Bones pràctiques en la digitalització de les entitats

Una de les qüestions que més preocupa a les entitats en el procés de digitalització és l’adquisició de hardware, és a dir, d'un equipament informàtic adequat. Per això és important saber que existeixen empreses donants d’aquest tipus de material. De la mateixa manera, cal tenir present que hi ha organitzacions socials com Pont Solidari o Dónalo encarregades de recollir aquest material quan les empreses el renoven i oferir-lo a les entitats. 

Pel que fa al software (programari), les dues opcions més utilitzades actualment són Microsoft Office i LibreOffice. La primera és de pagament, mentre que la segona és gratuïta i de codi obert, és a dir, està desenvolupada amb preocupació sobre qüestions ètiques i de respecte vers la privacitat de la persona consumidora.

En aquest sentit, les entitats també es pregunten si han de treballar amb les versions online o amb les versions locals d’aquests software. Segons Fundación Esplai, cal tenir en compte que les versions locals són més potents, però no permeten vincular-se i sincronitzar-se amb els núvols d’emmagatzematge. A més, les versions online donen la possibilitat de col·laboració en temps real, control de versions o complements basats en intel·ligència artificial.

Existeixen eines digitals per a la col·laboració anomenades pissarres interactives. Alguns exemples són Microsoft Whiteboard, Google Jamboard o Miro, que permeten treballar creativa i col·laborativament amb altres persones de l’entitat, ja sigui de manera sincrònica o asincrònica.

Per al treball productiu i col·laboratiu també es fan servir formularis i enquestes amb aplicacions com les següents:

• Forms: és una aplicació per a realitzar formularis i enquestes que podem trobar tant a Microsoft Office com a Google Workspace. Són eines intuïtives i potents que permeten formular preguntes de tot tipus, organitzar-les en seccions i establir rutes de resposta. A més, es poden compartir fàcilment.
• Doodle: permet organitzar trobades amb persones que no siguin de l’organització, establint diferents dates i hores. Així, les persones poden marcar les opcions que millor s’adaptin a cada disponibilitat.
• Google Calendar: per fer el mateix amb la gent de la pròpia entitat, es pot utilitzar Doodle o el calendari compartit de Google. Si tothom té el seu calendari compartit, es poden saber quins dies i en quines franges horàries té disponibilitat cada persona.

Per gestionar tasques i projectes que permetin establir temps de treball realistes i un repartiment de responsabilitats equitatiu, existeixen eines com aquestes:

• Google Tasks: està inclòs a Google Workspace i integrat tant al Gmail com al Google Drive.
• Planner de Microsoft i Trello: ambdues opcions estan basades en el Kanban, un model de control de processos basat en targetes per a la gestió de tasques en equips de treball. Aquest model permet diferenciar tres fases: tasques pendents, tasques realitzant-se i tasques finalitzades. 

Per emmagatzemar dades i informació, les entitats poden fer servir Microsoft 365 i Google Workspace. Per saber quina de les dues escollir, és aconsellable provar-les i analitzar-les prèviament en les seves versions gratuïtes.

Cal saber, per exemple, que Microsoft 365 té una major compatibilitat amb la línia Office, però que Google Workspace (que disposa de Drive i Google Docs) és més senzill i clar. Altres opcions semblants són Zoho; Nextcloud, lliure i gratuït; i Commons Cloud, de l’àmbit cooperatiu.

Sigui quina sigui l’opció escollida, és important recordar que no es pot aconseguir la seguretat absoluta en el núvol. Microsoft 365 i Google Workspace tenen una bona encriptació, però serà igualment necessari respectar protocols d’accés i compartició de documents, utilitzar contrasenyes segures, implementar procediments d’accés com l’autenticació de doble factor i evitar compartir informació confidencial.

D’altra banda, les entitats es pregunten sovint si és més segur guardar les dades a un disc dur compartit en xarxa o en el núvol. Segons Fundación Esplai, tot i no ser segurs al 100%, els núvols de Microsoft i Google serien la millor opció. El disc dur pot ser útil per tenir un duplicat local de les dades, però és millor no utilitzar-lo com a font principal d'aquestes.

En primer lloc, les entitats han de decidir quin gestor de correu electrònic necessiten. Els més utilitzats avui dia són Outlook (que treballa amb carpetes) i Gmail (que treballa amb etiquetes). Les segones són compatibles entre si, permeten que els missatges disposin d’una o més d’una i optimitzen la feina de filtrat i cerca de missatges. 

Si bé no s'ha d’oblidar que el correu encara és imprescindible, també és cert que no ofereix totes les possibilitats de la missatgeria instantània. Teams, per exemple, disposa d’espais de comunicació grupals i permet crear grups de treball i canals temàtics. També es poden utilitzar Whatsapp o Telegram, tot i que és més recomanable Slack, ja que està dirigida a les organitzacions i és més completa que les anteriors.

D’altra banda, el correu electrònic permet enviar butlletins. Es corre el risc, però, que aquests siguin classificats com a spam o correu brossa. Per aquest motiu s’aconsella l’ús de Mailchimp o Mailpoet (que s’integra com a plugin en Wordpress), eines similars i senzilles que permeten crear una audiència a la qual enviar els butlletins.

El més important és saber que no cal enviar un mateix missatge a través de tots els canals possibles dels quals disposa l’entitat. Per això, Fundación Esplai recorda en aquesta guia que “cada organització és diferent i ha de valorar quins canals utilitza, en quin moment i sota quines pautes”. 

Una entitat que vulgui incorporar les videotrucades al seu dia a dia ha de saber que cal planificar-les de la mateixa manera que es planifiquen les reunions presencials. És a dir: s’hauran d’establir pautes de durada, quines seran les persones participants, els punts a tractar, l’ordre del dia, qui serà la persona moderadora i garantir els recursos de les assistents.

També és important tenir en compte la privacitat de tothom. Per aquest motiu, si la reunió pretén gravar-se, caldrà avisar prèviament les persones participants i demanar-les permís explícitament. Actualment, les opcions més utilitzades per les entitats són:

• Zoom i Google Meet són probablement les més senzilles. Tot i que requereixen registre, permeten fer videotrucades a través de navegador i d’app mòbil, compartir documents, disposar d’un espai de xat i que la persona organitzadora controli la participació durant la reunió. Zoom, però, té un desavantatge: en la seva versió gratuïta, només permet fer reunions de 40 minuts com a màxim.
   
• Jitse Meet és l’alternativa de software lliure i gratuït en aquest cas. Si bé és una mica més limitada, té alguns avantatges: només s’ha de buscar un nom per a la reunió i enviar-lo com a enllaç. 
   
• Teams, a part de tot el que ofereixen les anteriors, incorpora opcions de comunicació molt potents com la transcripció en temps real del que es parla.

Per poder decidir quines utilitzar, les organitzacions han de saber primer quines necessitats tenen en aquest sentit. L’element clau a l’hora d’escollir pot ser, per exemple, la quantitat de persones participants i de persones administradores que admet cadascun d’aquests programes.

Pel que fa al teletreball, Fundación Esplai assegura en aquesta guia que és imprescindible respectar els temps de treball (amb aplicacions com TimeCamp), reservar espais físics per a aquesta tasca i tenir un ordinador específic. Òbviament, sempre pot haver-hi situacions personals incompatibles amb aquesta modalitat de treball.

Avui dia, les xarxes socials més utilitzades per les entitats continuen sent Facebook, Twitter i Instagram. No cal, però, que totes les entitats estiguin presents a totes les xarxes. Cadascuna ha de saber quin és el seu públic i com atendre’l, així com conèixer les característiques de cada plataforma per saber si pot gestionar-la correctament. Així, Fundación Esplai creu que és millor estar en menys llocs però garantir-ne la qualitat i la regularitat.

Una de les eines més completes per gestionar les xarxes és Metricool, que permet la planificació de publicacions i la seva anàlisi. A més, disposa d’algunes ofertes especials per a organitzacions de l’àmbit social.

Per una altra part, es recomana que, abans de pagar per publicitat a les xarxes, es tinguin uns objectius molt clars, es determini el pressupost i més tard es faci un seguiment exhaustiu de la campanya en qüestió. Google ofereix beques a organitzacions per millorar la seva visibilitat a través de Google Ad Grants. Tot i així, s’aconsella la contractació a l’entitat d’una persona experta en aquestes qüestions.

Tenir un web és bàsic perquè les entitats puguin explicar qui són, què fan i parlar de la seva actualitat a un blog. També per poder mostrar el seu contacte i les seves xarxes de manera senzilla i directa.

Una bona opció de hosting és Wordpress, un programa lliure, gratuït i econòmic per crear llocs web. Si bé existeixen altres opcions com Joombla o Drupal, la realitat és que aquestes són més complexes. També hi ha d’altres com Wix, Squarespace, Blogger i Google Sites, però el seu nivell de personalització és més limitat.

El hosting o allotjament web s’ha d’escollir d'acord amb l’espai d’emmagatzematge que es necessiti des de l’organització, les adreces de correu electrònic que es permetin, qüestions de ciberseguretat, servei tècnic, assistents per a la instal·lació de CMS i cost econòmic. També es pot comptar amb l’ajuda de professionals o d’entitats intermediàries com Pangea o SocialCO.

En tot això, serà important també tenir en compte l’accessibilitat del web (per a la qual cosa es poden consultar les Directrius per a l'accessibilitat del contingut web) i el SEO, que pot contribuir a l'optimització de continguts i a la millora del posicionament per fer una entitat més coneguda, ampliar la seva comunitat i difondre àmpliament la seva causa.