La persona moderadora haurà d’entrar al canal de xat o eina de videoconferència, uns minuts abans de començar l’assemblea o reunió. És aconsellable fer-ho amb molta previsió. Pels minuts previs, es pot compartir la pantalla del vostre ordinador, amb una finestra. En aquesta finestra pot haver-hi un cartell informatiu, amb diverses informacions, com:

• Títol de la reunió.
• Hora d’inici.
• Durada prevista.
• Ordre del dia.

Quan s’hagi arribat a l’hora acordada, la persona moderadora haurà de donar la benvinguda als assistents i informar-los de la durada de la sessió, l’ordre del dia i de com es procediran a les votacions.

En qualsevol reunió o assemblea de persones sòcies de l’entitat, es pot demanar un torn de paraula. Aquest torn de paraula pot recollir-se en el xat de la videoconferència. La persona que vol intervenir, pot deixar un missatge en el xat. La persona moderadora és l’encarregada d’elaborar un llistat d’intervencions i fer-lo públic en aquest xat.

És important que les persones assistents respectin els torns de paraules. En cas que això no es compleixi, la persona moderadora, qui ha organitzat la sessió, pot silenciar el micròfon de les persones que no respectin aquests torns de paraules.

També és important silenciar les persones usuàries que es deixen el micròfon obert. En aquests casos, es pot intervenir demanant que la persona indicada silencii el micròfon. En cas que no ho faci, la persona moderadora ho pot fer baixant el volum del micròfon d’aquella persona.

La majoria de sistemes de videoconferències, permeten compartir els escriptoris dels vostres ordinadors. D’aquesta manera, durant el transcurs d’una videoconferència, qualsevol persona assistent podrà compartir una finestra del navegador o un document.

És molt aconsellable tenir tots els documents o finestres de navegadors prèviament preparats, per tal que la videoconferència duri el temps estimat. També és important que en una videoconferència, les persones que hagin de compartir l’escriptori, no tinguin massa finestres obertes.