La posada en marxa d’accions, la presentació dels resultats d’un projecte, l’inici d’accions... Aquestes són algunes de les qüestions que una entitat pot presentar en una roda de premsa.
Les rodes de premsa serveixen per a donar a conèixer gran varietat d’informacions, atès el dret de la població de conèixer certs fets i, a la vegada, per fer difusió d’allò que fa la institució que l’organitza. Són actes molt útils que obren una porta d’entrada a l’ens al coneixement mediàtic.
Les entitats poden recórrer a aquesta acció sense importar quina és la seva mida, sempre que, és clar, disposi d’uns mitjans mínims i tingui alguna cosa a explicar al públic general. Algunes accions susceptibles de protagonitzar rodes de premsa de les entitats són commemoracions, trets de sortida d’algun programa o acció, finals de projecte per a presentar els resultats, obertura de noves seus...
A continuació s’ofereixen algunes claus per a organitzar una roda de premsa des d’una entitat o organització. Per a la redacció d’aquest recurs s’han fet servir les següents fonts: La ‘Guia pràctica: Comunicació’ de la Federació d’Ateneus de Catalunya, l’article ‘Organitzem una roda de premsa?’ de Catpress Comunicació, i l’entrada ‘Com fer una bona roda de premsa’ del blog #ineditviable.
Per què organitzar-la
Abans de començar a preparar una roda de premsa cal preguntar-se si realment és procedent fer-ho. Caldrà que l’entitat miri de forma crítica l’esdeveniment que es vol difondre i assegurar-se que aquesta és l’acció de comunicació adient, o, d’altra manera, no tindrà èxit. Si l’única raó per a fer una roda de premsa és publicar una foto o donar una informació breu, amb enviar una nota de premsa o algunes imatges als mitjans n’hi haurà prou.
En canvi, pot ser que allò que s’ha d’explicar sigui prou complex o important per a fer-ne una difusió d’aquestes mides, o que es vulgui mostrar als i les periodistes in situ algun espai, muntatge, projecte, acció... O inclús que les persones que han d’intervenir a la roda tenen un discurs rellevant.
Programació i preparació
El primer pas en la preparació d’una roda de premsa és la programació del dia i l’hora i la cerca de l’espai. Aquest hauria d’estar ben comunicat, adaptat, amb unes dimensions adequades per a rebre totes les persones que hi assistiran i preparat per als dispositius tècnics que s’utilitzaran, si s’escau.
Pel que fa al dia, seria recomanable informar-se sobre les activitats, notícies i altres rodes que puguin eclipsar l’esdeveniment propi. En quant a l’hora, el millor és organitzar la roda al llarg del matí i fins al migdia, per tal de donar marge als mitjans per a elaborar les informacions, i inclús, potser, sortir als informatius de l’hora de dinar o posteriors.
En aquest plantejament també s’hauria de preparar una estructura de l’acte, definint els o les ponents, que no haurien de superar les quatre persones per un tema d’atenció de la premsa, i si hi haurà un moderador o moderadora (que és el més adient); així com assenyalant el temps de cada intervenció. És aconsellable que això es reculli en un guió, on també es pot incorporar el contingut dels parlaments.
A partir del guió es poden intentar endevinar algunes preguntes que podrien sorgir durant la roda, amb l’objectiu de preparar les possibles respostes.
També és interessant plantejar-se la preparació d’un petit esmorzar en acabar la roda de premsa, si és oportú.
Un cop ja es tingui clar el lloc, el dia i l’estructura que tindrà la roda, ja es poden començar a preparar els materials complementaris. Aquí s’inclou el dossier informatiu, la nota de premsa, i altres materials que els i les periodistes poden sol·licitar.
Crida
Per fer una crida organitzada que no es deixi cap mitjà rellevant al marge, caldrà començar fent una llista de contactes de periodistes i mitjans, aprofitant els recursos amb què ja compta la mateixa entitat i buscant-ne de nous, si en manquen. També caldrà plantejar-se convidar entitats institucionals, si s’escau.
El següent pas és redactar la nota de premsa o document de convocatòria que s’enviarà als contactes recollits. Aquest text haurà de recollir el títol de l’acte, el lloc, les hores de convocatòria de periodistes i de començament de la roda, les persones que intervindran, un breu text descriptiu de l’esdeveniment i les dades de contacte, amb el nom de la persona responsable de comunicació, un correu electrònic i un telèfon.
És aconsellable que el document pregui la confirmació d’assistència, però també que sigui la mateixa entitat organitzadora la que faci un seguiment dels mitjans i institucions convidats una setmana abans de l’acte.
Preparació de l’espai
El mateix dia de la roda, o un dia abans si cal i és possible, caldrà preparar l’espai. Aquest haurà de comptar amb cadires suficients, així com d’una taula o una àrea diferenciada on es situaran els i les ponents. És recomanable fer visible el nom i el logo de l’entitat, permetent a les persones assistents identificar l’organització amb cartells o inclús una projecció.
També és necessari comprovar que tot l’equip tècnic que s’utilitzarà (l’ordinador, el projector...) funciona, i que hi ha prou micròfons per a tothom, tant per a les persones que intervindran com per als i les periodistes que facin preguntes.
Durant la roda de premsa
Quan comencin a arribar els mitjans, se n’haurà de fer una recepció adient, prenent nota dels noms dels i les periodistes, el mitjà al qual representen i el seu correu electrònic. Aquesta primera trobada serveix també per fer-los arribar el material i distribuir-los a l’espai depenent de si necessiten cadira de braç o taula per a escriure o instal·lar càmeres o micròfons.
Un cop s’iniciï l’acte caldrà començar per una presentació de les persones ponents i una explicació de l’estructura de les intervencions. Aquestes s’hauran de fer evitant la personalització del discurs i parlant sempre en nom de l’entitat, però mai sense abandonar la naturalitat.
Al final de la roda de premsa tindrà lloc la ronda de preguntes. En aquest moment, la persona encarregada de la moderació haurà d’anar passant el micròfon als mitjans, i el o la ponent interpel·lada podrà respondre. Un cop acabada, s’haurà de tancar l’esdeveniment i acomiadar als i les assistents.
Després de la roda de premsa
Un cop acabat l’esdeveniment és important fer arribar una nota de premsa als mitjans de comunicació que han assistit donant les gràcies per la seva assistència, i fent un resum de les qüestions que s’han tractat a la roda de premsa assenyalant les idees més importants.
També és interessant fer una nota a part per als mitjans que no han assistit, per tal de magnificar l’abast de la informació.
