Consells per a la moderació d’una videoconferència
Comparteix
La situació de confinament ha obligat moltes entitats a fer teletreball. Mitjançant diverses tecnologies podem fer reunions a distància, però cal tenir unes normes i conductes molt clares.
Les entitats, associacions i ONG del país estan vivint una situació excepcional a causa del COVID19. La pandèmia ha obligat al confinament de la població. Això suposa que les persones treballadores dels moviments associatius, no es poden desplaçar fins als seus llocs de treball. Per tant moltes de les entitats que formen part del teixit associatiu de Catalunya, s’han vist obligades a teletreballar.
Teletreballar no és sinònim d’estar aïllat. Mitjançant diferents eines tecnològiques, podem realitzar videoconferències, tant sigui per poder fer reunions o assemblees. Però dur a terme una reunió o assemblea mitjançant una videoconferència, no és el mateix que fer-ho en un lloc presencial.
A continuació us donem alguns consells perquè les vostres reunions i assemblees virtuals puguin ser un èxit.
Abans de començar l’assemblea o reunió
S’ha d’establir la figura d’un moderador o moderadora. Aquesta persona serà l’encarregada de conduir la reunió o assemblea, explicar com funcionarà i quant durarà la sessió, atorgar els torns de paraules, recollir les demandes d’intervenció, iniciar votacions, comptar els resultats i finalitzar la sessió.
És recomanable recollir l’acta, tant de l’assemblea com de la reunió i enviar-la a les persones que han assistit a la reunió. Aquesta tasca, també la pot fer la persona que modera l’assemblea o reunió, però es pot delegar a una tercera persona, en el cas que a la videoconferència s’hi connecti molta gent.
El moderador o moderadora és la persona que ha de crear la sala o espai de videoconferència. Sigui l’eina que sigui, sempre hi ha una persona que crea i agenda la trobada.
Iniciar l’assemblea o reunió
La persona moderadora haurà d’entrar al canal de xat o eina de videoconferència, uns minuts abans de començar l’assemblea o reunió. És aconsellable fer-ho amb molta previsió. Pels minuts previs, es pot compartir la pantalla del vostre ordinador, amb una finestra. En aquesta finestra pot haver-hi un cartell informatiu, amb diverses informacions, com:
- Títol de la reunió.
- Hora d’inici.
- Durada prevista.
- Ordre del dia.
Quan s’hagi arribat a l’hora acordada, la persona moderadora haurà de donar la benvinguda als assistents i informar-los de la durada de la sessió, l’ordre del dia i de com es procediran a les votacions.
Apagar càmeres i micròfons
És molt recomanable que les persones que assisteixin en una videoconferència, apaguin les seves càmeres i micròfons, i que només les activin quan hagin de parlar. D’aquesta manera, aconseguireu que les persones que assisteixin a la reunió prestin més atenció a la persona que està parlant, ja que no tindran cap distracció visual o auditiva.
Moderació dels torns de paraules.
En qualsevol reunió o assemblea de persones sòcies de l’entitat, es pot demanar un torn de paraula. Aquest torn de paraula pot recollir-se en el xat de la videoconferència. La persona que vol intervenir, pot deixar un missatge en el xat. La persona moderadora és l’encarregada d’elaborar un llistat d’intervencions i fer-lo públic en aquest xat.
És important que les persones assistents respectin els torns de paraules. En cas que això no es compleixi, la persona moderadora, qui ha organitzat la sessió, pot silenciar el micròfon de les persones que no respectin aquests torns de paraules.
També és important silenciar les persones usuàries que es deixen el micròfon obert. En aquests casos, es pot intervenir demanant que la persona indicada silencii el micròfon. En cas que no ho faci, la persona moderadora ho pot fer baixant el volum del micròfon d’aquella persona.
Com votar?
A vegades, en una reunió o assemblea, s’han de votar temes. En una videoconferència, també es pot fer, i d’una forma molt fàcil. Tots els sistemes de videoconferència tenen un canal de xat. En aquest canal de xat, la gent que no té micròfon pot expressar les seves opinions.
Quan s’hagi de votar un tema, es pot utilitzar el canal de xat i expressar la votació mitjançant un ‘sí’, un ‘no', o una emoticona de mà alçada. La persona que moderi, haurà de definir molt bé, quan s’està votant a favor i quan s’està votant en contra.
Al final de la votació, en el mateix xat hauria de quedar constància del resultat. La persona moderadora hauria d’escriure quantes persones han votat a favor, en contra o s’han abstingut.
Compartir documents
La majoria de sistemes de videoconferències, permeten compartir els escriptoris dels vostres ordinadors. D’aquesta manera, durant el transcurs d’una videoconferència, qualsevol persona assistent podrà compartir una finestra del navegador o un document.
És molt aconsellable tenir tots els documents o finestres de navegadors prèviament preparats, per tal que la videoconferència duri el temps estimat. També és important que en una videoconferència, les persones que hagin de compartir l’escriptori, no tinguin massa finestres obertes.
Finalitzar la videoconferència
Un cop finalitzada la reunió, és important fer una acta de tots el que s’ha comentat i de les decisions que s’han acordat. Aquesta acta s’hauria d’enviar a les persones que han assistit a la videoconferència i a les altres persones interessades, siguin sòcies o no de l’entitat. L’acta es pot compartir en el mateix moment a través del xat de la videoconferència. D’aquesta manera, es pot rectificar en cas que hi hagi alguna errada.
Un cop es decideixi finalitzar la reunió, es pot activar la càmera i el micròfon per a tothom. D’aquesta manera la gent es pot acomiadar d’una forma visual i auditiva.
