Com fer la periodificació dels ingressos i de les despeses de l’entitat

Quan cal periodificar les despeses?

Normalment, abans de fer el tancament de la comptabilitat, es revisa si alguna de les despeses realitzades per l’entitat dins de l’any correspon a un període posterior a l’exercici en curs.

Això pot passar, per exemple, en el cas de les assegurances, que poden tenir un període de cobertura que pertanyi parcialment a dos exercicis (si va del 15 de març de 2024 fins al 14 de març de 2025). També pot passar si l’entitat està organitzant un esdeveniment, per exemple un congrés que s’ha de celebrar l’any següent, però pel qual ja s’han començat a realitzar despeses.

Per poder registrar a la comptabilitat les factures o justificants de despesa vinculades a aquestes situacions i sense que afecti el resultat perquè la seva meritació es produirà en un altre període, cal utilitzar un compte comptable del grup 480 (despeses avançades), en lloc del qual li correspondria en el grup 6 (despeses), en el 'deure' de l’assentament.

Així, aquesta despesa no sortirà en el compte de resultats, sinó que aniria a parar a l’actiu del balanç de situació, i serà allà on restarà fins al tancament. Quan s’obri l’exercici següent, serà quan es donarà de baixa el saldo generat, posant a l’apartat 'haver' el compte 480 i al 'deure', aquest cop sí, el compte de despesa del grup 6 que li correspongui segons la seva naturalesa.

Els ingressos s’han de periodificar seguint el mateix criteri. Si l’entitat ha facturat dins d’un exercici, per un servei que prestarà totalment o parcialment en una data posterior al tancament, no pot reconèixer com a ingrés de l’any la part que s’hagi de fer a posteriori. Això té a veure amb el principi comptable de meritació i amb el de correlació d’ingressos i despeses.

Si es reconeix l’ingrés dins de l’any, però els recursos necessaris per dur a terme la feina no es gastaran fins al següent, es produiria un benefici dins del compte de resultats que no seria real i que, a més, generaria una pèrdua, tampoc real, en l’exercici posterior. Un altre exemple seria el de la generació de les quotes de les persones associades o de les usuàries, per exemple, d’un curs o d’una temporada esportiva sencera, quan el període de prestació dels serveis o la quota no es correspon a l’any en curs.

Si es dona aquesta situació, el compte on es registraran a l''haver' aquestes facturacions que no han de formar encara part del resultat, serà al compte del grup 485 (ingressos avançats), i no al compte del grup 7 (ingressos) que li correspondria si no hi hagués aquesta diferència temporal. Com passava amb les despeses avançades, aquests ingressos tampoc formen part del resultat de l’any. Per tant, no apareixen al compte d’explotació, sinó al passiu del balanç de situació.

Quan s’obri el següent exercici, caldrà fer la reclassificació corresponent del saldo, traspassant el moviment que es tenia en el compte 485 al 'deure', i registrant a l’apartat 'haver' el compte del grup 7 d’ingressos que correspongui, segons la naturalesa del moviment.

Es pot donar una altra situació que afecti el resultat real de l’entitat i que es produeix quan s’ha generat una despesa i encara no s’ha registrat el deute perquè no hi ha el document que ho justifiqui. Això pot passar, per exemple, per compra de materials o serveis, o si se sap que hi haurà una modificació dels salaris perquè s’actualitzarà el conveni amb efectes retroactius, i es pagarà a posteriori incloent-hi uns endarreriments a les nòmines d’un període posterior al tancament.

La forma de registrar-ho i tenir en compte el seu meritació, sempre que se sàpiga del cert l’import que serà, és fer la comptabilització al ‘deure’ la despesa del grup 6 al compte que correspongui segons la seva naturalesa, i posar a l’apartat ‘haver’ un compte creditor que variarà segons el tipus d’operació. Per exemple, si és una factura d’un proveïdor que no s’ha rebut encara, seria un compte dels grups 4009 o 4109 (proveïdors/creditors, factures pendents de rebre). Si fos el cas de despeses de personal, el correcte seria posar com a contrapartida un compte del grup 465 (remuneracions pendents de pagament), preferiblement utilitzant un subcompte més específic per aquesta operació concreta.

Quan arribi la factura afectada o es generi la nòmina amb els endarreriments, caldria posar el compte utilitzat en el ‘deure’, i a l’apartat ‘haver’ el compte del proveïdor o creditor, o el compte habitual del grup 465, on es registren els imports nets de les nòmines de cada mes. D’aquesta manera, es cancel·laran els saldos pendents i la despesa no es duplicarà en tots dos exercicis.

En cas que no es conegui l’import exacte i es faci una estimació, es podrien utilitzar diversos comptes de provisions, dels grups 49 o 14, segons el que millor s’adapti a l’operació concreta que es vol registrar.

Si l’entitat es troba en el cas contrari: ja ha fet una venda o prestació de serveis, per la qual encara no s’ha generat la corresponent factura o la remesa de rebuts, en el cas de les quotes, també hi ha una solució comptable.

En aquesta situació, caldria fer el registre dels ingressos al corresponent compte del grup 7 (ingressos) a l’apartat ‘haver’ i posar com a contrapartida al ‘deure’ un compte del grup 4409 (deutors, factures pendents de formalitzar).

Com en l’apartat anterior, quan es generi la factura de venda o la remesa, es posarà a l’apartat ‘haver’ el compte del grup 4409 utilitzat, i al ‘deure’ el compte habitual del grup 44 del deutor. Així, no es duplicaran els ingressos i tot quedarà correctament registrat, d’acord amb la seva meritació.