Projectes

Un cop feta la reflexió sobre el model d’organització, és moment de definir - de forma clara i explícita – pautes i sistemes de treball i de relació coherents amb la nostra tipologia i que facilitin la gestió dels equips.

Una de les vies que tenim per fer aquesta concreció dels procediments és el desenvolupament del projecte de voluntariat, l’eina que esdevé el full de ruta a l’hora de gestionar aquestes persones.

Alguns dels aspectes que ha d’incloure aquest document són:

• Raó de ser del voluntariat a l’organització i necessitats que volem cobrir
• Tasques que realitzaran aquestes persones i perfil que hauran de tenir per poder-les desenvolupar
• Situació de les persones voluntàries en l’organigrama de l’entitat i figura responsable de la gestió del voluntariat
• Expectatives que tenim per aquestes persones i compromisos que assumim com a entitat per a què es facin realitat
• Dedicació i compromisos mínims que han d’assumir les persones voluntàries
• Canals i circuits de comunicació interna amb les persones voluntàries
• Espai de comunicació i relació entre persones voluntàries i remunerades
• Espais i mecanismes de participació i pressa de decisions

Si tenim clarificats aquests aspectes, i totes les persones que integren l’entitat els coneixen, ens estalviarem malentesos i afavorirem un bon clima de treball.

Així mateix, una mesura que també ens pot ajudar a la millora de clima de treball és el desenvolupament del Reglament de Regim Intern, un document on es detalla el funcionament propi de cada organització.

En aquestes publicacions podeu trobar més informació sobre la relació entre personal voluntari i remunerat.

• Centre d'Estudis de l'Esplai amb col·laboració de l'Institut de Formació de la Fundació Pere Tarrés. (2001). La integració de la persona voluntària a l'entitat. Apunts. Barcelona: Generalitat de Catalunya. Departament de Benestar i Família
• Fundació Pere Tarrés. Consultoria i Estudis. (2006). Manual para la persona voluntaria. Madrid: Plataforma del Voluntariado de España
• Observatori del Tercer Sector. (2007). Bones pràctiques en la gestió del voluntariat. Barcelona: Fundació La Caixa. Obra Social
• Observatori del Tercer Sector. (2009). Manual de gestió del voluntariat. Barcelona: Fundació La Caixa. Obra Social
• Urgell, Jaume. (1995). L'organització i la direcció del voluntariat a les associacions: manual per al canvi organitzatiu a través de la gestió del voluntariat. Útils pràctics; 2. Barcelona: Ajuntament de Barcelona. Torre Jussana

A més a més, des dels Serveis d’assessorament de Xarxanet també us podem ajudar en el desenvolupament del projecte de voluntariat o el Reglament de Regim Intern de l’entitat.

En aquest dossier de la Plataforma de Voluntariat Social de la Comunitat Valenciana trobareu tot el que cal tenir present a l’hora de desenvolupar un pla estratègic. A més a més, la guia proporciona fitxes i models per elaborar un DAFO, definir la missió, visió i valors de l’organització, analitzar el processos, definir la matriu de processos prioritaris, formular l’estratègia a seguir o comptar amb un quadre de comandaments.

Aquesta guia és resultat del treball realitzat amb 12 organitzacions a través del “Programa de Diagnóstico de Entidades No Lucrativas” de la Fundación Luis Vives. A partir de l’anàlisi d’aquestes organitzacions, s’estableixen recomanacions tècniques per a la millora de la gestió.

Josep Maria Canyelles reflexiona en aquest article –publicat al número 37 de la Revista Educació Social– sobre com les entitats no lucratives han d’avançar en aquest àmbit si volen ser sostenibles en el temps. Trobareu conceptes com la gestió del canvi, missió, visió i valors de l’entitat o quadre de comandament integral.

Són moltes les entitats que actualment es troben amb dificultats econòmiques i de tresoreria i han de replantejar-se les vies de finançament i avançar cap a la diversificació de fons. No obstant això, la diversificació de fons i la cerca de noves vies de col·laboració és un camí que requereix un canvi de mentalitat en les formes de fer fins al moment.

El desenvolupament d’un pla de captació de fons que parteixi de l’anàlisi de la situació financera de l’entitat i les necessitats i fortaleses de l’organització en matèria de finançament ens permetrà definir un full de ruta adient a la realitat i idiosincràsia de l’entitat, i fer-la sostenible en el temps.

La capacitat de les entitats no lucratives per connectar amb la societat i comptar amb la seva confiança i credibilitat és un dels seus estendards.

Per poder arribar a més persones i ampliar la base social, les organitzacions hem de destinar temps i recursos a la comunicació i visibilització d’aquestes i posar en valor l’activitat que desenvolupem i l’impacte que té en la ciutadania.

A més a més, si volem comptar amb un voluntariat implicat i identificat amb la missió de l’organització, també hem de destinar temps i recursos a la gestió, coordinació i capacitació d’aquestes persones.

La pàgina web és la nostra carta de presentació i és important que sigui agradable per a l'usuari. La primera impressió serà clau perquè els internautes guardin la pàgina a la seva llista de webs destacats, i per tant, adquireixin una bona imatge de l'entitat, o per el contrari, la descartin. Per atreure l'atenció del públic cal:

• Bona combinació de colors. És aconsellable utilitzar els colors corporatius de l'entitat i combinar-los de manera que el resultat sigui atractiu a la vista.
• Ben estructurada. Una bona distribució de les seccions crea sensació d'espai i no espanta.
• Evitar l'excès d'elements. No per tenir una pàgina web carregada d'elements, animacions i informació, aquesta guanya en qualitat. Normalment, les millors webs són aquelles més senzilles i on res està situat a l'atzar.

Una bona pàgina web que busca fidelitzar usuaris, necessita renovar-se periòdicament. Ha de ser dinàmica i comptar amb elements variables que la permetin mostrar una imatge de modernitat i progrés constant. Si una persona accedeix al web i no hi troba quelcom diferent, tard o d'hora deixarà d'entrar-hi.

De la mateixa manera que amb el disseny i l'estructura, és necessari que els continguts es renovin diàriament. Cal que la pàgina estigui viva i sempre al dia. L'actualitat és clau per donar prestigi i valor afegit a la pàgina. Aquelles que siguin capaces de publicar primícies, sempre amb rigor informatiu, aconseguiran un públic fidel i convertir-se en referent dins del sector.

Un mecanisme imprescindible per fidelitzar els usuaris és la interacció amb aquests. Cal dotar la pàgina web d'eines per comunicar-nos amb ells i generar un clima de diàleg en el que els internautes es puguin sentir part activa del nostre espai web. Per assolir aquest objectiu podem:

• Donar protagonisme a les xarxes socials. Caldrà analitzar prèviament a quines ens interessa tenir presència.
• Afegir l'opció de crear comentaris a les notícies.
• Fer enquestes i promocions on es demani la col·laboració dels usuaris.

A continuació es detallen algunes de les iniciatives de voluntariat corporatiu a l’abast de les empreses que recull la publicació de la Generalitat de Catalunya “El voluntariat corporatiu: una oportunitat per a l’empresa a Catalunya”. Aquestes es poden combinar entre si.

• Banc del temps: L’empresa destina una bossa d’hores dels treballadors per què els treballadors col·laborin amb entitats no lucratives.
• Voluntariat professional: L’empresa cedeix hores dels treballadors a entitats no lucratives per tal que col·laborin en tasques concretes relacionades amb el lloc de treball d’aquestes persones, com és la gestió i administració.
• Contribució a causes: L’empresa col·labora econòmicament amb iniciatives desenvolupades per entitats no lucratives en favor de causes concretes.
• Contribució conjunta: Els treballadors fan donacions econòmiques a diferents entitats no lucratives procedents de recaptacions, nòmines, pagues extres, etc. L’empresa, per la seva part, també fa donacions econòmiques pel mateix import que els treballadors.
• Contribució en espècies: Lliurament de materials o equipaments a entitats no lucratives. Sovint aquestes contribucions són fruit de la petició de treballadors que ja col·laboren amb entitats no lucratives.
• Suport a les iniciatives dels empleats: L’empresa col·labora amb un projecte de voluntariat o de captació de fons desenvolupat per treballadors o antics treballadors. Aquesta col·laboració pot ser econòmica, cessió de material o suport en el desenvolupament de projectes de voluntariat en el si de les entitats no lucratives.
• Actes: L’empresa promou la participació dels empleats i les seves famílies en esdeveniments i activitats adreçades a recaptar fons per a les entitats no lucratives de la comunitat.
• Premis per reconèixer la tasca voluntària dels treballadors: L’empresa reconeix la tasca de les persones que desenvolupen accions de voluntariat a entitats no lucratives. Aquest reconeixement sovint és una donació o col·laboració de l’empresa amb l’entitat de voluntariat.
• Programes de voluntariat: L’empresa desenvolupa un programa de voluntariat a través del qual canalitzar la col·laboració i participació dels treballadors amb les entitats no lucratives de la comunitat.
• Dedicació del temps lliure: L’empresa promou que els treballadors col·laborin i realitzin tasques de voluntariat a entitats no lucratives en el seu temps lliure. Per tal de reconèixer aquesta acció que es realitza fora de l’horari laboral, l’empresa pot cedir algunes hores de treball o fer una aportació econòmica a l’entitat.

En aquest recurs trobareu diferents publicacions que us ajudaran a l’establiment de col·laboracions entre empreses i entitats no lucratives.

Per a més detalls, podeu contactar amb el Servei d’Assessorament en Projectes de Xarxanet.

Comptar amb un calendari amb les convocatòries públiques i privades que anualment es posen en marxa i que s’ajusten a la realitat de la nostra entitat facilita el procés de redacció i presentació de les propostes.

En aquesta notícia trobareu les principals convocatòries de suport a les entitats. Per conèixer les dates exactes de publicació, els requisits, i ampliar el nombre de convocatòries, us recomanem consultar periòdicament les següent webs:

• Secció de Finançament de Xarxanet.org
• Torre Jussana
• CIDO
• Casal d’Associacions Juvenils de Barcelona
• Soluciones.org

Explicar correctament què es farà i de quina manera es portarà a terme és cabdal a l’hora de rebre fons, ja siguin públic o privats. En aquest recurs trobareu diferents publicacions que us facilitaran aquesta tasca. A més, us mostrem alguns consells pràctics que heu de tenir presents quan empleneu el formulari d’una convocatòria.

Finalment, us aconsellem que alguna persona de l’entitat destini temps a la realització d’un curs formatiu que us permeti millorar el disseny, realització i gestió dels projectes.

La metodologia del disseny de projectes vol donar resposta a algunes preguntes que constitueixen l’essència del projecte. Les qüestions a respondre seran:

• Què està succeint en la realitat en la qual es vol intervenir?
• Quines són les necessitats del col·lectiu sobre el qual anem a intervenir?
• Quines prioritats i estratègies ens plantegem per la nostra intervenció?
• Com, quan i amb quins recursos durem a terme la nostra intervenció?
• S'han obtingut els resultats esperats?

Cada un d'aquests interrogants és tradueix en una de les fases del projecte:

- Anàlisi de la realitat. L'estudi de la realitat en la qual es vol intervenir és el punt de partida. És important conèixer amb profunditat la realitat que està vivint la persona beneficiària del projecte que ens proposem. Cal plantejar-se com és la situació actual (i què es vol canviar), les causes que originen aquesta situació o problemàtica, agents que intervenen i el seu paper vers aquesta situació, així com quina és la situació en que es vol arribar.

- Detecció de necessitats. Conjuntament amb les persones beneficiàries caldrà identificar quines són les seves necessitats i interessos. A partir d’aquest diagnòstic caldrà prioritzar aquelles necessitats que es consideren més importants. Es compararà la situació real amb la desitjada i es valorarà allò que es pot i es vol fer com entitat.

- Definició d'objectius. Els objectius ens permetran afrontar les necessitats definides i superar els problemes plantejats. Ens guiaran en les decisions que hàgim de prendre en relació al projecte. Han de ser, doncs, intel·ligibles per tothom (unívocs), fruit d'un procés democràtic, factibles, mesurables, redactats en diverses categories (generals, específics, a llarg, mitjà i curt termini) complementaris i excloents.

- Planificació de la intervenció i l'organització dels recursos. Consisteix en la definició de les activitats que s’utilitzaran i la metodologia adoptada. Es concreta el procediment a seguir, el temps, l'espai i els recursos, l’organització d’activitats i tasques, i la distribució de responsabilitats. La planificació en aquest nivell ens demana preveure, organitzar, fixar calendari i fer el pressupost.

- Avaluació. Ens serveix per a valorar els resultats del projecte. Es fa referència tant el seguiment (com es va desenvolupant del projecte) com els resultats finals (plantejant si els resultats esperats són els que s’han donat realment). Fruit d’aquesta reflexió ens porta a valorar allò que s’ha fet bé (factors d’èxit) o bé allò que es pot millorar la propera vegada (propostes de millora).

Si volen saber-ne més, en el marc del Pla de Formació de voluntariat de Catalunya, periòdicament es realitzen cursos que ensenyen a dissenyar projectes. Existeix la modalitat presencial i a distància.

També podeu obtenir més informació en diversos recursos de coneixent com:

• 7 guies clau per al disseny i la redacció de projectes
• 6 publicacions per a iniciar-te en el món de l’avaluació,
• La matriu de planificació, una eina pel disseny de projectes.

S’evidencia que, malgrat el tercer sector viu moments de canvis dins d’un context de crisi econòmica, aquesta raó, per si sola, no explica la situació actual, sinó que hem de tenir en compte l’evolució del sector en els darrers anys. En concret, la publicació defineix 5 fases que expliquen la creació, evolució i situació actual del sector:

• Fins a l’any 1978 existeixen entitats històriques o moviments civils en la clandestinitat.
• A la dècada dels anys 80 es construeix el tercer sector social tot constituint-se jurídicament un gran nombre d’organitzacions i es genera activisme basat en temps i recursos propis.
• A la dècada dels 90 es vertebra el tercer sector social tot professionalitzant-se i gestionant prestació de serveis.
• A la primera dècada dels 2000 es consolida el tercer sector, creixent en estructura i organització.
• Actualment ens trobem en un canvi d’època amb la necessitat d’enfortir el sector.

Al llarg d’aquesta evolució el tercer sector social s’ha caracteritzat per la seva capacitat per identificar el sorgiment de noves necessitats socials i donar-hi resposta. Aquesta sensibilitat i proximitat a les necessitats socials ha portat a les organitzacions a prestar serveis amb la finalitat de complir la seva missió.

Per altra banda també hi ha hagut un augment considerable entre les entitats de segon nivell o superior en la voluntat d’assumir rols d’interlocució (que inclou la voluntat d’incidència política), arribant actualment al 94% de les mateixes.

Actualment, el tercer sector social s’ha vist afectat per una reducció d’ingressos, en un moment en què creix la necessitat d’inversió social. Aquesta reducció es deu, en part, a la disminució de l’inversió pública (el 48% de les entitats afirmen que en els darrers 3 anys ha disminuït la inversió pública a la seva entitat).

En aquest context de reducció d’ingressos, les organitzacions del tercer sector social estan prenent consciència de la necessitat de millorar el seu funcionament i gestió. Cal tenir en compte que tradicionalment el sector estava més orientat a l’acció que a la planificació.

De tota manera, s’evidencia que no totes les organitzacions del tercer sector s’han vist afectades de la mateixa manera per la crisis, essent les mitjanes (les que compten amb uns pocs treballadors i alguns projectes amb finançament públic) les que estan reben més incidència.

A continuació podeu trobar les 10 reflexions o reptes que estableix l'Anuari per als propers anys.

• Atendre més persones destinatàries amb recursos limitats: malgrat viure un moment amb una clara limitació de recursos, les entitats del tercer sector també ha experimentat un augment de persones beneficiàries dels seus serveis (augment de 430.000 persones des de l’any 2007). Aquesta situació evidencia la consolidació de la presència social en cobertura territorial, capacitat organitzativa, impacte social i incidència en polítiques públiques.

• Agent actiu de transformació social: es constata el compromís cap a la transformació social de les organitzacions del tercer sector social (el 89% de les entitats consultades es manifesten en aquest sentit).

• Guanyar protagonisme en la prestació de serveis a persones: en els darrers anys s’evidencia que en els processos de contractació de les administració pública als seus serveis adreçats a les persones han competit també organitzacions mercantils. En la mesura que es defineixin plecs de clàusules adients i del seguiment que es fa de l’acompliment dels compromisos, el tercer sector social podrà anar guanyant protagonisme com a prestador de serveis a les persones.

• Un sector vertebrat amb necessitat de més col·laboració: la vertebració territorial a través d’entitats de segon nivell porta al sector a un doble repte; a l’enfortiment de les entitats de segon nivell per a continuar tenint un paper clar en la vertebració del sector i a treballar per aconseguir combinar una actuació local amb estructures globalment compartides (per a millorar l’eficiència i l’aprofitament de recursos).

• Desenvolupar el paradigma de confiança en relació amb l’Administració Pública: la relació amb les administracions ha demanat a les entitats el seguiment de procediments burocràtics que ha condicionat l’activitat diària de les entitats. Cal avançar cap a una relació de confiança i el rol de les parts per a continuar essent una aliança útil.

• La complicitat social necessària: voluntariat i recursos. L’existència de les organitzacions s’explica per la complicitat social generada (a partir de voluntaris, recursos i la comunicació). El repte se centra en saber gestionar la complicitat social.

• Potenciar els equips tècnics: gestió de persones, marc laboral i noves competències. Dins del sector cal continuar treballant per aconseguir un marc laboral sostenible per a serveis i entitats que faciliti el desenvolupament de les persones treballadores i serveis.

• Millorar el funcionament de les organitzacions: Cal continuar avançant cap a millora del funcionament de les organitzacions des de l’eficiència de recursos i amb la implicació de les entitats de segon nivell.

• Visió estratègica o bon govern de les entitats: Reptes com el compromís organitzatiu dels membres dels òrgans de govern, la funció estratègica, la relació amb els equips tècnics, diversitat i renovació dels perfils, gestió de la informació o la cultura de l’avaluació, seran més fàcils d’afrontar si es compta amb una visió estratègica de l’entitat.

• Visibilitzar l’impacte social i econòmic a través de la medició de resultats i transparència: Fer visible l’impacte social de les organitzacions és essencial per tal de generar confiança. Tenir polítiques de transparència i la rendició de comptes continua sent un repte per a les entitats.