Un cop ja es té clar perquè s’organitza l’esdeveniment i quant pot costar, el següent pas és determinar els temes definitoris de la jornada: el dia, les persones assistents i l’espai.

Pel que fa al dia, s’ha de tenir en compte primer que no siguin dates especials ni festius perquè desinflaria l’assistència. De fet, aquesta s’ha de tenir en compte a l’hora de decidir la data i l’hora de l’esdeveniment, ja que depenent de qui siguin les persones convocades s’haurà de fer en cap de setmana o laborable, a la tarda o al matí.

La definició del lloc també dependrà del nombre d’assistents i el pressupost, així com del tipus de projecte que s’està presentant, per si es pot trobar un espai relacionat amb la seva temàtica. És important que el lloc compti amb bons equips audiovisuals i que estigui ben comunicat per tal de facilitar les coses a les persones convidades.

Així, tenir ben clar el nombre d’assistents és clau en aquest apartat. S’haurà d’elaborar una llista amb les persones o grups que es vulguin convidar, així com del perfil que les defineix per assegurar-se que la jornada és fructífera per les dues parts. En aquest sentit, aquí també s’hauria de decidir si es vol cridar algun mitjà, quin i per què.

Mai està de més comptar amb alguna cosa per menjar o beure, i les persones assistents solen agrair-ho. A més, depèn de l’hora a la qual se celebri l’acte de presentació, és recomanable comptar amb un espai d’una mitja hora al programa per fer un descans i prendre alguna cosa. Hi ha qui fins i tot contracta un càtering, però no és necessari. Cafè, sucs, fruita, petits entrepans o pastes... No és tan important el qué, com sí tenir present que s’ha de fer aquesta pausa, ja que permet que les persones convidades paeixin la informació, es relacionin i s’agafin la resta de la jornada amb més ganes.

En la línia de la qüestió creativa, també és recomanable que s’adapti mínimament l’espai a la presentació del projecte. A les parets es poden penjar fotografies, informació diversa sobre l’acció en concret o l’entitat, eslògans... Farà que l’experiència sigui un punt més immersiva i, de nou, ajudarà a recordar els temes tractats al públic.

En aquest sentit, també és una bona opció entregar petits regals o recordatoris a les persones assistents. Això depèn del projecte o acció que s’estigui presentant, però si pot ser quelcom relacionat amb allò que s’està exposant influirà positivament en la implicació del públic un cop la jornada hagi finalitzat.