Aquest programa aplega un conjunt d'aplicacions de programari lliure per a la gestió interna de les entitats.
L'Odoo és un programa Enterprise Resource Planning (ERP), és a dir, un sistema de planificació de recursos. Ofereix un conjunt d'aplicacions que el fan molt flexible com ara comerç electrònic, comptabilitat, inventari, punt de venda o gestió de projectes, entre d'altres. En definitiva, ens pot aportar moltes possibilitats de gestió interna a les entitats.
La cooperativa Coopdevs, conjuntament amb Facto i Som Connexió, van detectar les necessitats de gestió de les cooperatives i altres entitats de l'Economia Social i Solidària i ho van detectar en el marc del projecte Singulars 'Estudi, desenvolupament i acompanyament per la implementació de sistemes ERP de programari lliure especialitzats en cooperatives i ESS'.
Han apostat per aquesta eina perquè té una llicència lliure en la seva versió Community amb multitud de mòduls disponibles i perquè disposa d’una gran comunitat d’organitzacions i desenvolupadores que la van millorant. Per això, desenvolupen aquest programari perquè pugui ser implantat en qualsevol entitat, facilitant la instal·lació i la documentació.
Però quines funcions i de quina manera us pot ajudar aquesta eina?
Interfície
L'Odoo consta d'una interfície intuïtiva en la qual cada persona treballadora pot crear-se el seu perfil. L'eina té moltes funcionalitats, que abasten des del màrqueting, a la gestió de persones passant per finances, inventari, llocs web i productivitat.
El menú del programa adaptat a les cooperatives acostuma a tenir els següents apartats:
Discussió: canal de comunicació interna.
Calendari: planificador per usuaris que es pot compartir i que permet fer convocatòries i activar notificacions.
CRM: seguiment de projectes.
Inventari: traçabilitat de l''stock' i control de moviments.
Facturació: comptabilitat.
Projecte: visualització i informació sobre els projectes en marxa.
Parts del temps: comptabilitat i anàlisi de les hores dedicades per les persones treballadores als projectes.
Empleats: perfils de totes les persones usuàries i treballadores de l'entitat.
Serveis: registre de les hores de les persones treballadores.
Absències: sol·licituds de festius i vacances.
Taulers: personalització d'interfície.
A més, es poden activar els mòduls de vendes, compres, contactes, despeses i d'altres, depenent de les necessitats de cada entitat.
Proposta
Coopdevs us facilita informació sobre de quina manera ens pot ajudar aquest programari al llarg d'un projecte, des de la proposta fins a l'anàlisi.
Començareu utilitzant el CRM per introduir al sistema un nou projecte i fer-ne seguiment. A partir de l'opció 'Crea', hi podreu introduir un nom descriptiu, el nom de l'empresa o entitat que hi ha al darrere, l'ingrés esperat i la prioritat del projecte.
Com qualsevol altre programa de fluxos de treball com ara Trello, podreu moure aquell projecte per diverses fases com ara 'Qualificat', 'Proposta' o 'Guanyat'.
Pressupost
Des del CRM i editant cada projecte hi podreu assignar reunions vinculades al 'Calendari' o podreu crear pressupostos.
Per crear un pressupost, cal que cliqueu sobre 'Crea' i hi afegiu els elements a facturar i la data d'expiració. Un cop fet això, els podreu imprimir o enviar per correu electrònic. Si es confirmen, haureu de seleccionar 'Confirmar venda'.
Projecte
El següent pas consisteix en anar a 'Projectes' i crear un nou projecte. Hi haureu d'afegir un nom, un correu electrònic i seleccionar 'Allow Timesheets' per comptabilitzar les hores del projecte.
Per fer-ho bé, a les fitxes de cada persona treballadora hi hauria d'haver estat introduït el cost per hora.
Fulls d'hores
Les treballadores han de registrar el temps comptabilitzant les hores i atribuint-les a cada projecte des de l'apartat 'Parts del Temps'. Aquesta última opció us servirà per analitzar el temps dedicat als projectes i fer-ne un balanç econòmic.
Facturació
Per últim, un cop executat el projecte, caldrà fer la factura des de 'Facturació' o 'Vendes', depenent del mòdul, i a partir del pressupost corresponent. A cada factura se li assignarà el compte analític per poder fer el balanç.
Per tancar-la s'haurà de validar i registrar el pagament, i es pot imprimir o enviar per correu electrònic.
Per determinar les hores que finalment s'han dedicat al projecte, haureu d'iniciar-vos en la comptabilitat analítica, a la qual s'hi accedeix des de Parts del temps. A partir del filtratge i del cercador es pot cercar el nom d'un projecte i establir un límit temporal, per exemple, de l'últim any, per veure quines han sigut les hores invertides de cada persona.
Anàlisi
Fer una anàlisi del cost i benefici d'un projecte en concret és molt senzill si hem imputat correctament les despeses i hores al projecte concret. Per extreure'n els resultats, haureu d'anar a 'Informes' des de 'Facturació' i filtrar pel compte analític i per projecte.
La capacitat d'analitzar com ha anat un projecte, una línia de negoci o tota la entitat en el seu conjunt és clau per poder prendre les millors decisions i garantir la viabilitat de la entitat. Ja sigui per poder analitzar millor el que fem, o per transparència o per eficàcia en el treball que desenvolupem, Odoo pot ser un bon aliat per aconseguir-ho.
