Com estalviar temps en el pagament de nòmines amb la norma 34
Comparteix
-
Per poder generar correctament un fitxer segons la norma 34, és necessari disposar d’una sèrie de dades bàsiques i obligatòries. Font: Canva. -
La norma 34 continua sent una eina rellevant per a les entitats del tercer sector que volen optimitzar la seva gestió econòmica. Font: Canva.
Automatitzar els pagaments recurrents permet a les entitats del tercer sector reduir temps de gestió i minimitzar errors.
Portar al dia la comptabilitat d’una entitat pot suposar una càrrega important de temps i recursos, especialment quan cal fer pagaments recurrents a treballadors i treballadores o a proveïdors. Amb l’objectiu de facilitar aquestes gestions, l’Associació Espanyola de Banca (AEB) defineix diferents normes o quaderns bancaris que estableixen com han de ser els fitxers informàtics que les entitats financeres poden processar de manera automàtica.
Entre aquests quaderns hi ha, per exemple, la norma 43, utilitzada per a la recepció d’extractes i moviments bancaris, i la norma 34, orientada a l’emissió de transferències.
Què és la norma 34?
La norma 34 és un estàndard bancari que estableix com ha de ser l’estructura d’un fitxer informàtic destinat a tramitar ordres de pagament o transferències de manera massiva a través d’una entitat financera. Aquest tipus de fitxer permet agrupar múltiples operacions en un sol document, que posteriorment és processat automàticament pel banc.
En el cas de la norma 34, el fitxer el genera la pròpia entitat —habitualment a través d’un programa de comptabilitat o de nòmines— i s’envia a l’entitat financera perquè executi les transferències corresponents. Aquest sistema evita haver d’introduir manualment cada pagament a la banca electrònica, una tasca que pot resultar especialment feixuga en entitats amb un volum elevat de persones treballadores o de proveïdors.
Dins dels quaderns definits per l’AEB, la norma 34 conviu amb altres estàndards com la norma 43, utilitzada per a la recepció d’extractes bancaris. Cadascun d’aquests quaderns respon a una funció concreta dins de la gestió econòmica de les entitats.
Per a què serveix aquesta norma?
Utilitzar aquest document permet a l’entitat fer operacions de transferències, això es tradueix en poder fer el pagament de les nòmines dels treballadors i treballadores de forma massiva, i no de manera manual a cada persona. Això pot suposar un gran estalvi de temps en entitats amb un gran volum de treballadors i treballadores, i també pot ser una oportunitat a tenir en compte i implementar en el programa de comptabilitat en entitats que estiguin augmentant la seva estructura.
En aquest sentit, la norma 34 també es pot utilitzar a l’hora de fer el pagament de pensions i, en general, de les transferències ordinàries, per exemple, a proveïdors/es. A més, a través d’aquest procediment també es poden fer operacions amb xecs i aquestes es poden incloure en el mateix document on hi ha operacions de transferències.
En el fitxer s’haurà d’especificar, però, si es tracta de la transferència de nòmines, pensions, a proveïdors o altres pagaments. En el cas de les nòmines o pensions no es podran ordenar pagaments amb un import superior a 15.000 euros.
Per tant, el que ha de fer l’entitat és generar un arxiu seguint l’estructura de la norma 34 per passar a l’entitat financera i que aquesta el pugui processar i fer les operacions pertinents.
Apectes a tenir en compte
Tot i que la norma 34 continua sent vigent, és important considerar alguns aspectes pràctics:
Formats de compte bancari: actualment, la majoria d’entitats treballen amb IBAN. Alguns programes encara demanen el CCC de 20 dígits, però sovint el sistema el converteix automàticament a IBAN.
Límits d’import: els límits màxims per operació no són universals. Depenen de cada entitat financera i del tipus de transferència, per la qual cosa cal consultar sempre les condicions del banc.
Condicions de la remesa: algunes entitats estableixen límits en el nombre d’operacions per fitxer o requereixen validacions prèvies.
Per aquest motiu, abans d’implantar aquest sistema, és recomanable confirmar amb l’entitat financera quins requisits concrets aplica.
Quina informació ha d’incloure el fitxer?
Per poder generar correctament un fitxer segons la norma 34, és necessari disposar d’una sèrie de dades bàsiques i obligatòries. En primer lloc, cal indicar el compte de càrrega de l’entitat ordenant, és a dir, el compte des d’on es realitzaran els pagaments. També cal especificar el compte d’abonament de cada persona o empresa beneficiària, habitualment en format IBAN.
A més, el fitxer ha d’incloure la identificació fiscal (NIF) de les persones beneficiàries, així com altres dades fiscals bàsiques, la data d’emissió de les ordres de pagament i l’import corresponent a cada transferència. El concepte del pagament també és un element rellevant, especialment en el cas de nòmines.
És fonamental que totes aquestes dades siguin correctes i estiguin actualitzades, ja que qualsevol error pot provocar que l’entitat financera rebutgi el fitxer i no s’executin els pagaments previstos.
Estructura del fitxer
Un cop generat a través del programa informàtic corresponent, el fitxer de la norma 34 segueix una estructura molt concreta que permet al banc validar la informació de manera automàtica. Generalment, aquest tipus de fitxer inclou tres grans blocs de registres.
En primer lloc, el registre de capçalera, que conté les dades generals de l’entitat ordenant i de la remesa. En segon lloc, els registres de beneficiaris o beneficiàries, on es detalla cadascun dels pagaments que s’han d’efectuar, amb la informació individualitzada de cada transferència. Finalment, el registre de totals recull un resum global del fitxer, amb el nombre total d’operacions i l’import acumulat.
Aquesta estructura permet detectar incoherències abans d’executar els pagaments i garanteix una major seguretat en el procés.
Una eina a tenir en compte per a la gestió econòmica
La norma 34 continua sent una eina rellevant per a les entitats del tercer sector que volen optimitzar la seva gestió econòmica i reduir el temps dedicat a tasques administratives repetitives. Tot i que actualment molts programes de nòmines o serveis de gestoria ja integren aquest tipus de processos de manera automàtica, conèixer el funcionament de la norma permet a les entitats prendre decisions més informades.
A més, entendre aquests mecanismes facilita la comunicació amb entitats financeres i professionals externs, i contribueix a una millor planificació dels recursos interns. Per aquest motiu, és recomanable que les entitats valorin l’ús d’aquest tipus d’eines dins de la seva estratègia de gestió econòmica.
Per a qualsevol dubte sobre aquest tràmit o altres qüestions de gestió econòmica de les entitats no lucratives, es pot recórrer als serveis d’assessorament i d’acompanyament.
