La memòria d'una entitat és una eina imprescindible per millorar la visibilitat de qualsevol organització. A més de ser com una carta de presentació, permet fomentar la transparència i la rendició de comptes.

La cap de formació i projectes de Suport Tercer Sector, Montse Mateo, dona un seguit de consells per elaborar-la de la millor manera possible.

Quina és la funció principal d’una memòria?

La memòria tècnica ens hauria de servir per poder explicar, sobretot, el grau de compliment dels objectius que inicialment ens havíem fixat a l’hora de dissenyar el projecte i per comunicar l’impacte de l’acció que hem fet. Igualment, si hi ha hagut desviacions respecte els objectius previstos, hauríem de poder explicar-ne els motius.

Què és el més important a l’hora d’elaborar-la?

Si es tracta de la memòria d’una subvenció, abans que res hauríem de tenir clar si les bases ja ens donen alguna indicació o fins i tot algun model per fer la memòria. En general, tant si tenim un model com si no, crec que és important que procurem donar dades tan objectives, endreçades i concretes com ens sigui possible. I sobretot, tenir com a referència els objectius que ens havíem fixat i poder comunicar fins a quin punt els hem assolit.

Quines diferències trobem entre una memòria interna per a l’entitat i una memòria externa per a persones sòcies?

Crec que les diferències haurien d’estar en com presentem les dades. Una memòria interna pot contenir major grau de detall, amb dades d’interès només per a la nostra entitat, però en la memòria adreçada a l’exterior cal que ens esforcem a fer ‘digerible’ la informació, presentar-la d’una forma clara, atractiva i fàcil d’entendre per una persona que no hagi estat en el dia a dia del projecte.

Quins són els errors més habituals a l’hora d’elaborar-la?

A vegades tenim tendència a tornar a explicar el projecte més que no pas a explicar els seus resultats, els objectius que hem assolit o si hem complert amb els indicadors que teníem. Un altre problema el podem tenir si durant l’execució del projecte no hem recollit adequadament les dades que necessitarem per fer la valoració i elaborar la memòria. És molt important que, des del primer dia, fem un seguiment acurat del projecte i anem recollint els indicadors.

Quin tipus de recursos es poden utilitzar per fer-la més atractiva?

Igual que en la redacció de projectes, sempre és bo presentar la informació de la forma més amable possible. Per exemple, podem ressaltar l’impacte del projecte presentant els principals indicadors en forma d’infografia. Igualment, els processadors de textos també ens permeten inserir vídeos en els documents.

Si la memòria és en paper, podem fer servir també codis QR. Ara bé, quan es tracta d’una subvenció i les bases ens donen un model de memòria, generalment estem obligats a fer-ho amb text pla i no podem ni inserir imatges ni fer servir formats. En aquest cas, el millor és el que dèiem abans: presentar la informació de la manera més concisa i endreçada que puguem.