Quan s’adopta, s’han d’implementar els processos i les eines per resoldre els grans reptes dels grups de treball: la planificació, la coordinació, la flexibilitat i la comunicació.
Per poder realitzar un teletreball eficient i eficaç, s’ha de comptar amb un espai on sigui fàcil concentrar-se, amb el nivell de seguretat requerit, una bona connexió a internet, i amb la climatització, la il·luminació i el nivell de so correctes. L’espai de treball a casa ha de complir els mateixos estàndards d’ergonomia que té el lloc de feina habitual. És imprescindible assegurar-se de tenir una taula i una cadira adients i altres accessoris de qualitat similar amb l’alçada correcta.
L’ordinador que s’utilitzi per teletreballar ha de seguir les recomanacions de seguretat vigents, com si es realitzés un treball presencial, i que les persones responsables de la seguretat digital l’empresa o entitat hauran notificat amb anterioritat. S’estaria parlant, per exemple, de mantenir el software actualitzat a les darreres versions, d’aplicar les mesures de protecció necessàries, de fer ús d’una contrasenya segura i de connectar-se en xarxes sense fils.
Com s’organitza l’equip?
En un equip amb persones que teletreballen és indispensable una bona organització en què cada persona vegi acomplertes les seves expectatives. Quan s’adopta el teletreball, s’han d’implementar els processos i les eines necessàries per resoldre els grans reptes que tenen tots els grups de treball: la planificació, la coordinació, la flexibilitat i la comunicació. Tot i que cada equip adoptarà les seves, a continuació s’apunten recomanacions per a l’organització d’un equip de teletreballadors/es.
- Fixar almenys un dia a la setmana en què l’equip al complet es troba.
- Acordar les tasques presencials setmanalment.
- Preveure com es duran a terme les tasques presencials.
- Tenir previstos mitjans de trobada virtual.
- Anticipar les tasques que es poden dur a terme amb més eficiència des de casa.
- Ser flexible en canviar el dia de teletreball per necessitats puntuals.
La gestió del temps
Les diferències entre un dia de treball en el lloc habitual de feina i una jornada laboral a casa no són tant en com s’organitza la feina, sinó en les especificitats de cada lloc. Resulta interessant adaptar les rutines de cada persona per tal de millorar el rendiment de cada una mitjançant diverses tècniques de gestió del temps, aplicables tant a casa com a la feina. És recomanable tenir tasques previstes el dia de teletreball i que es poden anar recopilant els dies previs, també establir-ne unes de fixes, o bé escollir tasques que requereixen una concentració específica.
En general, és important parar atenció a les tasques presencials que queden pendents durant el dia de teletreball per ser resoltes el primer dia de feina presencial. També és necessari treballar 50 minuts i descansar-ne 10, aixecar-se i caminar, accions que poden oblidar-se amb la comoditat que comporta estar treballant a casa. Cada persona ha d’identificar la franja o franges horàries en què és més productiva i dedicar aquest temps a fer les feines més difícils. El dia s’hauria de tancar revisant la llista de tasques fetes i pendents.
Informar de la disponibilitat
Quan es teletreballa, cap dels agents que intervé en la tasca diària ha de tenir la sensació que la persona que duu a terme tasques de teletreball és invisible. Es recomana informar a caps, companys/es i persones usuàries, si es creu oportú, del període en el qual s’estarà disponible habitualment, amb l’objectiu que totes aquestes persones puguin trobar el/la teletreballador/a amb facilitat. Així mateix, és bo indicar als companys i companyes el moment de començar i de plegar de la feina.
La recomanació general és no deixar cap comunicació per més endavant o per l’endemà, i aprofitar totes les ocasions que es presentin per establir contacte amb companys i companyes. Això farà que hi hagi fluides a l’hora de gestionar qualsevol imprevist, proposta o idea, i la persona que està duent tasques de teletreball farà que s’allunyi d’aquella sensació d’estar treballant en solitud. És molt aconsellable que els equips de treball comptin amb un xat propi per donar agilitat en la comunicació.
Seguiment del teletreball
Són diversos els neguits que apareixen quan es posa en marxa el teletreball, especialment per part de les persones amb major responsabilitat. Per tant, és essencial que l’organització de les tasques que es fa en un dia de teletreball i les que es realitzen en una jornada laboral a la feina no difereixin en res. El seguiment per part de caps no ha de modificar-se, independentment del lloc on s’estigui realitzant feina, sinó que cal fer-ho des de la globalitat del treball, mitjançant el mètode que cada cap apliqui.
Ser accessible
És responsabilitat de la persona teletreballadora ser accessible a qui pugui necessitar els seus serveis durant la jornada laboral. És imprescindible informar a les persones usuàries de les vies de contacte amb les unitats i les persones encarregades corresponents, i establir la forma com es resoldran les tasques presencials per part de l’equip. Un cop ha quedat això plasmat, s’han de seguir les pautes establertes perquè hi hagi una continuïtat en el servei.
Totes les demandes de tasques que corresponen a la persona teletreballadora se li han de redirigir pels canals establerts i evitar altres mitjans, en la mesura del possible, per no caure en confusions. En el cas que es requereixi la presència de l’empleat o empleada, caldrà procedir segons el protocol d’actuació. En les jornades de teletreball és una bona pràctica contestar els correus electrònics com més aviat millor i tornar la trucada ràpidament en el cas que no s’hagi pogut agafar el telèfon.
Una relació de confiança
La confiança és el motor de les relacions positives i això s’evidencia encara més quan es fa teletreball. Una persona teletreballant pot necessitar garantir la confiança del seu entorn vers el seu compromís amb la feina, encara que només sigui per trencar certes idees preconcebudes. Confiança és comunicació, visibilitat, pertinença, transparència i compromís. Si bé és cert que la percepció depèn de cada persona, es poden millorar les relacions positives amb l’entorn tenint cura de la comunicació.
Es fa necessari cuidar-la amb eines que ajudin a fer-ho possible, com videoconferències o xats. A més, per contribuir a les relacions de grup, es pot demanar un canvi de dia de teletreball, ja sigui per assistir a una reunió presencial o per anar al comiat d’un/a company/a. Aquests petits detalls permeten que tothom se senti integrat i, a la vegada, fan que l’equip consideri que en formem part i tingui present a les persones treballadores.
La transparència també permet augmentar la confiança amb tots els agents relacionats amb la feina, tant si es treballa de manera presencial com virtual i, al mateix temps, s’alimenta la confiança amb un entorn més ampli, ja que si es treballa de manera oberta, caps i interlocutors/es coneixen la feina i confien en la resposta de qui realitza el teletreball. El compromís amb la feina i amb les relacions de l’entorn empeny cap a l’expertesa i la millora de resultats, tant si es treballa des de casa com presencialment.
Aquest recurs està basat en diversos documents que formen part de la Guia de Bones Pràctiques al Teletreball que va publicar la UPC l’any 2017.
