Quines responsabilitats comporta la Secretaria a una entitat?

En el cas de les associacions, l'elecció dels membres de la Junta Directiva, han d’estar associats i ser majors d’edat, es fa per votació de l'Assemblea General. Les persones elegides entren en funcions després d'haver acceptat el càrrec.

El nomenament i el cessament dels càrrecs s’han de comunicar al Registre d’Associacions mitjançant un certificat, emès pel secretari sortint amb el vistiplau del president sortint, que ha d’incloure també l’acceptació de les persones que passen a ocupar aquests càrrecs.

A les Fundacions, són els Fundadors els que habitualment es reserven la facultat de designar la composició del seu òrgan de govern. El Patronat com a òrgan col·legiat també haurà d’estar format amb un mínim de tres persones que han d’acceptar expressament el càrrec i han de manifestar no estar incursos en cap causa d’incompatibilitat per l’exercici d’aquest.

En concret, la Secretaria dins d’una entitat s’encarregarà de:

·         Custodiar la documentació de l'associació.

·         Aixecar, redactar i signar les actes de les reunions de l'Assemblea General i la Junta Directiva, en el cas d’una Associació. I de les reunions de Patronat, en el cas de les Fundacions.

·         Redactar i autoritzar els certificats que calgui lliurar.

·         I Finalment, també portar el llibre de registre de socis.

En el cas de les Fundacions, el secretari/ària convoca, en nom del president/a, les reunions del Patronat i n’estén les actes, conserva el llibre d’actes i lliura els certificats amb el vistiplau del president/a o per ordre, en la seva absència, del vicepresident/a.

Així mateix exerceix les altres funcions que són inherents al seu càrrec i li atribueixen aquests estatuts.

Cal destacar que la secretaria pot tenir la condició de patró o no patró. És en l’únic càrrec que es dóna aquesta situació.

Si es tracta d’un secretari/ària no patró vol dir que a les reunions de patronat rendirà comptes del seu càrrec però no podrà votar, ni decidir la gestió diària de la Fundació. En el cas de ser patró, si decideix, i vota en igual condicions que la resta de membres del Patronat.

El secretari/ària no patró es tractarà d’un càrrec exercit per un professional i tindrà el deure d’advertir de la legalitat dels acords que es pretenguin adoptar per part del patronat.

Per tal de formar part de la Junta Directiva d’una associació cal ser soci de l’entitat. En el cas del Patronat els membres són escollits pels fundadors.

La Secretaria d’una entitat s’exerceix d’una manera lliure, voluntària i gratuïta, al igual que al resta de membres de l’òrgan de govern de l’entitat.

Per tal de dur a terme el càrrec de Secretari/ària dins d’una entitat cal una acceptació expressa del càrrec i manifestar el fet de no estar incurs en cap causa d’incompatibilitat per l’exercici del càrrec.

La Secretaria presideix les reunions dels òrgan col·legiats juntament amb la Presidència de l’entitat. En cap cas el càrrec de President/a i el de Secretari/ària, poden recaure en un mateixa persona ni tan sols en el cas de substitució per vacants. El secretari/ària haurà de ser substituir pel càrrec designat en estatuts o en els eu defecte pel vocal de menys edat.

Està obligat a presidir les reunions de Junta Directiva o de Patronat de l’entitat, així com a participar en la pressa d’acords i estar informat del dia a dia de l’entitat.

A més a més, el Secretar/ària durà el control i la custòdia dels llibres de l’entitat, i en concret del llibre d’actes, el llibre de socis i el llibre de voluntaris si l’entitat en té.

Serà l’encarregat de redactar els acords que es prenguin en reunió dels òrgans col·legiats i d’estendre les certificacions que s’hagin de comunicar a registre que en tot cas aniran signades per ell mateix i amb el vist i plau de la Presidència.

En tot  cas els deures derivats del càrrec, es tradueixen en els seus principal drets dintre l’entitat i l’òrgan de govern en concret.

Dins de les funcions principals de la Secretaria d’una entitat està la de documentació dels acords. I la custòdia dels llibres de l’entitat.

S'ha d'estendre una acta de cada reunió dels òrgans col·legiats.

El contingut mínim que ha de tenir una acta serà el que segueix:

• La data i el lloc de la reunió.
• L'ordre del dia.
• Els assistents.
• El resum dels assumptes tractats.
• Les intervencions de les quals s'hagi demanat constància.
• I els acords adoptats, amb la indicació del resultat de les votacions i de les majories amb què s'han adoptat.

Les actes han d'ésser redactades i signades pel secretari/ària de l'òrgan o de la sessió, amb el vistiplau de qui hagi ocupat la presidència, i s'han d'aprovar, si escau, en la mateixa reunió o en la següent, llevat que els estatuts estableixin una altra cosa. La custòdia del llibre d'actes és a càrrec del secretari.

Els acords són executius des del moment en què s'adopten, llevat que s'hagin adoptat en uns termes que indiquin el contrari o que els estatuts estableixin que no ho són fins que no s'aprovi l'acta, sens perjudici que es puguin suspendre cautelarment si així s'acorda en un procediment d'impugnació judicial o arbitral. Si són d'inscripció obligatòria, són executius des del moment en què s'inscriuen.

Els membres d'una persona jurídica i les persones que integren els seus òrgans poden demanar un certificat del contingut dels acords adoptats per aquests. En els certificats d'acords que encara no són executius, s'hi ha de fer constar aquest fet d'una manera expressa.

També registre pot demanar per inscriure els diferents tràmits relatius a una entitat que s’emeti un certificat de l’acord. Serà el Secretari/ària la persona encarregada d’aquesta emissió de certificats.