La meva entitat necessita un Reglament de Règim Intern?

Una de les qüestions que la llei permet i que es pot regular al reglament de règim intern és l’establiment de diferents categories de socis i sòcies dins l’entitat, així com recollir els seus drets i deures respecte a l’associació.

La Llei 4/2008 del Llibre III del Codi Civil de Catalunya, relatiu a les persones jurídiques, regula en el seu articles 323, les qüestions bàsiques respecte a l’adquisició de la condició d’associat, així com la possibilitat de participació que poden tenir dins l’entitat i els seus drets i deures, però no regula ni possibles categories de socis i sòcies ni la els diferents drets que poden tenir.

Les entitats que tenen diferents categories de persones sòcies, habitualment, en fan esment als seus respectius estatuts, on també poden recollir si disposen de dret de veu i vot a l’assemblea, però molt sovint, en fan una regulació més amplia al reglament de règim intern.

El motiu és que el reglament de règim intern és un document on es recullen les especificitats del funcionament de l’entitat i que el seu procés de modificació és més senzill, ja que no cal inscriure aquestes modificacions en  cap Registre.

Normalment, al reglament es detalla les categories de socis, la forma d’accedir a aquesta condició (ex: socis fundadors, honorífics..), els drets i deures que els assisteixen respecte a l’entitat, tant el dret de veu i vot a l’assemblea general, com el desenvolupament de qualsevol altre que sigui propi de la categoria a la que corresponen.

En cas que s’estableixin diferents quotes en funció de la categoria de soci a la que es pertany, també es podria regular en aquest apartat.

A les associacions poden existir diferents grups de treball en els diferents àmbits d’actuació de l’entitat. Aquests grups de treball normalment s’organitzen en comissions i reporten la seva activitat a l’òrgan de govern de l’associació.

L’existència d’aquestes comissions es recull als estatuts però habitualment el seu desenvolupament normatiu en quan a accés a les mateixes, funcionament i relació amb l’òrgan de govern s’estableix al reglament de règim intern.

Les principals qüestions a regular és qui pot formar part d’aquestes comissions, la forma de presentar el projecte que es vol dur a terme a la junta directiva, així com el funcionament de les mateixes i el sistema d’informació contínua a l’òrgan de govern.

En aquest últim punt és important establir si s’han de presentar informes i amb quina regularitat, si s’estableixen reunions conjuntes amb la junta directiva per tal de fer seguiment dels assumptes que s’estan tractant.. etc.

Aquestes comissions són importants per el bon funcionament intern de l’entitat, ja que donen l’oportunitat de que les persones sòcies es puguin implicar molt més en aquells àmbits que els interessa especialment de l’entitat i fa que el sentiment de pertinença i de contribuir a la pressa de decisions respecte al futur de l’entitat s’enforteixi.

L’article 322 de la Llei 4/2008 tracta sobre l’elecció i nomenament dels membres que conformen l’òrgan de govern de l’entitat. Aquest article regula els drets mínims que ha de preveure el procediment d’elecció.

Aquest contingut mínim conté el dret que tenen totes les candidatures a ser conegudes per la totalitat dels associats abans de la data d’elecció i la necessitat de que siguin escollits en assemblea general. També es contempla que en cas d’haver-hi una vacant, aquesta pot ser coberta eventualment per una persona substituta que ocupi el càrrec fins a la propera reunió d’assemblea general on hauria de ser ratificada en el càrrec o s’hauria d’escollir una altra.

La llei no preveu res més en quan al procediment electoral i es remet al que estigui regulat als estatuts de l’entitat o al reglament de règim intern corresponent.

Moltes vegades, les entitats desenvolupen aquesta qüestió en el seu reglament on preveuen el procediment a seguir per a dur a terme l’elecció dels membres de junta i com procedir en cas que no hi hagi ningú per a fer un possible relleu.

Aquesta última situació, és important tenir-la en compte, ja que, sovint, les entitats es troben en una circumstància en la que no disposen de candidats per al relleu de l’òrgan de govern i això crea una situació d’incertesa i no se sap com actuar.

Per aquest motiu, és important tenir establert un procediment electoral on es fixin uns terminis per poder enviar candidatures i tornar a convocar assemblea per procedir a les votacions. També es molt útil regular qui conformarà la comissió gestora que es farà càrrec de l’entitat fins que no hi torni a haver una junta ratificada per assemblea general.

Un altre tema del funcionament intern de l’entitat que també es pot regular al Reglament de règim intern és l’existència de delegacions territorials. Es pot regular quines són les condicions per establir una delegació, funcionament de les mateixes i la relació que s’estableix amb la entitat mare.

La normativa, en el seu article 311.9, regula els requisits necessaris, a nivell formal, per crear una delegació. La llei 4/2008 expressa la documentació necessària per donar d’alta una delegació al Registre de Dret i Entitats jurídiques, que és la següent:

• Documentació que acrediti que l’associació ha estat vàlidament constituïda, d’acord amb la llei i els seus estatuts.
•  Document acreditatiu de la composició i vigència de l’òrgan de govern.
• Certifica signat per les persones que exerceixen la representació de l’associació en el qual consti l’acord adoptat d’establir una delegació. En aquest document ha de constar els representants de la delegació i el domicili d’aquesta.

Així doncs, la llei només estableix els continguts mínims a nivell formal per procedir a la inscripció de la delegació però no regula ni el funcionament ni la relació que s’ha d’establir entre la seu de l’entitat i la seva delegació, ja que es tracta d’una qüestió interna d’entitat i que cada associació pot regular lliurament en funció de les seves necessitats.

Una de les qüestions que les entitats mai volen pensar és l’establiment d’un règim disciplinari, malgrat que és molt útil.

La llei 4/2008 del Llibre III del Codi Civil de Catalunya, relatiu a les persones jurídiques, al seu article 323.7, recull la possibilitat que té l’entitat per adoptar mesures disciplinàries contra els associats per l’incompliment de llurs deures socials i estableix un procediment mínim per dur a terme aquesta sanció disciplinària però aquest ha de ser desenvolupat als estatuts o al reglament de règim intern en funció del que estableixi cada entitat.

La llei només estableix la necessitat de que les sancions s’imposin d’acord amb el procediment que defineixi els estatuts i que sigui l’òrgan competent qui les imposi. També preveu la obligatorietat d’informar a la persona de les causes per les que s’ha imposat aquesta sanció i diu que se li ha de donar dret d’audiència.

A banda d’aquest mínim recull, la llei deixa llibertat a les entitats per establir la tipificació de les infraccions així com les sancions que corresponen a cada infracció. Al reglament també es poden regular els terminis del procediment, així com el nomenament de qui conformarà l’òrgan instructor que segueixi tot el procés.

També es dona la possibilitat de que la persona afectada, si no està d’acord amb la resolució pressa per l’òrgan competent, pugui demanar la seva ratificació a l’assemblea.

El règim disciplinari també es podria regular als estatuts, però la majoria d’entitats opten per desenvolupar-lo en el reglament de règim intern.

Si l’entitat decideix disposar de reglament de règim intern, ha de tenir en compte el seu procés d’elaboració.

Habitualment és la Junta Directiva qui entoma la seva elaboració. L’òrgan de govern pot designar un grup de treball que s’encarregui de redactar un primer esborrany com a proposta.

Una vegada finalitzada aquesta primera redacció, es presenta a totes les persones que formen part de la Junta Directiva a fi de poder socialitzar el text i fer les modificacions i incorporacions que es considerin adients.

Si es considera oportú, també es pot compartir amb algunes persones implicades a l’entitat (normalment socis actius) amb l’objectiu de recollir les seves propostes.

Una vegada es disposa de les diferents aportacions, es defineix el contingut final i es redacta el text que recull tot el treballat fins el moment.

Aquesta redacció s’hauria d’enviar a totes les persones sòcies perquè puguin opinar al respecte i es recullen les seves propostes.

A continuació s’ha de convocar assemblea general per la seva aprovació. Una vegada aprovat, el reglament ha d’estar a disposició de totes les persones de l’entitat per a la seva consulta.

El reglament és un document intern de l’entitat, no necessita publicitat formal, no s’ha d’inscriure en cap registre.

Una vegada aprovat, totes les persones de l’entitat han de conèixer o tenir la possibilitat de consultar aquest reglament però no cal inscriure’l en cap Registre. Si es vol modificar, es pot fer sempre que es consideri convenient o les circumstàncies ho requereixin. Només caldrà l’aprovació de l’assemblea general de socis i sòcies.

Un dels avantatges de disposar d’un reglament de règim intern és que ens estalvia conflictes, ja que si tenim perfectament desenvolupat el funcionament de l’entitat respecte a diferents aspectes, quan succeeix la situació concreta només hi ha que acudir al que ja està regulat, estalviant-nos les discussions internes fruït de l’existència de diferents punts de vista i que són molt difícils de valorar i debatre en moments de crisi.