La metodologia SCRUM, una forma d'organització àgil per a les entitats

L'organització interna de les entitats és necessària i es posa de manifest quan la feina feta involucra a un conjunt de persones i quan hi ha una missió. El treball en equip en les entitats requereix, sovint, un seguiment de les tasques que es fan durant el dia a dia per no deixar feines abandonades i mantenir una bona coordinació del grup. Planificar, informar i executar són tres de les accions que més es repeteixen, i per portar una gestió ordenada del treball col·laboratiu, Internet ens ofereix possibilitats com, per exemple, la metodologia SCRUM.

La metodologia SCRUM, nascuda al Japó al 1986, és un procés àgil i flexible molt utilitzat pel desenvolupament de software. Això vol dir que, per una bona organització interna de les entitats, a més de les agendes i els blocs de notes tradicionals, amb la revolució tecnològica també tenim programari a Internet que ens facilita aquesta missió. La metodologia SCRUM, a més, és ideal per equips petits que es marquen objectius curts de, per exemple, dues setmanes. Amb aquesta metodologia, per tant, l'equip es compromet a fer totes les tasques del període seleccionat (que pot ser més llarg o més curt en funció de les necessitats de l'entitat i que agafen el nom d'Sprint) atès que tothom pot tenir una visió a temps real de tot el que s'està fent. Cada membre de l'equip té, per tant, un rol en el projecte i respon davant de tot l'equip per contribuir a l'èxit que és mesurable al final de cada sprint. Aquesta metodologia permet la priorització de tasques, posar comentaris, el canvi de funcions entre membres de l'entitat i noves idees. Els beneficis d'utilitzar aquesta tecnologia són els següents:

1. Millor gestió de les expectatives

2. Flexibilitat a canvis

3. Obtenció de resultats anticipats

4. Minimització de riscos

5. Motivació de l'equip: professionals implicats i creatius

Un dels exemples que utilitza tecnologia SCRUM és la plataforma Trello, un programari de gestió de projectes que va néixer als Estats Units i que fa que la col·laboració entre els membres de l'entitat sigui més senzilla.

Com funciona Trello?

Boards

Trello disposa de pissarres virtuals (boards), que són bàsicament pàgines web en forma de plantilles amb llistes verticals. Amb aquestes pissarres, l'entitat pot veure en tot moment el que hi ha en el seu projecte. Una board vindria a ser un tauler de suro però en format digital.

Llistes verticals

Una llista vertical és un bloc on es disposen unes targetes o cards d'una mateixa temàtica. La llista vertical l'ha de crear l'entitat en funció de les seves necessitats, i sobretot, cada llista ha de tenir la funció d'organitzar les tasques del dia a dia. Alguns exemples de títols per llistes verticals serien: tasques per fer, tasques en progrés i tasques fetes.

Cards

Dins de les llistes es poden veure uns ítems anomenats cards, que serien com petits post-its o tasques de l'entitat. En aquestes targetes es poden crear llistats de coses a fer, adjuntar imatges o arxius, establir dates límit i afegir comentaris. Cada membre de l'entitat haurà de tenir un perfil a Trello, per tant, cada card es podrà atribuir a un membre diferent. En aquest sentit, les cards poden ser individuals o grupals, i es pot filtrar la pissarra per cada membre per saber què està fent cadascú i portar un correcte seguiment de la feina de tot l'equip.

Entitats com iWith.org ja utilitzen tecnologia SCRUM i també fan servir l'eina Trello. A continuació es pot veure una imatge d'una captura de pantalla amb diferents pissarres que la fundació amb seu a Barcelona fa servir.