Ascen Moro: "Cal una mirada global a l’hora de redissenyar un tràmit administratiu"

Quins tràmits per entitats del tercer sector ofereix l’administració local?

Existeix a l’administració local tot un ventall de tràmits a disposició de les entitats del tercer sector: inscripció, baixa o modificacions del registre municipal d’entitats, ocupacions de via pública o equipaments per realitzar activitats, cessió de material, presentació de queixes, suggeriments i propostes, inscripció a activitats, participació en premis i concursos, comunicacions o llicències obres, accés a la informació pública, convenis...

Però sens dubte el procediment estrella de les entitats és el que fa referència a les subvencions, que inclouen diferents tràmits (la sol·licitud, així com les possibles esmenes i ampliació de la documentació, l’acceptació una vegada concedides, la reformulació i la seva posterior justificació).  

Definiries aquests processos com àgils, fàcils i flexibles?

Existeixen estudis recents que avalen un increment en l’ús de l’administració digital per part de la ciutadania (accelerat sens dubte per la pandèmia), però a la vegada, el 71% de la població considera que el servei no és de qualitat i el 35% que els serveis digitals són massa complicats, i fins i tot un 60% encara prefereix accedir a la informació i als serveis de l’Administració de forma presencial o telefònica, ja que consideren que la relació digital encara no és senzilla ni intuïtiva.

Per altra banda, existeix també un problema amb el llenguatge que s’utilitza a l’administració. Només una dada: el 97% dels textos sobre ajudes, bases i subvencions les persones destinatàries no els entenen.

Però l’administració porta molt de temps impulsant projectes de millora, simplificació i digitalització...Quin és el problema?

L’automatització de processos no ha suposat, en molts casos, una millora substancial en pro de la simplificació, ja que s’ha limitat a aplicar tecnologia als processos tal i com es realitzaven tradicionalment, en comptes d’utilitzar aquesta tecnologia per transformar-los, per agilitzar-los, per reduir càrregues administratives, aplicant els principis de proactivitat, de personalització i, fins i tot, sent predictius per tal d’anticipar-nos a les necessitats futures.

Per tant, és evident que no és suficient incorporar els mitjans electrònics a l’activitat de les administracions públiques, sinó que cal un canvi de cultura a les organitzacions, un lideratge professional, flexible, sistèmic i innovador, que implica també transformar l’estructura productiva, incorporant noves competències, nous perfils professionals i noves formes de treballar que superin les actuals estructures jeràrquiques que no faciliten el treball transversal i multidisciplinar.

No és suficient incorporar els mitjans electrònics a l’activitat de les administracions públiques, sinó que cal un canvi de cultura a les organitzacions.

Quines millores s’han fet en els darrers anys?

Tot i que la introducció de les tecnologies i la digitalització s’ha anat produint durant els darrers vint anys de forma asíncrona i descompensada, és important ressaltar l’enorme esforç que, en general, estan realitzant les administracions públiques per poder fer front a tots aquests nous reptes. Cal que les administracions locals es dotin d’una estratègia a curt, mig i llarg termini.

En aquest sentit, cal destacar el treball col·laboratiu que s’ha dut a terme de la mà del Consorci Localret que recentment ha aprovat una 'Agenda Digital' dels municipis de Catalunya amb l’objectiu que sigui un document de referència que puguin adoptar les entitats locals i també com a instrument per avançar, de forma conjunta, en aquesta transformació. Aquests reptes tan complexos i globals, no es poden afrontar de forma individual, cal una veritable col·laboració i cooperació interadministrativa, amb solucions comunes, processos estandarditzats i vocabularis, dades i metadades compartides i homogeneïtzades.

L'Ajuntament ha compartit experiències en actes com l'Assemblea de @localret, les Jornades Lideratge municipal amb l'#Agenda2030 o l'@SmartCityexpo.#SantFeliu ha presentant entre d'altres la #ConsultaSoterrament, l'#AgendaUrbana i @santfeliuinnova

 https://t.co/1WqRYMR2Ua pic.twitter.com/y9hi15dYPp

— Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat (@ajsantfeliu) November 23, 2022

Com es pot accelerar aquesta transformació?

Es tracta d’incorporar a les organitzacions una nova cultura de gestió de la informació basada en la governança de les dades, i passar del model tradicional de tramitació en paper, “docucèntric”, a un model “datacèntric”, en el que la ciutadania, empreses i entitats poden tenir el control de les seves dades, i l’administració pot realitzar una gestió intel·ligent d’aquesta informació tant per poder prendre decisions basades en dades, com per garantir una transparència real i un retiment de comptes constant.

A nivell europeu s’està treballant en un nou reglament (eIDAS2) que facilitarà una identitat digital única, reconeguda en qualsevol lloc de la UE, basat en els denominats wallets (carteres digitals d’identitat), que es podran utilitzar des de mòbils i altres dispositius, on els titulars podran identificar-se per a la realització de tràmits i poder compartir, de forma segura, no només dades personals bàsiques, sinó també altres “atributs” rellevants de les persones (carnet de conduir, diplomes, informació bancària, dades mèdiques, etc).

Pots explicar algun exemple de bones pràctiques per part de l’administració a l’hora de digitalitzar els tràmits?

En el cas de les subvencions, des de l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat hem fet un esforç per simplificar al màxim aquesta tramitació:

• Definint un circuit de tramitació que contempli totes les fases (presentació documentació, acceptació, justificació…)
• No demanant documentació que obri en poder de l’Ajuntament o de qualsevol altra Administració pública. La informació i la documentació ingressen al gestor de tramitació d’expedients degudament codificada i classificada des de l’origen
• Automatitzant la consulta al registre d’entitats municipal, el que ha permès mantenir actualitzada aquesta informació
• Incorporant, en la tramitació de l’expedient, controls automàtics per agilitzar la comprovació dels requisits
• Facilitant la justificació mitjançant la reducció de documentació a aportar (en imports inferiors a 5.000 € només es requereix la presentació d’un compte simplificat mitjançant un formulari que facilita l’Ajuntament)

Què queda per fer en aquest sentit?

Es podria avançar encara molt més, per exemple, establint formularis de sol·licitud on, a més de presentar un document amb el projecte, s’incorporessin les dades de forma estructurada per tal de, amb posterioritat, poder reutilitzar aquesta informació i facilitar, encara més, la tasca de justificació, o de retiment de comptes que també han de fer les entitats del tercer sector.

Per altra banda, no podem perdre de vista que les entitats tenen dret a conèixer en tot moment l’estat de tramitació dels seus assumptes, i per això és molt important poder posar a la seva disposició un espai, restringit, per tal que puguin accedir a consultar les seves dades, l’estat de tramitació dels expedients, les notificacions, etc.