Com crear un butlletí electrònic per a la teva entitat?
Comparteix
Un butlletí electrònic és una eina que pot resultar molt útil per a la nostra associació. Els butlletins electrònics són uns correus que recullen un resum de les activitats que l'associació desenvolupa, fent arribar a la bústia de manera regular les novetats que podem publicar al nostre web. Aquests correus estan maquetats com si fossin una pàgina web, de manera que resulten més atractius que un correu de text normal.
Per realitzar un butlletí podem trobar moltes opcions de pagament, pensades per a empreses. Aquests programes que ofereixen automatitzen la tasca d'enviar el butlletí, però estan pensats per un gran volum de contactes i enviaments. Si la nostra associació té un volum mitjà, ho podem fer nosaltres mateixos amb eines gratuïtes i lliures.
Qui rebrà el butlletí?
El primer pas per crear una plantilla és crear una llista de contactes al nostre gestor de correu. En el Thunderbird, hem d'obrir la Llibreta d'adreces, un cop oberta cliquem on posa Crea una llista. Se'ns obre una finestra on haurem d'indicar el nom de la llista (que descrigui el que volem fer amb ella) i anar afegint els correus electrònics dels subscriptors a sota.
Fent servir les llistes del Thunderbird evitarem oblidar-nos d'algun subscriptor cada cop que enviem el butlletí!
Com serà el butlletí?
El següent pas és buscar una plantilla que ens agradi i que s'adapti a la imatge corporativa de la nostra entitat. Aquesta haurà de respectar els colors, tipus de lletra que fem servir... com que desprès l'adaptarem una mica, ara és preferible buscar-ne una que sigui senzilla.
Hi ha un gran nombre de plantilles per a butlletins electrònics que podem descarregar de forma gratuïta a la xarxa. Com a exemple podeu buscar en aquest llistat d'enllaços:
Tot i que estan tots en anglès, son força intuïtius. Quant hagem escollit una plantilla, la desem al nostre ordinador. Tindrem aleshores un fitxer (habitualment anomenat index, però pot tenir altres noms) i un conjunt d'imatges en una carpeta que l'acompanyen.
Ara arriba el moment d'editar-la. Farem servir l'OpenOffice.org, que inclou un editor de pàgines web molt intuïtiu. Al obrir el programa, cerquem el document i obrim per editar-lo, veurem com l'editor no és molt diferent que el processador de textos normal. Des d'aquí podrem canviar el logotip, el text i els colors; és recomanable que quan tingueu una plantilla de butlletí que s'adeqüi a la imatge de la vostra entitat, la deseu amb un nom diferent.
És l'hora d'enviar-lo!
A partir d'aquí, els passos que seguirem són els que repetirem cada cop que vulguem enviar el butlletí. Quan tinguem els continguts dintre del butlletí, obrim el menú Fitxer, despleguem la opció Envia i seleccionem Document com a correu electrònic. Fent aquests passos, l'OpenOffice.org “crida” al Thunderbird per que envii aquest butlletí. Se'ns obrirà una finestra per enviar un correu electrònic, però aquest ja inclourà tot el que hem editat.
Ara ens hem de fixar en el cap on posem les adreces de correu electrònic. Enlloc d'escriure-les una a una, hem d'escriure el nom de la llista de contactes que hem creat. I hem de canviar la manera d'enviar-ho, enlloc de posar A: ho hem de canviar a Coo:. D'aquesta manera enviarem el correu amb les adreces electròniques “ocultes”, i els subscriptors del butlletí no podran veure els correus electrònics dels altres subscrits.
Només falta posar títol al nostre butlletí i a enviar-lo!
És recomanable desar cada butlletí amb un nom diferent (fent servir la data, per exemple) de manera que tinguem guardats tots els butlletins que hem enviat. Així sempre podem repassar els continguts que hem anat enviant!
Aquest últim pas no m'ha funcionat!
Si l'OpenOffice.org no “crida” automàticament el gestor de correu és per que hi ha un problema de configuració. Hi ha una manera alternativa de fer l'enviament, potser una mica més feixuga, però gens complicada.
Quan tenim el butlletí preparat amb l'OpenOffice.org, anem al menú Visualitza i seleccionem la Font HTML. Veurem ara el codi font del nostre butlletí (no us espanteu! És així com es fan els webs!). L'hem de seleccionar tot i copiar-lo, ho podem fer des del menú Edita.
Un cop tinguem copiat el codi html, hem d'anar al gestor de correu. Cliquem a Redacta i se'ns obre la finestra del redactor. Haurem de clicar al menú Insereix i seleccionar la opció HTML, i se'ns obrirà una petita finestreta on enganxar el codi font que abans havíem copiat.
Aquesta manera, més manual, també ens permet fer l'enviament a través de webmail.
Si has tingut problemes alhora de fer el butlletí per a la teva entitat, posa't en contacte amb el Servei d'Assessorament Informàtic de Xarxanet.org!
