Quins són els requisits d’una bona assemblea?

Totes les entitats, tant estatals com d’àmbit català, estan obligades per llei a convocar una assemblea general ordinària a fi de que els socis i sòcies de l’entitat aprovin els comptes de l’associació i n’aprovin el pressupost.

A més, la llei preveu la possibilitat que es celebrin tantes assemblees extraordinàries com siguin necessàries, bé perquè són convocades per part de la junta directiva o a petició d’un 10% dels i les associades de l’entitat.

L’assemblea s’ha de celebrar segons els requisits que estableix la llei, en el cas de les entitats d’àmbit català, s'ha d’acudir a la Llei 4/2008, de 24 d’abril de modificació del llibre III del Codi Civil de Catalunya, relatiu a les persones jurídiques.

Algunes de les qüestions principals a tenir en compte són:

1. S’ha de convocar a tots els socis i sòcies de l’entitat. És important disposar de la relació actualitzada de totes les persones associades junt amb el seu contacte a fi de poder convocar-les a l’assemblea. Aquesta relació s’ha de recollir al llibre de persones sòcies de l’entitat.
2. S’ha de determinar el dia, hora i lloc de l’assemblea.  En la convocatòria d’assemblea ha de constar, expressament, el dia, l'hora i el lloc on es celebrarà l’assemblea. Respecte al lloc, en principi s’entén que es celebra al domicili social de l’entitat. Per poder celebrar-la a un lloc diferent, ha d’estar expressament recollit als estatuts de l’entitat.
3. La convocatòria s’ha d’enviar amb el termini establert als estatuts.  Als estatuts de l’entitat s’ha de contemplar el termini en el qual s’ha d’enviar la convocatòria, habitualment són 15 dies abans del dia de la celebració de l’assemblea.
4. A la convocatòria s’ha d’incorporar l’ordre del dia. Durant la celebració de l’Assemblea no es podrà tractar cap punt no inclòs a l’ordre del dia de la mateixa. Una vegada enviada la convocatòria amb l’ordre del dia, la forma d’incorporar un punt nou a tractar és que el 10% dels i les associades ho demanin a la junta directiva dins del primer terç de la convocatòria.
5. El contingut mínim de l’Assemblea General Ordinària és l’aprovació de la gestió de l’òrgan de govern, el pressupost i els comptes. Alguns dels temes que habitualment es tracten en assemblea extraordinària són els següents: renovació de membres de Junta, incorporació de l’entitat a una Federació, escissió de l’entitat, cessament d’un membre de Junta directiva, i dissolució de l’entitat, entre altres.
6. Les assemblees les presideix el president i el secretari de l’entitat, a menys que els estatuts diguin una altra cosa o que els i les assistents a l’assemblea designin altres persones a l’inici de la reunió.
7. Sempre s’ha d’estendre acta de l’assemblea. L’encarregat de redactar l’acta és la persona secretària de l’entitat i ha de ser signada pel president/a i secretari/a.
8. El contingut mínim de l’acta és el següent: Data, hora, lloc, ordre del dia, acords, principals intervencions i llistat de les persones que han participat a l’Assemblea.
9. S’ha d’establir un sistema de votacions i informar del mateix perquè tothom en sigui coneixedor. Si un 10% dels socis i sòcies demanen el vot secret per a una votació, caldrà fer-ho d’aquesta manera, per tant, l’entitat ha de tenir prevista aquesta possibilitat a fi de poder dur a terme la votació.
10. L’adopció d’acords, habitualment, és per majoria simple, excepte els casos en els quals s’exigeix una majoria qualificada als estatuts de l’entitat.
11. Habitualment, al final de l’assemblea, es deixa un torn de precs i preguntes, en el qual poden participar els i les associades de l’entitat per demanar l’aclariment d’algun assumpte de l’assemblea o fer algun comentari d’interès, però aquest espai no pot servir per introduir un nou punt de l’ordre del dia.