canvi general. Penseu que hi haurà persones que canviar d’eina, els pot costar. Per tant, pas a pas.

Les possibles etapes del vostre procés de Transformació Digital, podrien ser aquestes:

1. Estudi dels processos de la vostra entitat: mitjançant aquest estudi, podreu saber quins són tots els processos de la vostra entitat. Comunicació, gestió, arxiu, etc... Cal detallar-ho tot, perquè fins i tot, el més mínim detall, pot ser un procés
2. Anàlisi de les eines que poden ajudar els vostres processos. Hi ha moltes eines que poden ajudar-vos a cada procés. Per això cal detectar-les i estudiar bé aquestes eines. En aquest procés, us pot ajudar molt el Servei d’Assessorament de Xarxanet. Caldrà que aquestes eines les proveu.
3. Implementació de les eines. Un cop detectades les eines i les hàgueu provat, arriba el moment d’instal·lar-les. Aquí és quan s’ha d’estar alerta i detectar si tot funciona correctament.
4. Formació de les eines: tal com hem comentat, és possible que moles persones que formin part de l’ecosistema de la vostra entitat, no estiguin acostumades a aquest canvi. És en aquest procés, on haureu de donar el màxim suport a aquestes persones.
5. Anàlisis de la implementació: en aquesta etapa és quan heu de revisar si tot està funcionant com vosaltres pensàveu. També pot ser el moment de decidir de canviar alguna eina per un altre.