Gestiona la teva entitat amb Dolibarr
Comparteix
Dolibarr és una eina que permet gestionar la vostra entitat des de diferents àmbits. Dolibar té la característica que és una eina de programari lliure.
Les entitats, les ONG, les associacions… totes elles necessiten eines per gestionar el seu dia a dia. Aquest dia a dia, es pot convertir en bastant feixuc, si no es disposen de les eines adequades. I la lògica diu, que les entitats sense ànim de lucre, no disposen d’un gran pressupost per comprar o subscriure’s a eines molt extensives.
És per això, que moltes d’elles comencen amb simples llibres de fulls de càlcul. Aquests llibres poden ser una molt bona opció per començar, ja que no requereixen d’una gran infraestructura. Però quan l’entitat ja porta uns quants anys, els llibres es poden convertir en un eines difífils de gestionar. És quan l’entitat se n’adona que necessita d’una eina més integral.
D’eines integrals per gestionar les entitats, n’hi han de molts tipus. Però nosaltres en volem destacar una, que és una barreja d’ERP, acrònim de ‘Enterprise Resource Planning’ i CRM, acrònim de Customer Relationhip Management. Tal i com diuen aquests acrònims, aquest eina us ajudarà a gestionar les vostres relacions amb socis, sòcies, clients, clientes, proveïdors i proveïdores. I també us permetrà gestionar econòmicament i fiscalment l’entitat.
Parlem de Dolibarr, i com no, Dolibarr és una eina de programari lliure.
Abans de començar
Encara que la instal·lació de Dolibarr és ben senzilla, calen certs coneixements tècnics. Segurament algú que hagi desenvolupat pàgines web, pot instal·lar aquesta aplicació en el servidor on s’allotja la vostra pàgina web.
Tanmateix, per poder seguir correctament aquest recurs, podeu utilitzar la instal·lació de prova que té la mateixa pàgina de Dolibarr. Per a fer-ho, heu de fer els següents passos:
- Visitar aquesta pàgina.
- Seleccionar l’opció “Gestió de socis i tresoreria d’una entitat”.
- O seleccionar l’opció “Construeix el teu perfil, selecció de mòduls manual”
Aquesta última opció, és recomanable per tal de provar com instal·lar i desinstal·lar els mòduls que vosaltres desitgeu. Podeu fer el seguiment d’aquest recurs, mitjançant aquestes dos instal·lacions de proves que us ofereix Dolibarr.
Instal·lació
Dolibarr és una eina que s’instal·la en un servidor web, ja que d’aquesta manera pot ser accessible des d’Internet. La instal·lació no és complicada, i només requereix de descarregar-se tots els arxius que formen part del paquet, pujar-los a la carpeta del servidor web i configurar la base de dades.
El que és recomanable és que creeu un subdomini del vostre domini, amb una carpeta específica i en aquest subdomini, pugeu tots els arxius que formen part de Dolibarr. Un cop estiguin tots els arxius publicats, només heu de visitar la pàgina 'subdomini.nomdomini.domini/htdocs' i us sortirà la primera pàgina de configuració.
En cas de dubte sobre com crear el subdomini, l’espai i sobre com pujar els arxius de Dolibarr, podeu consultar al vostre proveïdor d’hostatge web.
En aquest vídeo podreu veure, pas a pas, com podeu instal·lar Dolibarr en un servidor local o servidor remot i com configurar l’eina bàsicament.
Activació de mòduls per fer servir
Dolibarr és una eina modulable. Això significa que es permet afegir petits trossos de codi a la mateixa aplicació, que aportaran noves funcionalitats. Hi han molts desenvolupadors i desenvolupadores de mòduls de Dolibarr d'arreu del món, que constantment aporten nous mòduls a l’eina.
En el cas d’una entitat sense ànim de lucre, ens interessa molt tenir els següents mòduls actius:
- Socis: per la gestió de socis i sòcies d’una entitat.
- Tercers: per la gestió informativa de clients, proveïdors.
- Proveïdors: per la gestió de factures de proveïdors.
- Factures: gestió de factures.
- Impostos i despeses especials: IVA, IRPF.
- Bancs i efectiu: gestió de comptes bancaris.
- Donacions: gestió de donatius.
Aquests mòduls es poden activar durant la instal·lació. Recordeu que podeu utilitzar la instal·lació de prova per provar tots aquests mòduls.
Gestió de socis i sòcies
Tal i com hem dit, Dolibarr és un CRM. Un CRM és l’acrònim de ‘Custom Relationship Management’, que en català vindria a ser: gestor de relacions. Mitjançant el mòdul ‘Soci’ podreu gestionar tota la informació al voltant dels vostres socis i sòcies.
Si cliqueu a ‘Socis’ podreu fer el següent:
- Donar d’alta un nou soci o sòcia.
- Llistar tots els socis i sòcies de l’entitat, amb les seves actualitzacions.
- Treure estadístiques.
- Classificar els socis i sòcies amb etiquetes personalitzables.
Proveïdors i clients
Mitjançant el mòdul ‘tercers’ podreu gestionar tota la informació al voltant dels clients i els proveïdors. Aquesta informació és necessària, en cas que necessitéssiu registrar factures de proveïdors o realitzar factures a clients.
Per entrar d’alta a un nou client o a un nou proveïdor, únicament heu de visitar el mòdul ‘Tercers’ i clicar a ‘Nou’ i entrar tota la informació que us demana. Hi ha un camp on us diu si el tercer és client o proveïdor. En aquest cas, heu de seleccionar el que desitgeu.
Financera
En aquest mòdul podreu controlar tota la part de finances de la vostra entitat. Crear factures a clients, gestionar taxes, estadístiques etc. De les factures a clients, també podreu gesionar els cobraments i els deutes que els clients tenen amb vosaltres.
En el cas de les entitat també podreu gestionar els donatius que les persones físiques fan a la vostra entitat.
Banc i efectiu
Aquest mòdul serveix per controlar tots els moviments del vostre banc o caixa d’estalvis. Podreu crear comptes corrents, llibretes d’estalvi i anar-hi registrant moviments de diners, transferències, cobraments de factures o pagaments de factures.
