Guia per a la transformació digital de la vostra entitat

La transformació digital és un procés que fan moltes entitats i organismes. Aquest procés consisteix a integrar la tecnologia digital en totes les seves àrees. Això significa un canvi profund en la forma que s’opera, que es realitza la feina i la forma que es comunica. Les entitats o associacions, reorganitzen els seus mètodes de treball per incorporar la tecnologia digital.

La transformació digital és necessària en gairebé totes les entitats, ja que actualment vivim de ple en la Societat de la Informació. Cada dia ens comuniquem per mòbil, utilitzem l’ordinador per treballar i enviem documentació a través de correus electrònics. Fins i tot, ja podem actuar a Internet de forma totalment jurídica, mitjançant el certificat digital.

Per tot això és summament important que la vostra entitat comenci a entrar de ple en el món digital.

Efectivament, tot procés de canvi, té certs avantatges i desavantatges. A continuació us els descrivim.

Avantatges

• Un cop la vostra entitat hagi aconseguit de ple la transformació digital, la vostra comunicació serà molt més ràpida i eficient. Les comunicacions es basaran en l’ús d’Internet i deixareu d’utilitzar telèfons, faxos i correus postals.
• El fet que estigueu de ple en el món digital, us permetrà augmentar la vostra massa social. Tindreu moltes més eines de comunicació que us permetran seleccionar el vostre públic objectiu i arribar-hi d’una forma molt més ràpida.
• Tot i que l’ús de les eines no és totalment gratuït, sí que és veritat que mitjançant la transformació digital, podreu estalviar molts diners en enviaments postals, impressió de papereria i cartelleria, transports per presentar papers oficials, etc.
• L’ús de les eines digitals us permetrà treballar de forma col·laborativa. Actualment hi ha moltes eines que us ajudarà a treballar en documents col·laboratius. Les eines digitals fomenten el treball en equip i promourà la comunicació interna.

Desavantatges

• Tot i que les eines digitals són eines molt ràpides, això no significa que el procés de transformació també ho sigui. El procés pot arribar a ser lent, i dependrà molt de la magnitud de l’entitat. Quant més gran sigui l’entitat, i més processos tingui, la transformació serà més complexa.
• Aquest procés requereix que hi hagi persones que el liderin. Necessita un equip que sàpiga dissenyar totes les fases del procés i que estigui constantment revisant si s’està fent bé o no. L’entitat no pot quedar-se aturada.
• També és necessari que les persones que formin part de l'entitat i que seran usuàries de tots aquests processos digitals, tinguin uns certs coneixements d’alfabetització digital. És necessari una actitud activa i perdre la por al món digital.

Tal com hem esmentat, la transformació digital implica certs canvis metodològics de l’entitat. Això comportarà que haureu de treballar d’una forma totalment diferent de la que estàveu acostumats. I segurament hi haurà gent que posi fre als canvis.

Cal preparar i formar a les persones que gestionen l’entitat. Des de la junta directiva fins a les persones voluntàries. Totes faran ús de les eines digitals que arribaran de nou i això comportarà uns certs requeriments.

Per les persones que no tinguin massa experiència amb l’ús de les tecnologies digitals, pot ser molt interessant fer algun tipus de formació. Una d’aquestes formacions és el certificat ACTIC, que és una acreditació de competències en tecnologies de la informació i la comunicació.

Mitjançant l’ACTIC estareu ben preparats per poder fer ús de les eines digitals. Hi ha diverses formacions per preparar-se l’ACTIC. També podeu visitar presencialment els Punts Òmnia o els Punts TIC per preparar aquesta formació.

Tal com hem comentat, el procés de transformació digital pot ser lent i pot arribar a costar. És per això que us recomanem que aquest procés el féu per etapes. Mitjançant les etapes, podreu anar complint pas a pas, la transformació digital, i no serà tan dramàtic el canvi general. Penseu que hi haurà persones que canviar d’eina, els pot costar. Per tant, pas a pas.

Les possibles etapes del vostre procés de Transformació Digital, podrien ser aquestes:

1. Estudi dels processos de la vostra entitat: mitjançant aquest estudi, podreu saber quins són tots els processos de la vostra entitat. Comunicació, gestió, arxiu, etc... Cal detallar-ho tot, perquè fins i tot, el més mínim detall, pot ser un procés
2. Anàlisi de les eines que poden ajudar els vostres processos. Hi ha moltes eines que poden ajudar-vos a cada procés. Per això cal detectar-les i estudiar bé aquestes eines. En aquest procés, us pot ajudar molt el Servei d’Assessorament de Xarxanet. Caldrà que aquestes eines les proveu.
3. Implementació de les eines. Un cop detectades les eines i les hàgueu provat, arriba el moment d’instal·lar-les. Aquí és quan s’ha d’estar alerta i detectar si tot funciona correctament.
4. Formació de les eines: tal com hem comentat, és possible que moles persones que formin part de l’ecosistema de la vostra entitat, no estiguin acostumades a aquest canvi. És en aquest procés, on haureu de donar el màxim suport a aquestes persones.
5. Anàlisis de la implementació: en aquesta etapa és quan heu de revisar si tot està funcionant com vosaltres pensàveu. També pot ser el moment de decidir de canviar alguna eina per un altre.

El primer que heu de fer és fer un petit estudi de la vostra entitat. Per fer un petit estudi cal pensar molt bé tots els processos que podrien digitalitzar-se. Aquests processos poden ser molts i bastant variats. Per fer aquest petit estudi, podria anar molt bé formular-se les següents preguntes, agrupades en les següents categories:

• Comunicació
  • Com comuniqueu les vostres activitats als vostres socis i sòcies?
  • Feu algun tipus de revista?
  • Feu tríptics, díptics, fulletons?
  • Feu cartells? On els pengeu?
  • Envieu cartes als vostres associats i associades?
• Gestió
  • Emeteu algun tipus de factura, albarà o rebut?
  • Com gestioneu la vostra llista d’associats i associades?
  • On anoteu les vostres actes d’assemblees ordinàries i extraordinàries?
  • On guardeu la vostra llista de voluntaris i voluntàries?
  • Com us representeu davant l'administració pública? Presencialment? Digitalment?
  • On guardeu tota la vostra base de dades de la vostra entitat?
  • Com gestioneu els vostres projectes?
• Arxiu
  • On guardeu tota la documentació referent a la vostra entitat?
  • Digitalitzeu les cartes que rebeu?
  • Teniu firma digital?

Un cop hàgeu recollit tots aquests processos podreu enfocar més bé, on heu de treballar la digitalització de la vostra entitat.