Com no tornar-se boig presentant el teu projecte a convocatòries

Imatge principal a portada: 
Fotografia de persones disfressades de boges. Galeria de Diego Quintana a Flickr Font:
Autor/a: 
Fundació Pere Tarrés
Resum: 

Una part molt important del procés de presentació d'un projecte a una o més subvencions per tal que no 'ens agafi el toro' és la seva planificació. A continuació s'ofereix un mètode per gestionar aquesta presentació, tot enumerant algunes eines i recursos pràctics per la creació i ordenament d'idees, la calendarització de les convocatòries i els recursos humans que cal destinar-hi.

Imatges secundàries: 
 Font:
Subtitols: 
Abans de plantejar-se la presentació del projecte a alguna convocatòria
Tenir, cercar i organitzar les idees
La identificació i planificació de les convocatòries
Alertes de convocatòries
Qui s'ha d'encarregar de la gestió de la presentació dels projectes a les convocatòries?
Continguts: 

Un projecte neix d'una identificació de necessitats que com a entitat considerem importants i a les que podem donar resposta. Allò en el que volem treballar i destinar els nostres recursos tot creient en la seva contribució a la millora d'una realitat. És, doncs, fruït dels desitjos, il·lusions i creences de l'entitat, així com dels objectius de treball.

Aquest, llavors, no pot sorgir com a conseqüència de la publicació d'una convocatòria. El seu plantejament ha d'ésser previ a aquesta i tenir cert grau de maduresa, constituint-se com una unitat d'acció independent dins del projecte de l'entitat.

La formulació i disseny d'un projecte és l'etapa més creativa i una de les més importants del nostre projecte. Si aquesta fase del projecte es desenvolupa correctament ens facilitarà l'èxit al llarg de la seva execució i seguiment tècnic. Cal no tenir presa en el seu tancament donat que aquesta fase de formulació i disseny constitueix el nostre avantprojecte i per tant, també, una eina d'avaluació de la coherència del projecte per aquelles institucions que ofereixen finançament.

Compatibilitzar aquest principi i la necessitat de finançament extern a l'entitat mitjançant subvencions o convocatòries públiques o privades no és fàcil. Una planificació anual de convocatòries que s'adiguin amb la nostra entitat i els nostres projectes pot ser una eina útil per organitzar i gestionar la seva presentació a aquestes convocatòries.

En aquesta càpsula descriurem quatre elements claus per tal de realitzar aquesta planificació.

Per tal de formular un projecte cal que algú tingui una idea interessant ja sigui en quant a necessitats, problemàtiques o actuacions interessants o creatives dins el nostre àmbit d'actuació com entitat.

La inspiració i les bones idees, provinents de la identificació de noves necessitats, de noves formes d'intervenció dins una mateixa realitat, d'un projecte ja en marxa, de l'aprofundiment en accions dutes a terme o de nous enfocs, no surten fent un gabinet de creació un cop llegida una convocatòria.

Les idees amb sentit i coherència es generen el dia a dia per tot l'equip que treballa en una associació. Per tal de no desaprofitar-les cal, doncs, escoltar-les i anotar-les en el dia a dia.

El seguiment, una bona comunicació i l'establiment d'un sistema de treball participatiu ens permetran identificar i concretar aquests pensaments; tot donant lloc a una diversitat de possibles projectes que tinguin diferents graus de concreció o d'especificitat, de durada, de complexitat, d'intervenció més directa o indirecta, etc.

Pot ser una eina molt útil, per tal de no desaprofitar cap idea i tenir la feina feta quan surti la publicació d'una convocatòria que ens interessi, crear i mantenir un caixer 'adreça, la seva durada...i un petit esbós d'aquests per tal de poder aprofundir en la seva formulació més endavant."

Una eina complementària per tal de facilitar l'organització del disseny i redacció del projecte i la presentació d'aquest a diferents convocatòries és la realització d'un calendari de convocatòries fixes anuals.

La gran majoria de convocatòries, tan públiques com privades, tendeixen a repetir les mateixes dates de publicació d'any en any. Si seleccionem aquelles que s'adiguin amb la nostra entitat, la seva finalitat i els nostres objectius i les situem en un calendari podrem canalitzar i treballar els projectes amb prou temps com per fer una bona formulació d'aquest, dels seus objectius, activitats, planificació, recursos necessaris i pressupost, entre d'altres, estalviant-nos de fer-ho a corre cuita i d'arriscar innecessàriament l'aprovació del projecte i el seu desenvolupament.

Un cop fet el calendari, però, no podem oblidar-nos d'estar al dia i consultar periòdicament si ha sortit alguna convocatòria o subvenció adient a algun dels nostres projectes. Pot haver-hi alguna convocatòria que no estigui contemplada al nostre calendari i cal, també, conèixer la data exacte de publicació i quins son els terminis per presentar el nostre projecte, així com si ha canviat algun requisit de la base de la convocatòria.

A continuació s'ofereix un llistat d’enllaços útils per realitzar el nostre calendari i poder visualitzar alertes de convocatòries:

Casal d'Associacions Juvenils de Barcelona: té un llistat de subvencions que és va actualitzant i una guia sobre com demanar subvencions molt interessant
Diputació de Barcelona: subvencions i ajuts.
Torre Jussana Serveis Associatius: subvencions i ajuts.
CIDEM: finançaments i subvencions
Xarxanet.org apartat Finançaments

Finalment, per tal d'organitzar el nostre calaix de projectes i poder presentar un projecte elaborat i adient a una convocatòria, minimitzant, així, la frustració i el risc de denegació d'una subvenció cal algú que s'encarregui de mantenir endreçat el nostre fitxer, de treballar una idea amb temps suficient per presentar-la a una convocatòria, d'estar alerta de les publicacions, d'elaborar i omplir els formularis i papers que calguin per la presentació del projecte a una subvenció, de gestionar els possibles annexos com estatuts, currículums i cartes de permís o recomanació i de redactar el projecte.

És recomanable, doncs, destinar una persona especialitzada en llegir convocatòries, sempre i quan sigui possible, per preparar aquests aspectes i que la persona encarregada de la redacció del projecte sigui qui domina el tema del projecte, malgrat cal que compti amb diferents opinions i la participació de tots els membres de l'entitat.

field_vote: 

Com presentar projectes a convocatòries d'obres socials de caixes

Imatge principal a portada: 
Fotografia d'un portàtil i uns fulls. Galeria de "tottarium" a Flickr. Font:
Autor/a: 
Fundació Pere Tarrés
Resum: 

Les subvencions i concursos convocats per bancs i obres socials de caixes van adquirint una importància creixent en el finançament de les entitats tant per l’increment del seu nombre com per la quantia que aquestes atorguen. Tot i que la forma de presentació és força semblant a les convocatòries públiques, caldrà conèixer certes particularitats per tal de gestionar-les amb èxit.

Imatges secundàries: 
 Font:
Subtitols: 
Especificitats de les convocatòries de caixes
Les bases, el primer filtre de selecció
Els criteris d'avaluació, el segon filtre.
Alguns consells per l'èxit
Continguts: 

La presentació de projectes a convocatòries de subvencions i concursos d’obres socials de bancs i caixes esdevé cada cop més atractiva com a forma de finançament de les entitats. L’explicació radica en el fet que sembla produir-se un increment de les convocatòries d’aquest tipus, el prestigi social que aquests ajuts i premis atorguen, així com la quantia de dotació als projectes que aquestes financen.

Les caixes que acostumen a donar finançament a entitats no lucratives a nivell català i estatal són:

Catalunya: Obra Social ‘La Caixa’, Obra Social Caixa Catalunya, Obra Social Caixa Terrassa, Obra Social Caixa Manresa, Obra Social Caixa Sabadell, Obra Social Caixa Tarragona i Obra Social Caixa Manlleu, entre d’altres.
Àmbit Estatal: Obra Social Caja Madrid, Obra Social Caja de Ahorros del Meditèrraneo, Obra Social Bancaja, així com l’Obra Social i Cultural de Caja de España .

Algunes de les particularitats a destacar, front els ajuts de caire públic, d’aquestes convocatòries són:

- El seu grau d’exigència.
- L’existència d’uns criteris fixes i força objectius, que es desprenen de les bases.
- Són concursos i per tant atorguen finançament als millors projectes.
- Valoren molt el cofinançament.
- Presenten una plantilla específica.
- Cal ajustar el projecte a les dates d’inici i final que es marquen, per tant no és un projecte que succeeixi indefinidament en el temps.
- Es prioritzen projectes de caire exclusiu, innovador i tangibles, tot valorant aquells projectes amb visibilitat, amb data d’inici i final i amb resultats mesurables.</b>

La identificació d’aquelles activitats més rellevants de la nostra entitat, que puguin tenir ‘ganxo’ o donar resposta a la qüestió de com desenvoluparíem o milloraríem un projecte o activitat ja existent amb més recursos, serà un pas previ a realitzar davant la presentació a aquest tipus de convocatòries.

Així mateix, les obres socials de caixes de caire més local (Caixa Manresa, Caixa Sabadell, Caixa Terrassa o Caixa Tarragona) seran més accessibles a entitats petites que s’inicien en la cerca de finançament privat que les grans obres socials com Caja Madrid i la ‘Caixa’, amb criteris de selecció més rígids i rigurosos.

L’adequació de la nostra entitat i de la documentació presentada als requisits esmenats en les bases d’una convocatòria és el primer filtre que cal passar per tal que el projecte arribi a avaluar-se. Bona part dels projectes es desestimen per aspectes formals com la manca d’estatuts, certificats, còpies o la signatura del president, entre d’altres.

Tot i que cada convocatòria pot arribar a ser un món, hi ha elements comuns. Podem dividir les bases en diferents apartats que atorgaran informació sobre:

- La finalitat i línies d’ajuts de la convocatòria: objectius, prioritats i projectes i activitats que s’emmarquen.
- Els requisits de l’entitat: Són aquells requisits que fan referència a l’antiguitat, la forma jurídica, l’àmbit territorial, l’àmbit d’actuació, etc. de l’entitat. Constitueixen el primer filtre de la selecció. Important: presentar sempre documentació que avali aquests requisits.
- Els requisits del projecte: període, objectius, àmbit territorial, beneficiaris, pressupost, etc. que ha d’acomplir el projecte. Important: cal explicitar en la sol·licitud i la memòria tècnica aquests elements. Aquest ens han de servir per avaluar la conveniència o no de presentar el nostre projecte. Presentar un projecte és temps, cal mesurar bé els esforços que fem.
- Els criteris d’avaluació: Explicitació d’aquells elements els quals l’entitat dóna importància a l’hora de valorar la pertinença o no de finançar el projecte: cofinançament, visibilitat, sostenibilitat, capacitat de gestió, treball en xarxa, voluntariat, ajustament pressupost, coherència del projecte, etc.
- Termini de sol·licitud: Data màxima per presentar el projecte i com presentar-la.
- Termini de justificació: quan es durà a terme la justificació del projecte i els seus requisits.
- Resolució i formes de pagament: % del pressupost que es finança, quantia màxima del projecte o finançament, quan s’atorga aquesta quantitat, quin tant per cent ha de posar l’entitat, etc.
- Documentació a aportar: Sol·licitud, Memòria tècnica, memòria any anterior, NIF entitat, composició junta, estatuts, certificats d’estar al dia d’Hisenda o la Seguretat Social, etc.

Per què ens serveix fer una bona lectura de les bases?

-Valorar si ens presentem o no.
-Considerar les possibilitats de que disposem.
-Emfatitzar el desenvolupament i redacció de la sol·licitud i projecte segons els criteris especificats.

Alguns dels aspectes més importants i a tenir en compte en la redacció i presentació dels projectes són:

1- No presentar un projecte ‘ad hoc’, també dit no redactar un projecte per l’ocasió.
2- Procurar la coherència del projecte
3- Presentar un pressupost realista
4- Ser sintètic i ordenat
5- Considerar la importància dels annexos


Els criteris d’avaluació del projecte fan referència a aquells aspectes del projecte (indicadors) que seran rellevants per la seva desestimació o aprovació, essent els elements claus que han de reflexar els projectes de forma simple i fàcilment visible. Cal pensar que les persones avaluadores dedicaran entre 10 a 30 minuts al nostre projecte i en molts casos només cercaran si hi són present aquests criteris i com es defineixen. La coherència d’allò que diem i la claredat en l’exposició seran factors determinants.

Els criteris d’avaluació solen ésser força semblants en les diferents convocatòries de caixes, essent freqüents i comuns els següents:

PROJECTES:

- El treball en xarxa o participació d’altres entitats.
- La participació de voluntariat
- La viabilitat social (adequació del projecte al col·lectiu beneficiari i participació d’aquest), econòmica (continuïtat i sostenibilitat del projecte) i tècnica ( mitjans tècnics que s’empraran i adequació al desenvolupament del projecte, disponibilitat d’aquests) del projecte i la seva documentació.
- La detecció de les necessitats al col·lectiu al qual s’adreça, ajustant el projecte a les necessitats reals.
- Què el projecte sigui innovador, ja sigui en el territori, en l’actuació com en la metodologia.
- Què tingui utilitat social i s’adapti a les situacions i condicions de les persones a les quals s’adreça.
- Atenció d’un nombre d’usuaris/beneficiaris significatiu.
- Cofinançament de l’entitat o altres institucions públiques i privades.
- Que plantegi propostes de continuïtat, la sostenibilitat del projecte.
- Pla de difusió, visibilitat del projecte.
- Projectes que promoguin la participació de tots els agents implicats.
- Projectes que estiguin integrats en altres marcs més amplis de desenvolupament local.
- Projectes amb fort impacte social. (capacitat i finalitat de transformar).
- Accions que s’ajustin a les necessitats reals del col·lectiu al qual s’adrecen.
- Que tingui claredat expositiva i una relació coherent i equilibrada entre els objectius, les activitats, el pressupost i els resultats que n’obtindran.
- Que a curt o mitjà termini, beneficiïn un nombre més alt de persones dels col·lectius als quals s’adrecen.

ENTITAT:

- Experiència provada
- Disposar de les estructures necessàries pel seu funcionament.
- Fonts de finançament diversificades.
- Volum pressupostari adient a les activitats i programes.
- Proporció equilibrada del pressupost del projecte en relació al pressupost de l’entitat.
- Tenir un fort arrelament social en l’àmbit territorial o social on s’actua (nombre voluntaris, socis, activitats de sensibilització, etc.) i coordinació amb altres entitats.
- Tenir definits l’àmbit i objecte de la convocatòria com a finalitat institucional.

Finalment, cal considerar que la descripció del projecte hauria de disposar de tal grau de concreció que qualsevol persona pogués desenvolupar-lo amb les dades aportades. Si es pot descriure quelcom de forma numèrica no gasteu paper, doncs les dades reflexaran més sobre el vostre projecte i respondran millor a qüestions sobre l’impacte i repercussió del projecte.

En última instància l’èxit del nostre projecte depèn de aspectes tals com: la coherència, la innovació, la visibilitat, la sostenibilitat, la creativitat, els beneficiaris, etc. o valors emergents (treball en xarxa, participació, voluntariat, civisme, immigració, conciliació vida familiar i laboral, etc.)

I també, el coneixement sobre la nostra activitat i relació prèvia establerta amb l’entitat convocant que ens permetrà conèixer millor, entre d’altres coses, aquelles prioritats no sempre reflexades en les bases.


L’elaboració d’un calendari de convocatòries fixes anuals:

Una eina complementària per tal de facilitar l’organització del disseny i redacció del projecte i la presentació d’aquest a diferents convocatòries és la realització d’un calendari de convocatòries fixes anuals.

La gran majoria de convocatòries privades tendeixen a repetir les mateixes dates de publicació d’any en any. Si seleccionem aquelles que s’adiguin amb la nostra entitat, la seva finalitat i els nostres objectius i les situem en un calendari podrem canalitzar i treballar els projectes amb prou temps com per fer una bona formulació d’aquest, dels seus objectius, activitats, planificació, recursos necessaris i pressupost, entre d’altres, estalviant-nos de fer-ho a corre cuita i d’arriscar innecessàriament l’aprovació del projecte i el seu desenvolupament.

Preveure i organitzar un arxiu amb les còpies de documentació més freqüent:

Tot sovint veiem la presentació a una convocatòria com un tràmit feixuc. A vegades, però són nosaltres mateixos qui contribuïm a fer de l’elaboració i la cerca de papers una història interminable.

La millor mesura per dedicar poc temps i esforços a aquells elements més burocràtics és la prevenció mitjançant l’organització i la planificació. Fer la memòria quan toca, disposar de còpies en paper o format digital d’aquesta, així com d’estatuts, pressupost anual, NIF, certificat composició junta, etc. en un arxiu de fàcil accés per els tècnics i equip dirigent ens ajudarà a optimitzar el temps i a no desestimar convocatòries per la quantitat de papers que es demanen i que no sabem on es troben.

Posem-nos a la pell de l’avaluador:

Cada criteri compta i suma en la puntuació final del projecte, si tenim en compte que aquells que "s’enduran el gat a l’aigua" seran els que tindran millor puntuació no ens podem permetre deixar sense explicitar i definir de forma entenedora cap d’aquests criteris.

Realitzar una graella amb els criteris d’avaluació específics de la convocatòria a la que us voleu presentar on anotar un cop redactat el projecte (és a dir emplenat el formulari) el grau d’assoliment, coherència i claredat de cada un d’aquests us ajudarà a posar-vos en la pell de l’avaluador i conèixer aquells aspectes més fluixos per tal de poder-los reforçar.

Feu també la prova de demanar que faci aquest exercici una altre persona que no hagi redactat el projecte: ha entès allò que es volia dir? Ha fet la mateixa valoració del projecte?


field_vote: 

Avaluació d'un projecte de l'associació

Imatge principal a portada: 
Fotografia de la paraula "evaluar". Galeria de acastrillejo del Flickr. Font:
Autor/a: 
Fundació Pere Tarrés
Resum: 

Esbrinar en què ha funcionat l'acció de l'entitat i en què no. Saber com poden afrontar-se els errors i tenir presents el encerts. Contrastar les expectatives inicials amb els resultats obtinguts.

Imatges secundàries: 
 Font:
Subtitols: 
Definició de l'avaluació
Les funcions de l'avaluació
L'elaboració de l'avaluació
Continguts: 

Normal021

L'avaluació és aquella fase del cicle d'un projecte en el que reflexionem sobre les activitats realitzades i els seus resultats. Podríem dir que és l'apreciació conjunta del projecte entorn a totes les seves fases de desenvolupament.

Quan avaluem un projecte cal que tinguem present els següents aspectes:

Pertinença: Justificar el projecte en relació amb les necessitats i/o prioritats del vostre sector d’actuació.

Eficiència: Analitzar la relació entre els resultats i l'esforç realitzat.

Eficàcia: Valorar el grau de consecució de l'objectiu específic.

Impacte: Observar els canvis i efectes positius i negatius, previstos i no previstos del vostre projecte.

Viabilitat: Preveure la durada que el projecte pot tenir en un futur juntament amb els seus efectes positius.

Grau de satisfacció: Tenir en compte la satisfacció que el vostre projecte dóna a totes les persones implicades, des dels responsables i els voluntaris als beneficiaris.

L'avaluació d'un projecte ha de comptar amb la reflexió entorn a aquests sis components, el resultat dels quals us explicarà si el desenvolupament del projecte s'adiu al que esperàveu i us havíeu proposat.

L'avaluació te bàsicament la funció de l'aprenentatge però també la del control. Analitzar els resultats que l'entitat ha obtingut a partir de la seva activitat i veure si realment s'adiuen a les expectatives, us donarà un aprenentatge que millorarà la realització de projectes posteriors.

Tanmateix, cal tenir en compte que l'avaluació no es redueix només a l'anàlisi dels resultats, és necessari que existeixi una actitud avaluativa durant tot el procés, és a dir, que l'avaluació d'un projecte té també la funció d'analitzar que el procés del mateix es doni de manera adequada durant tot el seu desenvolupament.

En efecte, cal fer un seguiment del projecte que esteu desenvolupant des del seu inici. només d'aquesta manera es podrà anar modificant i millorant en el seu procés. Si tota la tasca avaluativa la deixem per al final, l'aprenentatge que puguem obtenir només ens servirà per a posteriors projectes, però és interessant poder utilitzar l'avaluació també per millorar el mateix projecte que s'avalua.

És cert que moltes de les carències del projecte no seran identificades fins que el projecte hagi finalitzat, quan ja no sigui possible introduir mesures de millora. Però si es fa un seguiment avaluatiu des de l'inici de l'implementació del projecte, es podran afegir les millores pertinents, i per tant, facilitar l'assoliment dels objectius del mateix.

D'aquesta manera, quan ens referim a l'avaluació d'un projecte, no parlarem només de l'avaluació final, sinó també de les diferents avaluacions que es vagin fent durant el desenvolupament del projecte.

Primer de tot cal que definiu conjuntament l'objectiu de l'avaluació i els temes que us són de més interès:

  • Què voleu avaluar? (l'organització i coordinació general del projecte, la realització de les activitats, l'acollida de les mateixes per part dels usuaris...)
  • Quin és el propòsit de l'avaluació? Quina és la seva finalitat?
  • Qui utilitzarà la informació i com i per a què la utilitzarà?
  • Quina informació necessitem per elaborar l'avaluació? (definició dels indicadors, que poden ser quantitatius o qualitatius. Per exemple, parlaríem del número d'usuaris participants a les activitats proposades o del grau de satisfacció respectivament )
  • Quins recursos son necessaris per a realitzar l'avaluació (temps, recursos humans i recursos econòmics)

Un cop ja heu clarificat tots aquests punts, haureu d'establir els procediments que utilitzareu alhora de recollir les dades necessàries per a fer l'avaluació:

  • Quines fonts d'informació s'utilitzaran?
  • Quins mètodes de recol·lecció de dades portareu a terme?
  • Com portareu a la pràctica aquests mètodes?

El pas següent és la definició de les modalitats d'ús de la informació recollida:

  • Com analitzareu les dades obtingudes?
  • Com els interpretareu? Qui ho farà?
  • Com es comunicaran els resultats? A qui els comunicareu? Qui serà el responsable de fer-ho?Finalment el que cal que feu és planificar el procés avaluatiu del vostre projecte:Definir el calendari i les responsabilitats de cadascú
  • Valorar la seva coherència i factibilitat , detectant si hi ha algun problema eventual en la seva aplicació per tal de fer les modificacions pertinents
  • Implementar la planificació pactada
  • Revisar periòdicament el procès avaluatiu i si cal introduir els canvis que calguin per a la seva millora.
field_vote: 

El seguiment de projectes

Imatge principal a portada: 
Fotografia d'una fletxa en un carrer. Galeria de "Eduardo" al Flickr.
Autor/a: 
Fundació Pere Tarrés
Resum: 

El seguiment és una de les etapes del cicle d’un projecte a la qual s’hi destina menys espai en les exposicions teòriques, així com durant la seva implementació. La seva funció, però, de control durant el procés d’execució és cabdal per aproximar-nos als resultats esperats, així com atendre a l’eficiència i eficàcia dels nostres projectes.

Imatges secundàries: 
Fotografia d'una fletxa en un carrer. Galeria de "Eduardo" al Flickr.
Subtitols: 
Diferències entre seguiment i avaluació
Funcions del seguiment
El pla de seguiment o monitoreig
El quadre de comandament
Els indicadors de seguiment
Continguts: 

Tot sovint es tendeix a tractar en els manuals de disseny i elaboració de projectes el seguiment i l’avaluació de forma conjunta, entenent-se el seguiment com a part de l’avaluació o un tipus d’avaluació (avaluació contínua) dels projectes. Aquest fet obvia que el seguiment i l’avaluació produeixen un tipus d’informació diferent.

Cal tenir present que el seguiment, també anomenat monitoreig de projectes, té la funció de controlar que allò que s’està produint (activitats, resultats, duració, costos, etc.) correspon a allò planificat i facilitar ,mitjançant les dades obtingudes, la presa de decisions per millorar els resultats del projecte en termes d’eficàcia i eficiència.

Seguiment i avaluació són conceptes, doncs, que no signifiquen el mateix: mentre que el primer té un caràcter sistemàtic, el segon és puntual, esporàdic. El seguiment el realitzen els professionals involucrats en el projecte i l’avaluació pot ser externa.

El seguiment observa, analitza i planteja suggeriments sobre l’execució del projecte. L’avaluació formula conclusions sobre allò que observa a nivell del projecte i del seu l’impacte. El seguiment correspon a l’avaluació formativa que realitzen els tècnics gestors del projecte amb la intenció de millorar-lo. Però com els seu nom indica, aquest tipus d’avaluació es realitza també amb un objectiu d’autoprenentage intern.

El monitoreig proporciona informació continua sobre els progressos que es van assolint cap a la consecució dels objectius mitjançant la recollida i tractament d’informació i la presentació d’informes periòdics. Determina, així, els punts forts i febles d’un programa.

L’objectiu del seguiment o monitoreig de projectes és avaluar els canvis i establir en quina mesura s’està acomplint i realitzant l’actuació d’acord amb la proposta inicial. Concretament, consisteix en mesurar qualitativament i quantitativa la relació entre les diferents activitats i els resultats previstos, analitzant la gestió del temps i els pressupost utilitzat. La informació recollida permet conèixer la capacitat d’assolir resultats i de prestar els serveis amb els recursos materials, humans i financers previstos.

El seguiment permet comprovar si els resultats es podrien haver assolit amb d’altres mitjans, amb uns costos inferiors i en els mateixos terminis. En definitiva, l’objectiu del seguiment consisteix en millorar l’eficiència del projecte, tot centrant-se en:

La gestió del projecte: gestió pressupostària, gestió de personal, gestió de la informació, gestió dels riscos, gestió de les relacions de coordinació amb altres entitats, gestió dels beneficiaris, etc.
La pertinença del projecte des del punt de vista de l’entitat: considerar si el projecte desenvolupat és el més avantatjós per l’entitat segons el cost, els resultats esperats, la repercussió i visibilitat, etc. Per dur a terme aquesta valoració considerarem les altres accions que podríem haver dut a terme (anàlisi d’alternatives), així com altres projectes realitzats.
L’adequació dels indicadors: analitzar si els indicadors de resultats proposats són els adients i en el cas que no ho siguin, si s’han modificat al llarg de la vida del projecte.
El control dels efectes no buscats: observar si s’han produït resultats no previstos com a conseqüència de la nostre acció intencionada i dirigida.

El monitoreig pretén, doncs, identificar i proposar mesures per respondre a aquells factors que poden fer fracassar el nostre projecte:

Errors de disseny originats per una mala estimació de les fites: poca claredat o mala organització dels processos i activitats, poca coherència entre les activitats programades i l’estructura de l’organització.
Faltes d’implementació: falta d’acompliment d’allò programat (processos, activitats, estructura) per part dels que estan a càrrec de l’operació.
Factors externs: incompliment dels supòsits o sorgiment d’elements contextuals nous o imprevisibles que modifiquen l’escenari en el qual s’implementa el projecte.

En el món de les entitats no lucratives, caracteritzat per la rendició de comptes o comunicació dels resultats obtinguts i processos realitzats, el seguiment dels projectes pot tenir dues finalitats diferenciades:

  • El control dels errors o desviacions respecte la programació prevista, per tal de controlar l'impacte, el cost i la temporització i prendre decisions al respecte.
  • La informació sobre la marxa del procés, la seva pertinença, eficàcia i eficiència.

En termes generals podrem dir que la diferència entre el primer i el segon objectiu fa referència a la precisió i l'ús que es fa de la informació.



Segons si la informació que produeix el seguiment es dirigeix als actors interns, els actors externs (entitats o institucions a les quals s’ha de rendir comptes), la població objectiu o la societat civil es requerirà informació de caire diferent. Quan més involucrats estiguin els destinataris en el projecte i la seva gestió, més precisió, detall i freqüència es requerirà.



Segons la finalitat del seguiment caldrà plantejar-se i respondre les següents qüestions per establir un pla de monitoreig, el qual ha de planificar-se abans de dur a terme l’execució del projecte:


  • Quins són els destinataris de la informació que ha de recollir el seguiment?
  • Quina informació requereixen aquests destinataris?
  • Quins indicadors cal tenir en compte a l’hora de produir la informació?
  • Quins instruments utilitzarem per recollir la informació?
  • Amb quina periodicitat?
  • Quin nivell de precisió de les dades es requereix?
  • Quines i quantes han d’ésser les unitats d’observació: actors, beneficiaris, voluntaris, personal remunerat, etc.?
  • Quin tipus d’informes es requereixen?
  • Com s’han de processar les dades?



Un instrument força utilitzat per a la realització del seguiment de projectes és el quadre de comandament. Aquest és una eina que recull de forma sintètica i sistematitzada la informació rellevant sobre la gestió, la realització d’actuacions i l’assoliment dels objectius d’un projecte, amb la finalitat d’ésser emprada en la presa de decisions, especialment per les persones responsables del projecte o les tasques crítiques.

Els elements que inclouen un quadre de comandament són els següents:

L’objectiu específic al qual s’adrecen els resultats esperats
Els resultats, aquells béns i serveis que el projecte garanteix i pels quals es realitzen certes activitats.
Els indicadors d’aquests resultats, és a dir, l’expressió dels valors dels resultats.
Les activitats que condueixin a l’assoliment dels resultats
El nivell d’agregació que descriu el grau de cobertura previst per a la realització de les activitats i per a l’assoliment dels resultats i objectius.
Els costos i temps reals i previstos per a la realització de les activitats.
Els rangs d’alerta, és a dir, les desviacions dels temps i costos respecte a les previsions inicials.

El quadre de comandament com una comparació sistematitzada entre allò programat i realitzat només serà vàlid quan es doni una formulació adient del projecte, que permeti una programació realista dels diferents productes, processos, activitats i serveis requerits en la seva execució. En aquest context la formulació, programació i seguiment estan estretament vinculats.

No serà possible establir un quadre de comandament sense haver definit indicadors mesurables, i per tant comparables, dels objectius o resultats esperats dels nostres projectes.

Una manera de garantir tant la formulació lògica i realista del nostre projecte com l’establiment d’indicadors quantitatius serà emprant la metodologia del marc lògic del nostre projecte. El quadre de comandament en l’Enfocament del Marc Lògic tindrà com a base la matriu de planificació on s’hi anirà especificant tant els resultats obtinguts com els aspectes referents a la programació (calendarització i costos).

La selecció d’indicadors és central en el seguiment de projectes o monitoreig. Aquests han d’escollir-se estratègicament durant la definició del pla de seguiment per tal de garantir l’obtenció de la informació necessària per a la presa decisions. Caldrà, així identificar les necessitats específiques dels destinataris de la informació. Tot i així, hi ha una sèrie d’indicadors que gairebé sempre seran considerats en el monitoreig de projectes.

  • Índex d’avançament: Relació sobre la quantitat d’activitat executada sobre el total de l’activitat.
  • Índex d’acompliment de costos: Relació entre el pressupost executat i el pressupost previst inicialment.
  • Índex de cobertura: Proporció de la població beneficiària que és atesa pel projecte en relació a l’esperada.
  • Índex de focalització: Proporció de la població beneficiària que forma part del col·lectiu diana del nostre projecte en relació al total de la població beneficiària.
  • Índex d’ eficàcia: Relació entre la quantitat de bens i serveis produïts i distribuïts pel projecte durant la seva execució i allò estimat a la programació, considerant tant les fites com el temps.
  • Índex d’eficiència: Relació entre els productes generats i els recursos emprats en la producció.

Cal tenir en compte que aquests indicadors quantitatius han de complementar-se amb altres indicadors qualitatius importants com poden ésser: el grau de satisfacció, l’acompliment d’expectatives dels beneficiaris o la participació, referint-se els primers a aspectes que mesuren l’eficiència de la gestió del projecte i no la seva repercussió o impacte.

field_vote: 

La definició i el paper de la població diana del projecte

Imatge principal a portada: 
diana0672 - glow_net - Flickr Font:
Autor/a: 
Fundació Pere Tarrés
Resum: 

La població diana de tot projecte d'intervenció juga un paper molt important en l'assoliment dels objectius. Una bona definició de la població a la qual ens adrecem, de les seves problemàtiques i interessos, així com la seva participació ens garantirà l'obtenció d'un impacte real i sostenible amb la nostra intervenció.

Imatges secundàries: 
 Font:
Subtitols: 
La definició de la població diana del nostre projecte
El paper del la població diana en el projecte
La Investigació Acció Participativa
De la Investigació Acció Participativa a l'empoderament
Continguts: 

Un projecte d'intervenció social requereix per a la seva formulació la identificació de dos elements principals: la problemàtica i els beneficiaris; abans d'iniciar el diagnosi, l'elaboració d'objectius i la seva planificació en activitats per donar resposta a les necessitats que genera una situació concreta en el col·lectiu diana del nostre projecte.

Tot sovint, dediquem poc temps a concretar i determinar la població diana, fet que dificulta una identificació de necessitats, objectius i indicadors acurada i per tant una disminució de la factibilitat i viabilitat del nostre projecte al no enfocar la camera abans de fer la fotografia.

Així, circulen dins el món associatiu projectes que tenen com a beneficiaris les persones amb discapacitat, els infants en risc d¿exclusió social, les persones immigrades o les dones majors de 45 anys, entre d'altres. Definicions que porten a vegades a qüestionar la versemblança del projecte i capacitat tècnica de l'entitat.

Davant aquesta situació hom es planteja que calen més investigadors socials que apliquin la modèstia de la seva disciplina a les entitats i transmetin tant la importància d'actuar a nivell microsocial per promoure canvis a nivell macrosocial com les diferències entre un univers o població i una mostra.

Quan un projecte s'adreça al col·lectiu de persones immigrants, per exemple, significa que és un requisit per ésser beneficiari o part del col·lectiu diana de la intervenció ésser una persona immigrada. Però aquest no ha d'ésser l'únic requisit, condició o variable tipològica que defineixi al nostres beneficiaris, doncs, aquesta definició ens suscita qüestions com:

- Homes o dones?
- De quina edat?
- De quin país d¿origen?
- De quina localitat?
- Quants anys o mesos porten residint a Catalunya?
- Quin nivell de comprensió de l¿idioma?
- Tenen legalitzada i normalitzada la seva situació personal i familiar?
- De quin volum de persones es tracta?

En el moment en el qual ja no puguem plantejar-nos més qüestions al voltant de les característiques demogràfiques i socials dels beneficiaris del nostre projecte serà quan podrem delimitar, amb la seva col·laboració, la problemàtica, les necessitats, els interessos i les expectatives que intuíem en el plantejament o idea inicial de projecte sense caure en supòsits o estereotips i per tant contribuir en un nivell micro i avaluable al canvi social.

La precisió en la definició dels beneficiaris ens facilitarà també la identificació d'aquells beneficiaris indirectes i agents implicats en la problemàtica i en la seva possible solució, tot podent portar a la pràctica un anàlisi de participació de tots els agents implicats en l'assoliment de l¿objectiu general del projecte.

Un error força freqüent que solem cometre com entitats d'intervenció social és el fet de creure que som interlocutors del col·lectiu al que va destinat la nostra acció.

Cal tenir en compte que malgrat sigui cert que com entitat tenim una missió i uns objectius dirigits ja sigui cap a un grup homogeni o heterogeni de persones o cap a la població en general, la pròpia dinàmica i estructura de l'entitat ens fa mirar cap endins. Així, la coexistència dels objectius de l'entitat per l'entitat i dels objectius de l'entitat per un col·lectiu destinatari o beneficiari a vegades poden no caminar junts.

Compaginar aquestes dues dimensions: les necessitats de l'entitat i les necessitats dels subjectes a qui va destinat el nostre projecte no sempre és fàcil. A vegades la pròpia dinàmica del món associatiu com el manteniment i establiment de relacions institucionals, la nostra presència en entitats de segon nivell, la necessitat de finançament, l'estructura de l'entitat, entre d'altres, fa que la nostra percepció i racionalització de la realitat s'allunyi de la visió i significació que el col·lectiu beneficiari de l'acció té sobre la mateixa realitat.

És possible que si no establim canals de comunicació i participació respecte al grup a qui va destinat el nostre projecte ens trobem que el que nosaltres identifiquem com a necessitats i problemes de la població siguin força diferent del que aquest col·lectiu identifica com a aquests.

Aquest és un aspecte molt important que ens pot explicar l'èxit o fracàs d'un projecte i la seva sostenibilitat a llarg termini.

Una tendència que cal evitar és la de creure¿ns portaveus d¿un col·lectiu del qual no sabem que pensen, com viuen, quines són les seves necessitats, interessos, valors i creences, etc. Aquest és un fenomen que es dóna quan entitats d¿una estructura força homogènia volen destinar la seva acció a un col·lectiu força divers i heterogeni, obtenint a vegades com a efecte no desitjat l¿agreujament d¿un problema o situació.

Projectes que serveixen per reproduir tòpics sobre alguns col·lectius sovintegen en el món del Tercer Sector. Cal, doncs, fer partícip en tot el procés a aquest col·lectiu em totes les fases d'un projecte, i molt especialment en la diagnosi i disseny, tot cercant vies de comunicació i participació on la capacitat de proposar, decidir, dissenyar no sigui exclusiva de l'entitat.

Les metodologies per obtenir aquesta participació són les mateixes que en el camp de la investigació social: el treball de camp, les entrevistes, els grups de discussió, la investigació-acció, entre d'altres.

Finalment, cal que la participació del grup beneficiari de la nostra acció no es limiti a aquest anàlisi previ. Cal, per tant d¿obtenir el màxim profit del nostre projecte establir canals de participació i validació durant tot el procés del nostre projecte. Un possible camí seria la cessió de part de la gestió del projecte al col·lectiu destinatari per tal que el sentissin com propi i aportessin matisos i experiències enriquidores a aquest.

La Investigació Acció Participativa (IAP) és un mètode d'investigació que combina dos processos: el de conèixer i el d¿actuar, cercant la implicació de la població o actors de la realitat que s¿aborda.

La utilitat de la IAP pel desenvolupament de l'activitat de l'entitat ve donada perquè aquesta constitueix:

- Una forma d¿intervenció social. Cerca el desenvolupament de les capacitats de la població, la seva autonomia i l'apropiació dels seus processos.
- Un instrument per aproximar-se a la realitat que emmarca el nostre projecte. Servei per fer el diagnòstic de la realitat tot tenint en compte allò que els destinataris del projecte saben, pensen i creuen.
- Una eina per assolir la participació del col·lectiu beneficiari de la nostra acció o projecte, així com d¿altres col·lectius i entitats.
- Un mètode per dissenyar i elaborar un projecte. L'IAP és una intervenció dinàmica consistent en el coneixement de la realitat i l'articulació d'accions vers la situació o necessitats detectades, partint sempre des del punt de vista dels participants.
- Una estratègia per a garantir la sostenibilitat d'un projecte. La participació i implicació porta a una apropiació de la població del projecte, així com un canvi social, que garanteix la voluntat d¿aquesta de mantenir el projecte i els seus resultats.

Els seus objectius són conèixer i estimular la pràctica transformadora i el canvi social, mitjançant un procés d'apoderament de la població de la seva pròpia realitat que els permeti afrontar la seva problemàtica amb els seus recursos i participació.

Per tal d'assolir aquests objectius la IAP es val de les següents fases:

- La observació participant. L'investigador s¿involucra a la realitat que s¿estudiarà, relacionant-se amb els diferents grups i persones que en formen part i participant dels seus processos.

- La investigació participativa. L'investigador presenta al grup els diversos mètodes disponibles per a l'obtenció d'informació (entrevistes, treball de camp, qüestionaris, grups de discussió, etc.), explicant la seva lògica, eficàcia i limitacions per a què aquest els valori i esculli en funció d'uns recursos (humans i materials) disponibles. La informació és recollida, sistematitzada i analitzada per la pròpia comunitat, essent el paper de l'investigador el de facilitador.

- L'acció participativa. Implica tant la transmissió de la informació obtinguda a la resta de la comunitat i altres organitzacions, com articular i portar a terme accions per a transformar la realitat.

- L'avaluació. On s'estima l'efectivitat de l'acció en relació als canvis assolits, al desenvolupament de noves actituds, o la redefinició de valors i objectius del grup.

Podríem trobar un cert paral·lelisme entre les etapes de la IAP i les del cicle d¿un projecte, tot i que a la IAP aquestes no tenen per què donar-se de manera endreçada:

- Anàlisi de la realitat - Observació Participant.
- Detecció de necessitats - Investigació Participativa.
- Formulació i execució del Projecte - Acció participativa.
- Avaluació Avaluació

La importància de la IAP com a mètode d¿intervenció social ve donada en que aquesta transforma la relació vertical i unidireccional que es pot donar entre l'entitat i el col·lectiu destinatari dels seus projectes en una relació horitzontal. És a dir en una relació igualitària emparada sota principis democràtics, essent tant una eina com un valor.

Definim l'empoderament com un procés mitjançant el qual les persones enforteixen les seves capacitats, confiança, visió i protagonisme com a grup social per impulsar canvis positius de les situacions que viuen. En aquest sentit hem d¿entendre l'empoderament com una estratègia metodològica que l'entitat realitza tant externament com internament.

Com a forma d¿intervenció l¿empoderament va més enllà del concepte de participació, essent un increment de la capacitat individual i col·lectiva per ésser més autònom i autosuficient.És a dir, una estratègia que promou l'accés al us i control dels recursos materials i simbòlics de persones i col.lectius carents d¿aquests recursos i poder.

En aquest sentit, l'empowement aplicat al camp de la intervenció social significa una forma d¿acció social que facilita la independència i llibertat dels col·lectius i persones més desfavorides (carents de poder o capacitat decisiva), per tal de fer front als efectes col·laterals de les intervencions d¿institucions públiques i entitats socials: la generació de dependència vers les ajudes.

L'empoderament és un procés que es realitza mitjançant quatre passos: l¿accés a la informació, la inclusió i la participació, la rendició de comptes i la capacitat d'organització local.

Tenint en compte aquests elements, abans de dissenyar un projecte d'empoderament haurem de:

- Realitzar un anàlisi de les dinàmiques i relacions socioeconòmiques que generen vulnerabilitat i falta de poder, per tal d'identificar les necessitats i expectatives dels individus.
- Formular tant objectius materials com simbòlics, sensibilització i reivindicació de drets.
- Escoltar les persones amb les que i per les que treballem i donar a aquestes el protagonisme, essent l¿entitat facilitadores. L'empoderament no és un bé a donar, sinó un procés dinàmic del qual la mateixa gent és protagonista mitjançant els seus propis esforços individuals i col·lectius.

La realització d¿un projecte d'empowerment, és un procés força complex i que sovint genera dificultats. És força difícil que una entitat bastant jerarquitzada pugui resoldre els obstacles que es presentin al llarg del procés. Si internament no sabem assumir processos de gestió horitzontals, ens serà difícil dur a la pràctica aquest tipus d¿intervenció.

Per motivar un procés d¿empoderament, serà necessari participar dels valors d'igualtat, llibertat i de justícia social que suposa i predicar amb l'exemple.

L'empoderament aplicat a la nostra organització significa delegar poder i autoritat per tal que els professionals i voluntaris puguin desenvolupar la seva tasca lliurament. Aquesta estratègia organitzativa incrementa la participació, implicació i motivació dels treballadors facilitant millors resultats en el nostre projecte i incrementant la capacitat d'improvisació i flexibilitat de la nostra entitat.

Podem concloure, doncs, que l'empoderament és una estratègia, tant a nivell intern com extern, que situa la persona i el grup al centre dels projectes i polítiques socials que treballen per la millora de la qualitat de vida des de l'autonomia.

field_vote: 

Avaluació d'un projecte de l'associació

Imatge principal a portada: 
Esquema
Autor/a: 
Fundació Pere Tarrés
Resum: 

Esbrinar en què ha funcionat l'acció de l'entitat i en què no. Saber com poden afrontar-se els errors i tenir presents el encerts. Contrastar les expectatives inicials amb els resultats obtinguts.

Imatges secundàries: 
Esquema
Subtitols: 
Una definició de viabilitat
Les sis dimensions de la viabilitat
La viabilitat d'un projecte com a criteri en les subvencions
De la viabilitat al Pla de Viabilitat
El guió del Pla de Viabilitat
Continguts: 

La viabilitat d'un projecte o servei és un element important a tenir en compte a l'hora de la pressa de decisions entorn a quins projectes, programes, serveis o activitats podem desenvolupar per tal de donar resposta a noves necessitats internes i externes.

En aquest sentit, la justificació per a l'elaboració i execució d'un projecte i/o servei haurà de tenir en compte, a més de la necessitat de la que sorgeix i la seva rellevància i pertinença, la seva viabilitat.

Entenem com a viabilitat, en un sentit ampli, la probabilitat de dur-se a terme amb èxit o de prosperar un projecte o servei tot considerant l'avaluació positiva de factors culturals, socials, econòmics i legals.

La viabilitat fa referència a la capacitat de l'entitat tot considerant els condicionants de l'entorn, per engegar un projecte; mentre que la sostenibilitat avalua la capacitat de continuïtat en un futur d'un projecte ja iniciat.

L'anàlisi de la viabilitat del projecte ens és útil per:

- Identificar el risc econòmic d'un projecte o servei i la seva pertinença a nivell social i polític.
- Definir i concretar un projecte o servei de manera rentable econòmica i socialment.
- Considerar el possible valor estratègic d'un projecte i/o servei per a l'entitat.

Prèviament a la delimitació, planificació, execució i presentació d'un projecte o servei per a la cerca de finançament caldrà haver definit la seva viabilitat ja que serà tant un criteri de valoració pels organismes finançadors com una eina de reflexió de l'entitat sobre l'impacte social i les opcions de finançament del projecte.

L'estudi de la viabilitat, com a adaptació de la investigació de mercats als projectes i serveis de l'entitat, ens facilitarà l'anàlisi de les possibles alternatives per assolir els objectius del nostre projecte o servei identificant els beneficis de la seva posada en pràctica en uns terminis establerts i a un cost assumible per a l'organització.

El concepte de viabilitat va més enllà de l'estudi de la rendibilitat econòmica d'un determinat projecte o servei de la nostra entitat, essent aquesta només una de les seves dimensions:

- La viabilitat sociocultural. Caldrà descriure l'adequació del projecte a la realitat social i cultural mitjançant la diagnosi o justificació del projecte, així com el grau d'implicació i participació dels beneficiaris en aquest, tot destacant el seu efecte sobre els col·lectius més vulnerables.

- La viabilitat legal. Conèixer i avaluar la normativa i regulació que afecta a l'activitat i la possibilitat d'acompliment de la mateixa. Així també, es pot considerar la relació del projecte i servei en marcs legislatius més amplis i les oportunitats que aquests ofereixen com La Llei de la Promoció de l'Autonomia Personal, entre d'altres.

- La viabilitat econòmica. L'estudi d'aquesta serà diferent segons considerem un projecte o un servei. En el cas dels serveis serà important tenir en compte la viabilitat financera i la capacitat futura per a l'obtenció d'uns ingressos que cobreixin les despeses i les inversions. En el cas dels projectes caldrà plantejar-se el sistema de finançament previst per a la continuïtat o el manteniment del servei (tarifes pagades pels beneficiaris o altres alternatives). Serà aquest element el que ocupi el gruix del Pla de Viabilitat.

- La viabilitat política. Determina la intencionalitat de implementar un projecte amb independència de la seva realitat econòmica, ja sigui per raons estratègiques, sanitàries, culturals, socials, educatives, de comunicació, etc.

- La viabilitat de gestió. Avalua la capacitat organitzativa i de gestió de l'entitat que promou el projecte: recursos humans i experiència de l'entitat, entre d'altres.

- Viabilitat tècnica i adequació al medi. Determinada per la possibilitat tècnica de fer un projecte d'acord amb el disseny establert: si el termini és possible, la disponibilitat de la tecnologia o la idoneïtat de l'equip humà. També caldrà avaluar l'impacte del projecte o servei sobre el medi tot afavorint el seu desenvolupament sostenible.

Diversos d'aquests factors es trobaran inclosos en el guió descriptiu del projecte: descripció de l'entitat, justificació i diagnosi, objectius, metodologia, planificació i avaluació. Aquells elements que resten fora de la descripció del projecte i per tant requeriran d'un estudi previ, seran els que conformaran el pla de viabilitat.

La viabilitat és constitueix com un dels criteris rellevants de valoració en els atorgaments dels ajuts; considerant-se amb aquesta tant la probabilitat d'implementar un determinat projecte i d'assolir els objectius com la capacitat de l'entitat pel seu desenvolupament.

En aquest sentit, serà imprescindible en la presentació d'un projecte a una convocatòria especificar elements com:

- La viabilitat econòmica. Fa referència als mecanismes de finançament previstos per a la continuïtat del projecte, descrivint com pensa fer-se càrrec l'entitat d'aquest un cop finalitzada la subvenció atorgada tot mostrant independència econòmica respecte al organisme convocant. La generació d'ingressos propis mitjançant la prestació de serveis, l'increment de socis i donants o la realització d'altres activitats de captació de fons; així com la satisfacció d'una part o de la totalitat de la necessitat que origina el projecte mitjançant la capacitació i autogestió de la població diana seran alguns d'aquests instruments.

- La viabilitat social. La pertinença dels objectius del projecte en relació a les necessitats dels beneficiaris i la metodologia empleada per a la identificació d'aquestes necessitats valorant-se de manera positiva la participació dels beneficiaris en el disseny i execució del projecte. En aquest sentit serà rellevant la descripció dels mecanismes de participació de la població diana en la formulació de necessitats, objectius, activitats i en la seva avaluació, en tant que el projecte cerca la satisfacció d'unes determinades necessitats i la capacitació i empoderament d'un determinat col·lectiu. La realització d'una diagnosi del projecte de caràcter participatiu o que aquest esdevingui fruït d'una avaluació participativa anterior seran els mecanismes essencials.

- La viabilitat tècnica. Considerar els recursos ( humans, tècnics, materials, d'infrastructura de que es disposen) o la identificació d'aquests recursos. Així mateix, s'avaluarà l'organització i planificació d'aquests recursos en tant que denotaran la capacitat d'assolir els objectius del projecte i/o servei a un preu ja establert en el pressupost. Cal considerar que tot sovint la dificultat d'execució d'un projecte amb els objectius i ingressos previstos radica en una viabilitat tècnica i de gestió deficient.

Així mateix, es demanarà que l'entitat especifiqui:

- La viabilitat de gestió. Entesa com l'experiència i capacitat organitzativa de l'entitat (nombre de professionals, voluntaris i associats), tot considerant- se dins aquesta els següents elements: experiència provada, estructures i recursos necessaris pel funcionament de l'entitat, fonts de finançament diversificades, volum pressupostari adient a les activitats i programes, arrelament social en l'àmbit territorial on s'actua i coordinació i treball en xarxa amb altres entitats.

Alguns projectes i serveis requereixen un anàlisi en profunditat de la seva viabilitat abans d'elaborar el seu disseny i pensar en la seva implementació. Algunes de les possibles causes poden ésser:

- El projecte és innovador a l'entitat i/o en el seu sector.
- Es requereix una inversió prèvia en estructura elevada.
- És un servei o projecte que no disposa d'un termini de finalització previ, podent perdurar en el temps.
- L'entitat no disposa de prou recursos propis pels seu llançament i requereix un finançament important per part del segment de particulars (usuaris, socis, donants).

El Pla de viabilitat, en tant que pretendrà donar resposta a aquestes necessitats avaluarà de manera prioritària el risc d'execució d'un projecte en base al seu finançament, trobant-se a mig camí entre un pla de finançament i un pla de màrqueting.

La diferència amb aquestes dues eines seran:

- El pla de màrqueting serà l'eina prèvia que ens permetrà identificar la necessitat del nostre entorn i el posicionament dels diferents actors (entitats, administració, socis, usuaris, etc...) vers nous projectes i serveis, facilitant el sorgiment d'idees rellevants des del punt de vista intern de l'entitat i de l'entorn, garantint-nos la seva viabilitat social i política. Serà l'instrument d'anàlisi i diagnosi.
- El pla de viabilitat es centrarà en la viabilitat econòmica i financera d'un projecte o servei, tot definint diverses opcions de desenvolupament d'un mateix projecte i/o servei ( terminis, objectius, beneficiaris, activitats, recursos) i relacionant-se amb la seves probabilitats de finançament i rendibilitat econòmica; essent una eina per la pressa de decisions i el disseny del projecte.
- El pla de finançament es desenvoluparà per un projecte ja dissenyat i planificat, articulant les diverses fonts d'ingressos possibles ( subvencions, quotes, ingressos propis, etc.) per fer front el pressupost d'aquest.

En aquest sentit, la realització d'un pla de viabilitat obeirà a algun dels següents objectius:

- Decidir invertir com entitat en un projecte o servei.
- Millorar la rendibilitat d'un projecte redissenyant algun dels seus components.
- Conèixer les variables que condicionen la rendibilitat d'un projecte.
- Conèixer l'import aproximat d'un projecte i el finançament que caldrà sol·licitar.
- Afavorir la pressa de decisió de partners o cofinançadors al voltant de la seva participació en un projecte o servei.

1. Marc institucional
Possibilitats que ofereix el context, situació, estructura, recursos i forma jurídica de l'entitat per a la realització del projecte, tot considerant la viabilitat política, tècnica i de gestió d'aquesta.

2. Marc legal
Recopilació de la legislació i normativa legal a tenir present en relació al desenvolupament del projecte o servei. Conèixer el grau d'acompliment actual de l'entitat d'aquesta i identificar la necessitat o no d'inversió per tal d'estar-hi subjecte.

3. Definició del projecte
Delimitació del projecte tot determinant diverses tipologies d'activitats o serveis per la seva execució, la diversitat possible de terminis d'execució i tipologia d'usuaris/beneficiaris. Identificació dels costos associats al desenvolupament de les opcions identificades.

4. Comercialització
Possibles vies de comercializació / finançament del projecte o servei, previsió d'usuaris/ beneficiaris i estratègies per donar-ho a conèixer, així com el seu “preu” (cost total del projecte i el que assumirien i/o poden assumir els beneficiaris) d'aquest.

5. Pla organitzatiu
Proposta d'estructura equip tècnic del projecte (perfils i tasques), formes de reclutament (si en cal) i tipologia de la col·laboració (contractual, voluntariat, etc.).

6. Pla econòmic i financer
Previsió ingressos i despeses en base a la delimitació i tria del projecte i compte d'explotació.

field_vote: