Claus per a una bona justificació de subvencions

1. Fer una previsió de justificació

Fer una previsió de justificació. Com al presentar la sol·licitud ja es fa una previsió econòmica del projecte, es pot començar a guardar els justificants de les diverses despeses previstes.

2. No oblidar-se de cap document

A banda de presentar la relació de factures i de rebuts –que han de ser justificants originals –, s’ha de lliurar un exemplar dels materials de difusió (díptics, fulletons, cartells, fotografies...) i de les publicacions i documents editats en el marc de la iniciativa. També s’ha d’adjuntar la memòria d'activitats i l'econòmica del projecte.

3. La memòria, sintètica, clara i amb dades

Primer de tot, s'han de revisar les bases de la convocatòria. Potser s’hi inclou un model de memòria o s’exigeixen dades concretes.

La memòria ha de detallar el projecte de manera sintètica, clara, breu i ha d’aportar dades sempre que sigui possible.

4. Elements a incloure a la memòria

1. Portada amb el nom de l’entitat, el projecte i la data.
2. Resum de la valoració del projecte o activitat. Cal indicar el grau d’assoliment dels objectius principals.
3. Dades del projecte.
4. Explicació del projecte: Ha d’incloure les variacions més significatives respecte la formulació presentada, amb menció a les dificultats i imprevistos.
5. Dades de les valoracions de les persones usuàries.
6. Memòria econòmica: Si n’hi ha hagut, s’han d’indicar les desviacions i explicar-ne els motius.
7. Conclusions: L’apartat pot servir per argumentar una perspectiva de continuïtat o per parlar de les millores de cara a les properes convocatòries.
8. Annexos amb documentació addicional com fotografies, vídeos, materials...

5. Consulta el finançador corresponent per resoldre dubtes

La memòria econòmica pot portar a dubtes, perquè la justificació depèn de les bases reguladores i s’ha d’estar atent ja que, per exemple, de vegades només es demana justificar l’import de la subvenció o el 100% del cost de l’activitat. Per aclarir les diferents qüestions, parla amb l'equip tècnic de la institució corresponent.

La justificació econòmica suposa acreditar estar al corrent de pagaments amb Hisenda i Seguretat Social. Cal conservar fotocòpies de tot el que s’ha presentat i s’ha de tenir en compte que si hem de realitzar una compra per un import superior a 12.000 euros, haurem de demanar tres pressupostos diferents i presentar-los tots, no només el de l'oferta que finalment hàgim triat. 

6. Què han d’incloure les factures?

1. Data.
2. Número.
3. Import.
4. Nom, NIF i adreça de qui l’emet.
5. Nom, NIF i adreça de l’entitat destinatària.
6. Concepte: Ha d’estar vinculat amb l’activitat i s’ha d’adjuntar el comprovant de pagament.

La data de la factura ha d’estar compresa en el període subvencionable i tots els rebuts han d’ajustar-se al pressupost econòmic que es presenta a la memòria. Es pot donar el cas que s'imputi al projecte només una part d'una factura. ​

7. Si no es justifica bé, es reduirà l’import de la subvenció

Tal com s’explica al document publicat pel Departament de Cultura de la Generalitat, “en cas de no justificar, o no fer-ho correctament, es reduirà l’import de subvenció concedida en el percentatge dels justificants no presentats o no acceptats”.

Informacions relacionades:

El model 111 d’Hisenda.

Com demanar i justificar una subvenció.