Tota activitat d'una entitat hauria d'anar emmarcada en un projecte. Aquest, ha d'estar dissenyat de manera detallada i col·laborativa, i sempre tenir en compte l'entorn de l'entitat, facilitant l'éxit de l'acció.
Un dels motius i els motors de l'existència de les entitats és la realització de projectes. Aquests no són només la justificació burocràtica de la seva activitat, sinó també la millor manera de planificar el seu desenvolupament. I tot comença amb una idea.
Tanmateix, transformar les necessitats i els propòsits en un projecte no és una tasca fàcil, especialment quan s'inicia l'activitat d'una entitat. Per això, en aquest recurs es descriuen aquells aspectes més bàsics del disseny i planificació de projectes adreçats a les entitats que tot just comencen.
Què és un projecte?
En el plantejament d'en què consisteix un projecte, especialment en el cas de projectes d'acció social o intervenció social, apareixen alguns mots: necessitats, acció planificada, termini, objectius o activitats i resultats, entre d'altres. Aquestes serien algunes de les etapes o dels aspectes clau que han de definir qualsevol projecte. Però és moltes altres coses.
Primer, un projecte és una metodologia de treball que permet estructurar de manera coherent una intervenció o acció que pretén donar resposta a una necessitat social, tot cercant una millor identificació de la problemàtica i definició de les activitats que poden satisfer-la per tal de millorar l'impacte o els resultats. És, doncs, un filtre per observar la realitat, posicionar-se vers aquesta mitjançant uns valors i definir una actuació que retalli distàncies entre la visió de l'entitat i la realitat social, tot atenent a les necessitats d'un col·lectiu determinat.
També, a més d'aquesta dimensió estructural i d'execució de canvi social, un projecte és una eina de gestió que cerca l'eficàcia i l'eficiència orientada tant a la consecució dels objectius mitjançant la realització d'activitats diverses com a l'organització i optimització dels recursos humans, econòmics i materials.
A un nivell més metafòric, un projecte és un cicle, un procés. Les seves etapes es retroalimenten en un circuit, obert sempre a possibles canvis que puguin esdevenir-se, ja sigui tant en la situació a la qual se li vol donar resposta com als possibles actors socials. Un projecte no és lineal, és quelcom viu, donat que els resultats generats, en tant que repercussió social i aprenentatge organitzatiu, van i han d'anar més enllà del seu termini d'execució perquè generen impacte a nivell extern i intern, així com a mitjà i llarg termini.
I és que sovint es limita el projecte a una definició operacional, oblidant-se la seva dimensió més conceptual i ideològica. La forma d'obtenció de finançament i la cerca permanent d'aquest per part de les entitats no lucratives ha ajudat a contribuir a la idea que un projecte és un tràmit, un munt de paperassa burocràtica per la qual cal passar per a presentar-se a una convocatòria. Aquest plantejament, però, deixa de banda la seva essència metodològica i la seva capacitat transformadora, que converteix a la redacció del projecte en un espai per a plasmar els valors de l'entitat.
Tenint en compte tot això, una definició completa del concepte 'projecte' podria ser: És l'acció planificada i tècnica de les accions de canvi en la realitat social d'una comunitat, definint activitats a executar en un termini i amb uns recursos determinats per tal d'assolir uns objectius i uns resultats que donin resposta a les necessitats d'aquesta comunitat, que és, al seu torn, una participació activa.
Qualsevol idea pot ser un projecte?
Tot projecte ha estat primer una idea espontània d'alguna persona membre de l'entitat o d'un equip. Tanmateix, no tota idea és susceptible de ser un projecte. Hi ha dues característiques imprescindibles perquè una idea pugui esdevenir un projecte.
Primer de tot, cal que aquesta parteixi d'una necessitat real del col·lectiu al qual s'adreça, tot contrastant posteriorment aquesta necessitat amb els beneficiaris i beneficiàries, i fent que es facin pròpia la idea. D'altra banda, també serà necessari consensuar la idea amb totes les persones de l'entitat. Al cap i a la fi, són elles les que la faran possible, i han de ser-ne partícips en tot moment, a la vegada que s'encaixa la idea amb la missió, les línies estratègiques i els objectius de l'entitat.
No obstant, hi ha altres qüestions a tenir en compte que marcaran la diferència entre un projecte exitós i un que no hi sigui. Primer, les idees, per a ser projectes, han d'aportar algun valor afegit a la comunitat a la qual s'adreça i han de ser innovadores en algun sentit (territorialment, metodològicament, en les seves activitats i objectius...). També cal que siguin comunicables i atractives per als agents finançadors: sense recursos, no es podrà dur a terme.
Tot això suposa dedicar temps a conèixer, escoltar, avaluar i generar idees tot estudiant la seva viabilitat, arxivant-les en un calaix per recuperar-les quan aparegui l'oportunitat de dur-les a terme. Es tracta de fer una identificació creativa de les possibilitats, escoltant, observant la realitat de l'entorn i de les altres entitats...
Quins elements ha de tenir?
La metodologia del disseny de projectes es basa en el plantejament d'una sèrie de qüestions que donaran forma, coherència i sentit al projecte: Què està succeint en la realitat en la qual es vol intervenir? Quines són les necessitats del col·lectiu sobre el qual es vol intervenir? Quines prioritats i estratègies es plantegen per la intervenció? Com, quan i amb quins recursos es durà a terme la intervenció? S'han obtingut els resultats esperats?
Cada un d'aquests interrogants es tradueix en una de les fases del projecte.
El pas previ és l'anàlisi de la realitat que envolta l'entitat. És important tenir present en tot moment el context en el qual es vol intervenir, ja que és bàsic per la concreció dels objectius que guiaran la tasca. Cal definir, doncs, a quina situació o problemàtica es vol respondre, els seus orígens, quines són les persones destinatàries i quins agents hi intervenen i com. Això anirà seguit de la detecció de les necessitats del col·lectiu. La participació d'aquest pràcticament garantirà l'èxit de la tasca.
A partir de les necessitats es podran definir els objectius, que hauran de guiar totes les decisions a prendre. Han de ser comprensibles i concrets, així com mesurables i classificats en categories (generals, específics, a llarg, mitjà i curt termini...), però també reflexionats conjuntament, fruit d'un procés democràtic.
Amb els objectius al cap, ja serà el moment de planificar la intervenció, això és, designar la metodologia i el procediment a seguir, tot identificant les tasques o activitats que s'hauran de dur a terme i el calendari. També tocarà organitzar els recursos, entenent-se això com la previsió del temps i els materials que seran necessaris per a desenvolupar les accions i elaborar un pressupost.
L'última etapa del cicle d'un projecte és l'avaluació, on les persones implicades reflexionen sobre les activitats executades i els seus resultats. L'objectiu és identificar els èxits i els errors que s'hagin pogut produir abans, durant i després de la intervenció i aprendre'n. En aquesta fase s'hauran de comparar els resultats obtinguts amb els resultats esperats, així com analitzar el projecte durant la seva execució, amb l'objectiu de garantir la seva idoneïtat i desenvolupament, essent un procés continu i permanent.
En quin ordre?
Cadascuna de les fases esmentades a l'apartat anterior ha de quedar plasmada al document del projecte, que no és només allò que s'entrega per a optar al finançament, sinó també una forma idònia de planificar una acció. Aquest text ha de tenir diverses parts. S'inicia sempre amb una exposició general del projecte i l'entitat.
El primer és presentar el títol del projecte i indicar el nom sencer de l'entitat que l'ha dissenyat. Després caldrà resumir-lo de manera molt breu, oferint les dades bàsiques de manera atractiva i de fàcil lectura, de manera que la persona que el llegeixi pugui fer-se'n una idea ràpida.
El següent pas és introduir l'organització, oferint una fotografia completa de la seva realitat, amb un breu resum de la seva història, les seves finalitats i propòsits, l'àmbit d'acció o les línies de treball i les persones destinaràries, és a dir, l'àrea geogràfica en la qual es troben.
Després d'això ja s'entra directament a detallar les particularitats del projecte. Així, s'hauran d'exposar primer les necessitats detectades, així com el sector de gent del qual s'extreuen i indicant la justificació. A partir d'aquí s'hauran de llistar els objectius, classificant-los en generals i específics i fent una previsió dels resultats esperats.
El següent segment anirà dedicat al mètode utilitzat per a aconseguir aquests objectius, amb les activitats que es duran a terme, el pla de treball i el paper del voluntariat (si n'hi ha) i de la resta de l'equip.
També s'haurà d'especificar la forma que prendrà l'avaluació, de manera que s'estableixi un sistema de seguiment del projecte, tot indicant qui avaluarà què, amb quins mecanismes per a contrastar amb les finalitats i a través de quins indicadors.
Només mancarà exposar els mitjans que es necessiten per a dur a terme el projecte, això és l'equip humà, els recursos materials i el finançament, si s'escau.
