El seguiment de projectes
El seguiment és una de les etapes del cicle d’un projecte a la qual s’hi destina menys espai en les exposicions teòriques, així com durant la seva implementació. La seva funció, però, de control durant el procés d’execució és cabdal per aproximar-nos als resultats esperats, així com atendre a l’eficiència i eficàcia dels nostres projectes.
Tot sovint es tendeix a tractar en els manuals de disseny i elaboració de projectes el seguiment i l’avaluació de forma conjunta, entenent-se el seguiment com a part de l’avaluació o un tipus d’avaluació (avaluació contínua) dels projectes. Aquest fet obvia que el seguiment i l’avaluació produeixen un tipus d’informació diferent.
Cal tenir present que el seguiment, també anomenat monitoreig de projectes, té la funció de controlar que allò que s’està produint (activitats, resultats, duració, costos, etc.) correspon a allò planificat i facilitar ,mitjançant les dades obtingudes, la presa de decisions per millorar els resultats del projecte en termes d’eficàcia i eficiència.
Seguiment i avaluació són conceptes, doncs, que no signifiquen el mateix: mentre que el primer té un caràcter sistemàtic, el segon és puntual, esporàdic. El seguiment el realitzen els professionals involucrats en el projecte i l’avaluació pot ser externa.
El seguiment observa, analitza i planteja suggeriments sobre l’execució del projecte. L’avaluació formula conclusions sobre allò que observa a nivell del projecte i del seu l’impacte. El seguiment correspon a l’avaluació formativa que realitzen els tècnics gestors del projecte amb la intenció de millorar-lo. Però com els seu nom indica, aquest tipus d’avaluació es realitza també amb un objectiu d’autoprenentage intern.
El monitoreig proporciona informació continua sobre els progressos que es van assolint cap a la consecució dels objectius mitjançant la recollida i tractament d’informació i la presentació d’informes periòdics. Determina, així, els punts forts i febles d’un programa.
L’objectiu del seguiment o monitoreig de projectes és avaluar els canvis i establir en quina mesura s’està acomplint i realitzant l’actuació d’acord amb la proposta inicial. Concretament, consisteix en mesurar qualitativament i quantitativa la relació entre les diferents activitats i els resultats previstos, analitzant la gestió del temps i els pressupost utilitzat. La informació recollida permet conèixer la capacitat d’assolir resultats i de prestar els serveis amb els recursos materials, humans i financers previstos.
El seguiment permet comprovar si els resultats es podrien haver assolit amb d’altres mitjans, amb uns costos inferiors i en els mateixos terminis. En definitiva, l’objectiu del seguiment consisteix en millorar l’eficiència del projecte, tot centrant-se en:
La gestió del projecte: gestió pressupostària, gestió de personal, gestió de la informació, gestió dels riscos, gestió de les relacions de coordinació amb altres entitats, gestió dels beneficiaris, etc.
La pertinença del projecte des del punt de vista de l’entitat: considerar si el projecte desenvolupat és el més avantatjós per l’entitat segons el cost, els resultats esperats, la repercussió i visibilitat, etc. Per dur a terme aquesta valoració considerarem les altres accions que podríem haver dut a terme (anàlisi d’alternatives), així com altres projectes realitzats.
L’adequació dels indicadors: analitzar si els indicadors de resultats proposats són els adients i en el cas que no ho siguin, si s’han modificat al llarg de la vida del projecte.
El control dels efectes no buscats: observar si s’han produït resultats no previstos com a conseqüència de la nostre acció intencionada i dirigida.
El monitoreig pretén, doncs, identificar i proposar mesures per respondre a aquells factors que poden fer fracassar el nostre projecte:
Errors de disseny originats per una mala estimació de les fites: poca claredat o mala organització dels processos i activitats, poca coherència entre les activitats programades i l’estructura de l’organització.
Faltes d’implementació: falta d’acompliment d’allò programat (processos, activitats, estructura) per part dels que estan a càrrec de l’operació.
Factors externs: incompliment dels supòsits o sorgiment d’elements contextuals nous o imprevisibles que modifiquen l’escenari en el qual s’implementa el projecte.
En el món de les entitats no lucratives, caracteritzat per la rendició de comptes o comunicació dels resultats obtinguts i processos realitzats, el seguiment dels projectes pot tenir dues finalitats diferenciades:
- El control dels errors o desviacions respecte la programació prevista, per tal de controlar l'impacte, el cost i la temporització i prendre decisions al respecte.
- La informació sobre la marxa del procés, la seva pertinença, eficàcia i eficiència.
En termes generals podrem dir que la diferència entre el primer i el segon objectiu fa referència a la precisió i l'ús que es fa de la informació.
Segons si la informació que produeix el seguiment es dirigeix als actors interns, els actors externs (entitats o institucions a les quals s’ha de rendir comptes), la població objectiu o la societat civil es requerirà informació de caire diferent. Quan més involucrats estiguin els destinataris en el projecte i la seva gestió, més precisió, detall i freqüència es requerirà.
Segons la finalitat del seguiment caldrà plantejar-se i respondre les següents qüestions per establir un pla de monitoreig, el qual ha de planificar-se abans de dur a terme l’execució del projecte:
- Quins són els destinataris de la informació que ha de recollir el seguiment?
- Quina informació requereixen aquests destinataris?
- Quins indicadors cal tenir en compte a l’hora de produir la informació?
- Quins instruments utilitzarem per recollir la informació?
- Amb quina periodicitat?
- Quin nivell de precisió de les dades es requereix?
- Quines i quantes han d’ésser les unitats d’observació: actors, beneficiaris, voluntaris, personal remunerat, etc.?
- Quin tipus d’informes es requereixen?
- Com s’han de processar les dades?
Un instrument força utilitzat per a la realització del seguiment de projectes és el quadre de comandament. Aquest és una eina que recull de forma sintètica i sistematitzada la informació rellevant sobre la gestió, la realització d’actuacions i l’assoliment dels objectius d’un projecte, amb la finalitat d’ésser emprada en la presa de decisions, especialment per les persones responsables del projecte o les tasques crítiques.
Els elements que inclouen un quadre de comandament són els següents:
L’objectiu específic al qual s’adrecen els resultats esperats
Els resultats, aquells béns i serveis que el projecte garanteix i pels quals es realitzen certes activitats.
Els indicadors d’aquests resultats, és a dir, l’expressió dels valors dels resultats.
Les activitats que condueixin a l’assoliment dels resultats
El nivell d’agregació que descriu el grau de cobertura previst per a la realització de les activitats i per a l’assoliment dels resultats i objectius.
Els costos i temps reals i previstos per a la realització de les activitats.
Els rangs d’alerta, és a dir, les desviacions dels temps i costos respecte a les previsions inicials.
El quadre de comandament com una comparació sistematitzada entre allò programat i realitzat només serà vàlid quan es doni una formulació adient del projecte, que permeti una programació realista dels diferents productes, processos, activitats i serveis requerits en la seva execució. En aquest context la formulació, programació i seguiment estan estretament vinculats.
No serà possible establir un quadre de comandament sense haver definit indicadors mesurables, i per tant comparables, dels objectius o resultats esperats dels nostres projectes.
Una manera de garantir tant la formulació lògica i realista del nostre projecte com l’establiment d’indicadors quantitatius serà emprant la metodologia del marc lògic del nostre projecte. El quadre de comandament en l’Enfocament del Marc Lògic tindrà com a base la matriu de planificació on s’hi anirà especificant tant els resultats obtinguts com els aspectes referents a la programació (calendarització i costos).
La selecció d’indicadors és central en el seguiment de projectes o monitoreig. Aquests han d’escollir-se estratègicament durant la definició del pla de seguiment per tal de garantir l’obtenció de la informació necessària per a la presa decisions. Caldrà, així identificar les necessitats específiques dels destinataris de la informació. Tot i així, hi ha una sèrie d’indicadors que gairebé sempre seran considerats en el monitoreig de projectes.
- Índex d’avançament: Relació sobre la quantitat d’activitat executada sobre el total de l’activitat.
- Índex d’acompliment de costos: Relació entre el pressupost executat i el pressupost previst inicialment.
- Índex de cobertura: Proporció de la població beneficiària que és atesa pel projecte en relació a l’esperada.
- Índex de focalització: Proporció de la població beneficiària que forma part del col·lectiu diana del nostre projecte en relació al total de la població beneficiària.
- Índex d’ eficàcia: Relació entre la quantitat de bens i serveis produïts i distribuïts pel projecte durant la seva execució i allò estimat a la programació, considerant tant les fites com el temps.
- Índex d’eficiència: Relació entre els productes generats i els recursos emprats en la producció.
Cal tenir en compte que aquests indicadors quantitatius han de complementar-se amb altres indicadors qualitatius importants com poden ésser: el grau de satisfacció, l’acompliment d’expectatives dels beneficiaris o la participació, referint-se els primers a aspectes que mesuren l’eficiència de la gestió del projecte i no la seva repercussió o impacte.
