Arriba un nou any i és moment d’explicar què hem fet durant el curs anterior. La rendició de comptes és un element ben present dins de les entitats socials i, en aquest sentit, el material que recull tota aquesta informació és la memòria d’activitats. Generar confiança i fomentar la transparència amb l’entorn són dos dels objectius principals d’aquesta eina. Per tant, una bona memòria és un resum de les activitats més destacades durant l’any i del seu impacte.

La directora del projecte de consultoria Causes, Irene Borràs, és experta en l’elaboració de memòries útils. La irrupció del vídeo com a tendència a Internet i a les xarxes socials i l’aposta per memòries més visuals són elements que van guanyant força en l’àmbit associatiu. Borràs, en aquesta entrevista a www.xarxanet.org, posa en comú els principals elements a tenir en compte a l’hora d’elaborar una memòria, els errors més comuns, i aspectes a millorar per fer-les més dinàmiques i efectives.

Què s’ha de tenir en compte a l’hora d’elaborar una memòria?

El primer que s’ha de tenir en compte és el perquè la vols i a qui anirà dirigida. En funció d’això decidiràs el contingut i el to. Les entitats pensen en memòries molt llargues i justificatives, estan acostumades a fer subvencions, amb un discurs dens i amb molt de detall. Es pot treballar d’una forma més amena i no tan tècnica amb l’objectiu que arribi a més persones.

Què ha d’incloure?

La memòria ha de contenir informació bàsica de l’entitat: principals programes, dades de l’any, números globals, àmbits d’actuació, novetats… També ha d’incloure qui hi ha darrere de l’entitat, la Junta Directiva, com s’organitza, etc. Per últim, és important incloure la part econòmica com són els principals ingressos i despeses. Ens hem de posar en el punt de vista d’una persona que està fora de l’entitat i que li agradaria saber més.

Quins són els principals errors de les entitats a l’hora d’elaborar memòries?

L’error més comú és voler explicar-ho tot. Es confon un informe de gestió, que és on ho expliquem tot, i que té sentit que ho passis a una assemblea, a una memòria d’activitats. Voler explicar moltes coses fa que acabis comunicant menys. Comunicar no és informar. Per fer una memòria hem d’intentar equilibrar la quantitat de text, voler posar moltes coses de vegades pot tenir un efecte contrari. Si volem que siguin comunicatives, menys és més.

Les memòries han de ser més visuals?

Un altre error, precisament, és no posar fotos. La memòria és l’element que va fora de l’organització. Jo recomanaria posar moltes fotos perquè sinó serà molt densa. Les memòries han de ser més àgils i han d’utilitzar infografies. Un recurs molt bo per presentar memòries és fer una primera pàgina amb una infografia de les persones ateses, el nombre de socis, el nombre de participants en una activitat, etc. Aquest recurs el poden utilitzar també per fer difusió a les xarxes socials. La memòria no ha de morir en ella mateixa.

Com podem ser innovadors?

Una altra cosa que podem incloure a les memòries són els testimonis dels voluntaris o de les persones ateses, si es tracta d’una entitat d’acció directa. La memòria pot ser un espai per donar veu a les persones que han contribuït a fer l’entitat durant l’any.

Què opines sobre la inclusió de vídeos?

Al vídeo se li demana massa coses i ara costa d’arribar, però en general, s’hauria d’anar per aquí: menys text i més visual. Dosificar la informació no vol dir no explicar coses, sinó que cadascú pugui trobar allò que li interessa. Si vols aprofundir en els temes econòmics pot ser que la memòria t’enviï a la web, per tant, parlem de disposició de la informació. En general, em podria arriscar a dir que han de ser més lleugeres, visuals, curtes. El vídeo és un altre recurs, com podria ser la potenciació de les xarxes socials.

Prescindirem de les memòries físiques?

Si apostes per un canal online, has de tenir clar el teu públic. Si tens un públic 100% digital, llavors sí, però les entitats tenim públics diversos. Les memòries impreses haurien de ser de 16 o 20 pàgines. El paper encara el necessitem. Una altra cosa, és que després ho vulguis complementar amb un vídeo.

Per què és important elaborar una memòria?

Bàsicament perquè és una eina de comunicació. Les entitats haurien d’incorporar en el seu ADN la comunicació perfecta. Totes les entitats són agents transformadors i per transformar has d’arribar als teus públics. La memòria és una eina que permet rendir comptes: qui ets i què fas. Igual que les entitats no poden no tenir pàgina web, no poden oblidar-se de la memòria. M’atreviria a posar-lo en el top dels materials de comunicació.

Qui l’hauria de fer?

L’ideal és una combinació entre direcció i comunicació. Si és una entitat petita, com un cau, es pot fer plegats entre tots els monitors. Idealment li tocaria a la persona de comunicació amb la complicitat de l’equip directiu o les comissions que pot tenir l’entitat. En aquest sentit hi ha una part que correspon a tota l’organització, com és la recopilació de dades durant tot l’any. Ha de ser una feina sistemàtica durant tot el curs, potser amb un sistema de bolcar fotos. No cal tenir un CRM, i si el tens, millor.

En general, tens la sensació que dins de l’associacionisme s’elaboren bones memòries? Què cal millorar?

Millorar s’ha de millorar sempre. El Tercer Sector té cultura de rendició de comptes, però té poca cultura comunicativa. Rendir comptes no és el mateix que comunicar. Potser el que hem de fer és canviar la forma: per què la vols i amb qui la vols. En aquest sentit hi ha molt espai de millora. De memòries se’n fan moltes, però per mi aquestes memòries són més informes de gestió. Podem fer elements més àgils.

Què t’agradaria destacar?

Crec que és important donar les gràcies. Per descomptat que hi ha d’haver els logos dels finançadors, però és important un apartat d’agraïments per dir als socis i voluntaris: “Gràcies per fer-ho possible”. Seria ideal que fos un element on tothom s’hi pogués veure reflectit.