Els seminaris en línia són un espai que les organitzacions poden utilitzar per a donar conèixer les seves experteses a la vegada que ofereixen un servei de formació.
Un webinar, com indica el seu nom, una contracció dels mots ‘web’ i ‘seminar’ (seminari), és una classe o conferència impartida a través d’una plataforma de videotrucades. És un recurs que sol ser impartit per una persona experta en un tema, i, a vegades, gestionada per algú que modera la formació, si s’escau. Aquestes sessions poden ser úniques o formar part d’un curs més extens.
Normalment, els webinars comencen amb la presentació i el desenvolupament del tema per part del o la ponent i acaben amb un debat o una ronda de preguntes. De fet, aquesta interactivitat a temps real és el que diferencia aquesta eina de les altres menes de materials en línia existents.
Les organitzacions poden utilitzar els webinars per a oferir un coneixement en alguna temàtica i, a la vegada, mostrar-se al món, arribant més enllà de les persones implicades en l’entitat, gràcies a l’interès que pot despertar la formació.
A continuació s’exposen les claus per a preparar un webinar. Per a fer-ho, la informació s’ha extret de l’entrada ‘Cómo hacer un webinar’ del blog de PostedIn, l’article ‘Cómo crear y alojar un seminario web’, de GoTo i la publicació '24 mejores plataformas de webinar en 2022 para startups, empresas y autónomos’, de Salman Ravoof, a Kinsta.
Qui és el públic?
Ja abans de plantejar-se la temàtica per al webinar, cal tenir present quines són les persones que hi participaran, la seva demografia, si provenen només de l’entitat o hi ha un públic potencial que no en forma part, si hi ha possibilitats d’aconseguir noves persones sòcies, voluntàries o participants per a l’organització...
Aquest pas previ passa per preguntar-se també quins són els objectius de l’associació, per què vol fer el webinar, però també quines són les necessitats de la possible audiència, sobre què voldrien formar-se.
I aquí també cal preguntar-se si la sessió serà gratuïta o de pagament. La gratuïtat és interessant per a publicitar-se, i segurament va més alineat als valors d’una entitat, però un preu simbòlic pot convertir la sessió en una activitat de captació de fons.
Definir la temàtica i el/la ponent
De les necessitats detectades podrà sortir el tema de la presentació. El més aconsellable és fer una llista d’interessos hipotètics i escollir-ne un a raó dels recursos de l’entitat o les experteses de l’equip que la conforma. Després, és interessant desdoblar-lo per objectius, temes secundaris, conceptes importants , exemples pràctics... Això ajudarà a acotar la ponència i fer-la més efectiva.
Posteriorment caldrà decidir qui impartirà el webinar. Si és possible, ho podria fer una persona que estigui implicada en l’entitat, ja sigui a estructura, a voluntariat o com a soci o sòcia. Si es vol, també és interessant beneficiar-se del treball en xarxa i la cooperació entre organitzacions, i preparar un seminari amb una persona experta d’una altra entitat, de manera que, entre totes dues, s’ampliï l’abast de la sessió.
Elecció de la plataforma
Els webinars no es poden dur a terme en un espai de videotrucades qualsevol, ja que poden tenir un nombre de participants elevat. Tenint això en compte, caldrà escollir l’eina que més s’adapti a les necessitats de la sessió. També cal pensar en si es tracta d’un instrument totalment gratuït o té limitacions.
Per exemple, Zoom té un molt bon funcionament i és molt intuïtiva, però, sense pagar, només permet fer sessions amb un màxim de 40 minuts. En canvi, si s’opta per l’opció Premium, aquesta eina és més barata que la majoria. Google Meet és una altra plataforma molt recomanable, ja que és totalment gratuïta i permet l’entrada de fins a 100 participants. L’únic problema, però, és que limita la duració de les reunions als 60 minuts.
A banda, sempre queda l’opció més clàssica: You Tube. La pàgina té la prestació de fer ‘streamings’ gratuïts sense límit de persones participants.
Finalment, algunes bones plataformes amb un període de prova gratis són: Demio, WebinarNinja, WebinarGeek, LiveWebinar, Click Meeting o Get Response.
Planificació de la sessió
Un cop es tingui present quin serà el públic del webinar, el tema i la plataforma en què es durà a terme, ja es pot programar la sessió per un dia i una hora. Cal tenir en compte les necessitats de l’audiència objectiva i del o la ponent.
També és molt recomanable que, conjuntament entre la persona experta i l’entitat organitzadora, es planifiqui la sessió de manera detallada. Com s’introduirà el tema? Com es desenvoluparan les seccions? Com es moderaran el debat o les preguntes? El ritme ha de ser dinàmic, mantenir l’atenció en una sessió online no és fàcil.
Una de les formes de fer això són els recursos visuals. És interessant que a banda del logo i els colors corporatius de l’entitat, la ponència compti amb materials com imatges, gràfiques o vídeos, que no només li facilitaran la feina al o la ponent, sinó que també aportaran més dinamisme a la sessió.
Un cop s’hagi estructurat la presentació, és aconsellable fer una prova prèvia, sense públic, per tal d’assegurar que tot funciona correctament, que la persona experta coneix la plataforma i que les imatges i demés es veuen bé.
Promoció i inscripcions
Un cop programat i planificat el webinar, és el moment de promocionar-lo, d’anunciar-lo als mitjans de què disposa l’entitat. Això bàsicament es farà per tres vies: Primer, a través del correu, per a fer-li arribar la informació a les persones que o bé estan directament implicades a l’entitat o només subscrites, per exemple, al seu butlletí. També seria interessant penjar un article al blog o web de l’entitat, amb una informació més detallada.
Finalment, com és evident, caldrà publicitar el webinar mitjançant les xarxes socials, per a arribar a la comunitat ja existent, però sobretot a la que és susceptible de crear-se. Per a aquest cas, caldrà plantejar una estratègia de comunicació, i decidir quines plataformes són les més adients per a fer la promoció. El missatge haurà d’indicar el dia i l’hora de la sessió i el preu (si s’escau i si no s’ha fet el pagament en la inscripció). També és molt recomanable preparar un formulari d’inscripció i incloure’l a les comunicacions.
Això és perquè el més segur és que l’organització no tingui clar el nombre de persones que participarà, per la qual cosa crear un formulari d’inscripció facilitarà la feina de filtratge. Una plataforma molt adequada és el Google Forms. Això també crearà una via de comunicació, ja que permet obtenir el correu electrònic on després es pot enviar l’enllaç de connexió.
Enviament d’invitacions i allotjament del webinar
S’haurà de crear una base de dades amb les inscripcions. Això facilitarà, com s’ha assenyalat, l’enviament de l’enllaç de la sessió. El millor és preparar una llista al correu i programar l’enviament.
El dia del webinar, caldrà que algú estigui pendent del correu, per si hi ha hagut un error en alguna de les adreces o hi ha persones que, per la raó que sigui, no poden accedir a la sessió. Si hi ha la possibilitat, és interessant que a banda del o la ponent hi hagi un moderador o moderadora que ajudi a vehicular el debat o la ronda de preguntes.
També és bona idea gravar el seminari, per tal de tenir-lo al registre o inclús per a publicar-lo després en alguna plataforma. Caldrà, això sí, avisar les persones assistents.
Després del webinar
Un cop finalitzat el webinar, és aconsellable fer un seguiment a través d’un formulari. Als mateixos correus on s’han enviat els enllaços de connexió es pot fer arribar un qüestionari per saber l’opinió de les persones assistents sobre el desenvolupament de la sessió i si s’han quedat amb cap dubte.
També caldrà pujar la gravació del seminari en alguna de les plataformes de què disposa l’entitat, per exemple en forma de reels a Instagram o com un vídeo a You Tube que es pot promocionar també a xarxes.
