El coneixement que tenen les entitats, fruit de la seva activitat al llarg del temps i de les aportacions de les persones que hi participen o ho han fet en algun moment, és un valor essencial per aconseguir entitats fortes. Partint d’aquesta premissa, Eduardo Izquierdo, responsable de planificació i estratègia del departament de Suport Tercer Sector – Fundesplai, posa sobre la taula la dificultat de mantenir el coneixement quan les persones deixen l’entitat, sigui de manera permanent o per un període de temps, i això repercuteix negativament en les organitzacions.

Moments en els quals el coneixement s’ha de traspassar

Existeixen tres grans moments en els quals cal que la informació es comparteixi per tal de no perdre-la. D’una banda, quan una persona arriba a l’entitat o adquireix noves funcions: onboarding. En aquest moment, és evident que s’ha de fer un traspàs de coneixements i informació per al desenvolupament de les tasques i, a més, per a l’adaptació al nou lloc.

En aquest sentit, cal explicar on hi ha els arxius, els programes que es fan servir, com s’organitza la feina..., però també s’ha de transmetre altre tipus d’informació com ara la distribució de la resta de llocs de feina a l’oficina, on és el menjador o com es pot aconseguir material d’oficina. Izquierdo proposa crear el pla d’acollida: document en el qual es recull tot la informació necessària per donar la benvinguda a la nova persona. Això implica que s’hagin de treballar qüestions prèvies a la seva arribada, com ara qui i com s’ha de demanar el correu electrònic o on seurà la nova incorporació.

D’altra banda, es poden produir situacions d’absència, prevista o no, com ara vacances, excedències, malalties, permisos retribuïts, entre d’altres. En aquests casos, és essencial poder accedir a la feina i al coneixement de la persona que marxa.

Per poder-ho fer de manera exitosa calen unes rutines prèvies de feina, per exemple, treballar amb arxius compartits als quals pugui accedir la resta de l’equip, fer reunions de seguiment periòdiques i deixar tot per escrit, per exemple, fent servir xats en comptes de la conversa oral. D’aquesta manera no es perd coneixement, es manté la rutina de treball, no es dupliquen les tasques i no es molesta les persones que deixen l’entitat.

Finalment, es pot produir una situació de pèrdua de coneixement offboarding, és a dir, quan algú marxa de l’entitat definitivament. Aquesta situació té especial rellevància al tercer sector, ja que hi ha una abundant fuga de talent. Davant d’aquest panorama “com a mínim hem de poder retenir el coneixement, és a dir, tot allò que han aportat les persones que marxen”, assegura Izquierdo.

Eines per compartir el coneixement

Existeixen moltes aplicacions i eines que permeten treballar de manera col·laborativa i que els arxius, les tasques i les converses quedin a disposició de l’entitat. En aquest sentit, cal tenir en compte que cal documentar allò que es fa i no s’ha de transmetre la informació oralment perquè es pot perdre, tergiversar o interpretar de maneres diferents.

Per això, la tecnologia és una aliada i Zoho Projects, Asana, Teamwork, SharePoint o Microsoft Planner són bones eines per planificar la feina, assignar tasques i fer seguiment dels projectes, entre altres opcions.

En tot cas, Eduardo Izquierdo insisteix que per fer servir de manera òptima aquestes eines cal formar l’equip i fer pedagogia de la importància del seu ús. També són necessaris uns protocols per ordenar l'ús de les eines i està bé que hi hagi persones responsables de la gestió de les eines.

Emprar aquestes eines de manera habitual i estructurada millora els processos de treball i, sovint, això pot permetre retenir el talent. També fa que les persones estiguin més informades i, alhora, més compromeses amb l’entitat. En definitiva, aquestes eines ajuden a millorar la productivitat, l’eficàcia i l’eficiència, i permeten planificar millor els relleus del personal, ja que aquesta feina es fa progressivament.